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O gerenciamento adequado do cronograma ajuda a entregar um projeto no prazo. O processo começa antes mesmo de o cronograma ser feito e continua ao longo do projeto. Um plano ideal inclui definir expectativas, incluindo como desenvolver, gerenciar, executar e controlar o cronograma do projeto.

Embora não seja uma parte essencial de todo projeto, qualquer projeto complexo deve ter um plano de gerenciamento de cronograma para mantê-lo no caminho certo. Quer você o use ou não, é um ponto importante a se conhecer em sua prática de gerenciamento de projetos.

Elementos-chave de um plano de gerenciamento do cronograma do projeto

Mais tarde, iremos fazer um plano de gerenciamento de cronograma; mas primeiro, vamos dar uma olhada nos principais componentes que constituem um bom. Uma coisa importante a notar é que o cronograma normalmente é compartilhado entre toda a equipe do projeto, o que é importante para a transparência e propriedade.

Funções e responsabilidades

A primeira coisa a fazer é mapear quem fará o quê. Você precisa designar alguém para ser o proprietário do cronograma, que geralmente é o gerente de projeto. Em seguida, decida quem tem autoridade para atualizar a programação em seu software de programação. Provavelmente também será o gerente de projeto; entretanto, projetos maiores podem ter um administrador de projeto que cuida dessa tarefa. Em alguns casos, a própria equipe atualizará a programação enquanto registra seu status de trabalho em uma tarefa. No entanto, geralmente é o gerente do projeto quem terá a supervisão e a aprovação final.

Atualizando a programação

Parte do plano é decidir com que frequência você atualizará a programação. Às vezes, é uma atividade da manhã de segunda-feira para começar a semana. Outras vezes, você atualiza a programação em outro dia – ou não semanalmente, mas quinzenalmente. Semanalmente é a norma e recomendada, mas a frequência com que você atualiza sua programação é determinada pelo projeto, partes interessadas, organização, etc.

Comentários

O feedback é um processo importante em qualquer plano de gerenciamento do cronograma. Os cronogramas são flexíveis e os relatórios de status que você recebe da equipe na linha de frente do projeto são cruciais para ajustar o cronograma para atender às necessidades de mudança do projeto. Para garantir que esse canal permaneça aberto e que nada seja perdido, você precisa determinar como o feedback será entregue, seja por meio de relatórios de status, reuniões de equipe ou outras comunicações.

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Mudanças de cronograma

Conforme os cronogramas mudam, eles precisam ser revisados ​​e as mudanças aprovadas. Alguém (novamente, geralmente o gerente de projeto) deve ser nomeado como aprovador para quaisquer mudanças nos prazos. Se, no entanto, a mudança estiver além da folga aceita em um cronograma, provavelmente terá que ser aprovada pela alta administração e / ou pelas partes interessadas no projeto.

Ferramentas de agendamento

Liste as ferramentas que você usará para construir e gerenciar sua programação. Além disso, observe quem usará essas ferramentas e em que medida. Escolha as funções do usuário, como somente leitura, edição e atualização, etc.

Comunicando

Os relatórios permitem comunicar o progresso às partes interessadas, obter dados para tomar melhores decisões e manter seu projeto no caminho certo. Esta parte do plano de gerenciamento do cronograma delineará os tipos de relatórios de que você precisa, quem os gerará ao longo do projeto, sua frequência e quem os receberá.

Integração de cronograma

Este último componente é mais para quem está gerenciando um cronograma que faz parte de um cronograma maior, ou o cronograma de um projeto em um programa ou portfólio de projetos. Se for esse o caso, você precisa acompanhar as outras programações e certificar-se de que a sua esteja alinhada com a linha do tempo e a estratégia geral das outras.

Como fazer um plano de gerenciamento de cronograma

O plano de gerenciamento do cronograma, que faz parte do plano de gerenciamento do projeto maior, é um meio de garantir que você atenda às demandas de seu projeto e conclua as entregas dentro do prazo. Ele define os processos que permitirão que você cumpra suas datas de vencimento.

Um plano de gerenciamento do cronograma é basicamente composto de quatro seções, desenvolvimento do cronograma, controle do cronograma, mudanças no cronograma e o cronograma do projeto. Vamos nos aprofundar em cada um desses tópicos.

Desenvolvimento de cronograma

Depois que uma pessoa da equipe do projeto recebe essa tarefa, ela obtém informações de toda a equipe e redige procedimentos para ajudar a estimar melhor a duração de cada tarefa, os custos associados ao orçamento e os recursos necessários para concluir a tarefa.

Isso inclui uma auditoria completa de tudo o que é necessário para o cronograma do projeto (incluindo software de gerenciamento de projeto), quem é responsável por desenvolver e gerenciar o cronograma, quem tem autoridade para fazer alterações e assim por diante.

Controle de cronograma

Agora você deseja descobrir como medir e controlar sua programação. Isso significa ter uma maneira de comparar sua programação planejada e custos com sua programação e custo reais. Agora você deve determinar como irá medir a programação, como porcentagem concluída ou horas, custo, etc.

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Alguém da equipe terá a responsabilidade de medir o progresso. Às vezes é o gerente de projeto, mas nem sempre é a pessoa certa para o trabalho. No entanto, a equipe geralmente está muito ocupada para assumir essa função também. Você tem que tomar essa decisão com base em seu projeto e equipe e, em seguida, na regularidade com que essas medições serão feitas.

Mudanças de cronograma

Como mencionamos, as mudanças acontecerão em um projeto, portanto, você precisa de alguém que aprove essas mudanças. Isso inclui o tempo e os custos adicionais que podem estar associados à mudança. Essa pessoa geralmente é o patrocinador do projeto, alguém que não está envolvido nas atividades do dia-a-dia.

Algumas coisas a ter em mente quando ocorrerem mudanças são: este é um motivo para alterar a programação? Existe papelada envolvida? Qual é o prazo para implementar a mudança de forma realista? E, claro, quem está autorizado a aprovar a mudança?

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O Cronograma do Projeto

Freqüentemente, o cronograma faz parte do plano do projeto e é incluído como um dos documentos ou um apêndice. Mas quando o projeto é maior e mais complexo, e o cronograma é mais longo e complicado, ele geralmente é incorporado à ferramenta de software de gerenciamento de projetos.

Lista de verificação de gerenciamento de cronograma

Para garantir que sua programação inclua tudo o que deveria e para evitar aumento do escopo e outros impactos negativos, certifique-se de ter respostas para as seguintes perguntas.

Como você desenvolverá o cronograma?

Conheça o software que o ajudará a criar e gerenciar sua programação, como um gráfico de Gantt, que coleta e organiza tarefas em uma linha do tempo. Além disso, saiba quais técnicas você usará para estimar melhor o tempo que seu projeto levará.

Quem está no loop?

Identifique as partes interessadas que precisam se manter atualizadas sobre o progresso. Em seguida, descubra com que frequência e por quais meios eles desejam receber atualizações.

Como e quando o desempenho será medido?

Existem muitas maneiras de monitorar e rastrear o progresso e o desempenho do seu projeto. Desde painéis que fornecem uma visão de alto nível até relatórios que se aprofundam nos dados. Certifique-se de ter essas ferramentas em vigor antes de executar sua programação.

Como você vai se manter no caminho certo?

Conforme observado, as coisas mudam. Você se encontrará atrasado em algum ponto. Não é o fim do mundo, mas requer uma resposta pronta para voltar ao cronograma. Algumas técnicas comumente utilizadas são travar ou adicionar mais recursos, fast tracking, o que significa executar várias tarefas ao mesmo tempo, alterar o escopo ou revisar o cronograma.

Como os recursos serão gerenciados?

Conheça os recursos de que você precisará para concluir cada tarefa e como eles se encaixam em sua programação. Você não quer precisar de algum material para uma tarefa e não tê-lo em mãos quando sua equipe estiver pronta para executá-la.

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Como ProjectManager.com ajuda planos de gerenciamento de cronograma

Gerenciar sua programação é como um projeto menor embutido em outro maior. Independentemente do tamanho do projeto, existem prazos a cumprir, recursos a gerir e equipas a atribuir. Você precisa manter todos trabalhando de acordo com sua capacidade e monitorar seu progresso e carga de trabalho. É muito o que fazer, e é aí que entra o ProjectManager.com. Nosso software premiado mantém você organizado e produtivo.

Para construir sua programação e, em seguida, a gestão requer uma ferramenta robusta. Nosso gráfico de Gantt online coleta todas as tarefas do seu projeto, adiciona datas de início e término, que as preenche ao longo do cronograma do projeto. Em seguida, você pode marcá-los por prioridade, para que sua equipe saiba o que é mais importante concluir e quando. Para rastrear facilmente o progresso, todo o cronograma pode ser dividido em fases distintas com nosso recurso de marco.

gráfico de gantt com marcos

Os custos de mão de obra e recursos também podem ser cobrados no Gantt. Depois de ter seu cronograma concluído, você pode filtrar para ver o caminho crítico e até mesmo definir uma linha de base, que permite medir a variação do projeto quando o projeto está sendo executado. Você sempre saberá se está no caminho certo ou se precisa fazer ajustes para voltar ao cronograma. Se precisar alterar algo em sua programação, basta arrastar e soltar a tarefa para a nova data. Tudo é atualizado automaticamente.

As equipes têm a opção de organizar seu próprio trabalho com uma de nossas múltiplas visualizações de projeto, como uma lista de tarefas ou calendário dinâmico. A visualização do quadro kanban visualiza o fluxo de trabalho, para que os gerentes possam ver quem está trabalhando em quê e não atrapalhar. Também há recursos de gerenciamento de recursos que garantem que as equipes tenham o que precisam sem sobrecarregá-las. Nossa página de carga de trabalho mantém as tarefas de sua equipe equilibradas para maior produtividade.

página de carga de trabalho para rastrear recursos do projeto

Por fim, comunicar o desempenho do projeto às partes interessadas os mantém felizes e permite que você mantenha sua programação. Nossos relatórios de um clique podem ser gerados e filtrados para mostrar apenas os dados que você e suas partes interessadas desejam ver. Também é simples de compartilhar, como PDF ou mesmo impresso durante uma apresentação para os interessados. ProjectManager.com controla sua programação e oferece a transparência de que você precisa para se manter atualizado.

ProjectManager.com é uma ferramenta premiada baseada na nuvem que cria e gerencia cronogramas de projetos, executa planos, monitora o progresso e relata o desempenho. É a sua parada única para todas as suas necessidades de gerenciamento de projetos. Veja por que ajudamos dezenas de milhares de equipes a gerenciar centenas de milhares de projetos e fazer este teste de 30 dias hoje.

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