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Reuniões – pode haver muitas. Às vezes, são realizadas reuniões para discutir quando: pode parecer absurdo. No entanto, as reuniões não são artefatos inúteis do passado comercial. Eles são um importante meio de comunicação. É por isso que uma reunião de planejamento em gerenciamento de projetos é fundamental para iniciar um projeto bem-sucedido.

Como em qualquer reunião, existem diretrizes que devem ser seguidas. Deve haver uma agenda, e apenas as pessoas que precisam estar presentes devem estar presentes. Se não, bem, é por isso que as reuniões têm um péssimo nome. Quanto mais preparado você estiver, mais produtiva será a reunião e mais eficiente será o planejamento do seu projeto.

É por isso que dividimos uma boa reunião de planejamento nos itens principais que você deve incluir para torná-la completa e benéfica. Inclusive incluímos uma lista de verificação que você pode usar para garantir que não negligenciou nada em sua reunião.

Qual é o objetivo de uma reunião de planejamento?

O motivo óbvio para ter uma reunião de planejamento é criar um plano e obter adesão da equipe. É o primeiro passo no desenvolvimento de um plano e exige que certas perguntas sejam respondidas, como, por exemplo, como atingimos esse objetivo? O que já sabemos sobre isso? Quem será responsável por quê?

Quando a reunião de planejamento estiver concluída, deve haver alguns resultados, como um esboço do plano que foi rapidamente esboçado após responder às perguntas acima. Também deve haver alguma clareza sobre quem fará o quê no projeto.

Não importa se você pode começar a identificar dependências, de quais recursos precisará e quais ainda não possui. Além disso, você terá perguntas que precisam ser respondidas ou exigem mais investigações e pesquisas.

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Também deve ser estabelecido um entendimento geral do escopo do plano. Todos os presentes devem ter uma boa idéia do plano. Obtenha feedback para garantir que esses parâmetros estejam claros na reunião de planejamento e, se não estiverem, incentive as perguntas do grupo até que estejam. Isso inclui como os indivíduos se coordenam com os outros da equipe.

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Um infográfico intitulado

Elementos-chave de uma reunião de planejamento

Uma reunião de planejamento é tão boa quanto suas partes. Essas partes são o que você deve preparar antes mesmo de convocar a reunião. Você quer ter todos os seus patos seguidos, por assim dizer, para que a reunião termine sem problemas e as responsabilidades do plano e da equipe sejam bem delineadas. Portanto, você deve garantir que abordou cada um dos itens abaixo.

Visão, Metas e Objetivos

Antes de poder ter um plano, você deve ter um objetivo. Em outras palavras, quais são as metas e objetivos que você deseja alcançar. Para descobrir isso, você deve fazer perguntas simples, mas importantes, como o que você está tentando fazer e que problemas você está tentando resolver?

Responder a essas perguntas definirá a visão, que é uma estrela importante a seguir ao implementar o plano. Isso também dará às partes interessadas e aos membros da equipe uma rampa para integrar o projeto. Isso leva à criação de um caso de negócios, ao alinhamento do projeto aos objetivos gerais de negócios da organização e à identificação dos benefícios do projeto.

Fatores críticos de sucesso

Depois de ter uma visão, metas e objetivos, você precisará qualificá-la, metas e objetivos. O que isso significa?

De acordo com D. Ronald Daniel, que desenvolveu o conceito pela primeira vez, é “o número limitado de áreas em que os resultados, se forem satisfatórios, garantirão um desempenho competitivo bem-sucedido para a organização. São as poucas áreas-chave em que as coisas precisam dar certo para o negócio florescer. Se os resultados nessas áreas não forem adequados, os esforços da organização para o período serão inferiores ao desejado. “

Em outras palavras, quais são as coisas que você não pode deixar de fazer. Esses componentes básicos do seu plano devem ser definidos e claros para todos. Isso inclui a entrega do projeto, um orçamento e cronograma acordados, etc.

A existência de fatores críticos de sucesso significa que você pode priorizar não apenas o processo de planejamento, mas também a execução do projeto. Você saberá quem são os líderes, onde colocar seus recursos e como ajustar seu plano para garantir que esses fatores críticos de sucesso sejam sempre salvaguardados.

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Indicadores Chave de Performance

Um indicador chave de desempenho ou KPI é algo que tem um valor mensurável. Ele mostra a eficácia de um projeto para atingir seus principais objetivos de negócios. É uma maneira de avaliar o sucesso, mas para fazer isso, você deve primeiro determinar quais são os KPIs para o projeto.

Portanto, a reunião de planejamento deve abordar os KPIs do projeto e, mais especificamente, o que todos na equipe do projeto são responsáveis ​​por fazer para alcançar esses KPIs. Sem definir um objetivo a ser atingido e explicar isso para a equipe, bem como sua parte no alcance desse objetivo, é menos provável que o projeto seja bem-sucedido. É por isso que é uma parte essencial da reunião de planejamento.

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Assuntos chave

Depois, há os principais problemas: as coisas mais urgentes que devem ser tratadas imediatamente. Antes de avançar com o projeto ou mesmo o planejamento, é provável que haja obstáculos a serem eliminados. Este é o momento em que eles são identificados e é tomada uma decisão em relação à resolução e quem liderará essa acusação.

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Atingir esses pontos fornecerá um esboço básico para uma reunião de planejamento de um dia. Obviamente, você pode e pode precisar de mais tempo dedicado ao planejamento, mas isso dependerá mais do tamanho da sua equipe do que do projeto. Independentemente de quão grande ou pequena seja sua equipe, para tornar a reunião de planejamento mais produtiva, convém incluí-las antes da reunião e obter suas idéias e comentários.

ProjectManager.com transforma uma reunião de planejamento em um plano

Você já conheceu, definiu o projeto e agora vem a elaboração de um plano real para incorporar tudo o que falou. É aí que o ProjectManager.com pode ajudar. O ProjectManager.com é um software de planejamento de projetos on-line que pode ajudá-lo a planejar, agendar e gerenciar projetos do início ao fim.

Importações fáceis

Você tem uma visão, metas e objetivos, mas como você os divide em etapas que levarão à entrega final do projeto? Bem, para começar, use uma estrutura de detalhamento do trabalho, que o ajudará a trabalhar desde o final do projeto até todas as tarefas necessárias para chegar lá. Isso basicamente cria uma lista de tarefas que pode ser carregada no ProjectManager.com e será aberta como um novo projeto.

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Definir dependências, prazos e marcos

Nem todas as tarefas podem ser concluídas de uma só vez; algumas não podem ser iniciadas até que outras sejam concluídas; portanto, você precisa organizá-las. O ProjectManager.com simplifica esse processo. Adicione durações de tarefas e preencha uma linha do tempo na sua ferramenta de gráfico de Gantt.

Agora você pode vincular tarefas dependentes, definir marcos para dividir o projeto em fases e até começar a atribuir membros da equipe a partir do Gantt.

A visualização Gráfico de Gantt no ProjectManager.com, mostrando os planos do projeto
Transforme planos de projetos em agendas acionáveis ​​com os gráficos Gantt on-line do ProjectManager.com.

Ferramentas de gerenciamento de tarefas para gerenciar o trabalho

Depois que um membro da equipe é convidado para o ProjectManager.com, ele pode receber tarefas. As tarefas podem ter instruções do gerente, listas de tarefas e incluir anexos ilimitados de arquivos e imagens. Mas isso é apenas o começo.

Diferentes pessoas que trabalham no projeto trabalham de maneiras diferentes, e é por isso que o ProjectManager.com possui várias visualizações do projeto. Os membros da equipe podem preferir uma lista de tarefas ou até uma exibição de calendário.

Porém, quando eles começam a executar tarefas, pode ser difícil se concentrar nas prioridades e controlar o fluxo de trabalho. A visão kanban mantém os membros da equipe trabalhando apenas nos trabalhos que eles têm os recursos e a capacidade de realizar. Os gerentes também obtêm transparência no ciclo de produção.

Visualização do quadro Kanban no ProjectManager.com para organizar o trabalho do projeto
Organize o trabalho com colunas e cartões visuais para manter toda a produtividade.

Obviamente, os membros da equipe são mais produtivos quando trabalham juntos, e é por isso que o ProjectManager.com promove a colaboração. As tarefas podem ser comentadas e outros membros da equipe que não estão atribuídos a essa tarefa podem ser marcados e trazidos para a conversa.

Acompanhe e relate o plano

Os gerentes desejam acompanhar o progresso da equipe e podem fazer isso em alto nível com um painel em tempo real ou aprofundar os dados com relatórios de um clique. O ProjectManager.com é a ferramenta perfeita para transformar planos em realidade e deve estar na agenda de todas as reuniões de planejamento.

O ProjectManager.com é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que ajuda no planejamento e na execução do seu projeto. Várias visões de projeto o tornam uma ferramenta flexível para todos da equipe, de gerentes a equipes e partes interessadas, que amam os relatórios claros e fáceis. Experimente o ProjectManager.com na próxima vez que planejar um projeto com esta avaliação gratuita de 30 dias.

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