Como executar uma avaliação de necessidades
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Do que seu projeto precisa? Não é uma pergunta simples. É um trampolim que lança o planejamento de qualquer projeto bem-sucedido. Você pode ter todos os seus recursos alinhados e prontos para usar, mas o plano é a regra pela qual todo o resto é medido e ordenado. Mas um plano não tem valor se não for direcionado às necessidades da organização.

Como alguém pode saber quais são as necessidades de uma organização? Esta também não é uma pergunta simples. Deve ser respondido completamente. Sendo esse o gerenciamento de projetos, você pode apostar que existe um processo para isso. Isso é chamado de avaliação de necessidades.

O que é uma avaliação de necessidades?

Como observado acima, uma avaliação de necessidades é um processo para descobrir as necessidades de uma organização ou projeto. É basicamente um processo de três etapas com as seguintes fases:

  1. Iniciação
  2. Coleta e análise de dados
  3. Produção final

No gerenciamento de projetos, a avaliação de necessidades pode abordar a organização e se o projeto está alinhado com suas necessidades. Também pode ser usado como um processo sistêmico em um projeto que procura descobrir a que distância as condições atuais do projeto estão em comparação com a condição necessária para a conclusão bem-sucedida.

A análise de lacunas determina como fechar a lacuna entre o local atual da organização e o local necessário posteriormente.

Por que uma avaliação de necessidades é importante?

Como dissemos anteriormente, pode ser difícil discernir as necessidades de um projeto, especialmente quando você está no meio de um. Com um processo sistêmico que analisa cuidadosamente o projeto, peça por peça, é mais provável que quaisquer problemas que não estão sendo atendidos sejam evidentes. Em seguida, o espaço entre a necessidade e a condição atual pode ser fechado.

Uma avaliação das necessidades pode descobrir uma variedade de lacunas; pode abordar uma lacuna no conhecimento, práticas, habilidades ou ferramentas. A avaliação das necessidades ajuda a mostrar o que está e o que não está funcionando no projeto. Então, o que não está funcionando pode ser corrigido. Isso ajuda uma organização, ou um projeto, na medida em que a torna mais eficiente.

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A avaliação de necessidades é uma ferramenta poderosa, porque não apenas avalia as necessidades de um nível do projeto ou organização, mas todos os níveis. Você obtém uma abordagem holística que considera as necessidades de alto nível a granular. Isso ajuda a informar seu plano e fornecer ações específicas a serem tomadas para fazer melhorias.

Como planejar e executar uma avaliação de necessidades

Para uma avaliação completa das necessidades que possa identificar lacunas e melhor atender às necessidades de seus projetos, identificamos sete etapas. Essas etapas são relevantes em quase qualquer disciplina ou técnica que você preferir.

1. Identifique o patrocinador do projeto

O patrocinador do projeto não é simplesmente uma parte interessada, mas um patrocinador executivo, líder sênior da organização. Essa pessoa ajudará a orientar a avaliação das necessidades e a manter alinhada com os objetivos da organização maior.

O patrocinador também pode obter apoio para a avaliação de necessidades. Eles estão em uma posição suficientemente alta dentro da organização para alinhar os líderes de departamento ao processo, o que pode eliminar obstáculos que podem impedir o progresso. O patrocinador recebe o apoio de todos os envolvidos, oferecendo orientação e, principalmente, financiamento para o projeto. Eles garantem que todos tenham interesse no sucesso do processo.

2. Crie um modelo de ROI

Ao definir o retorno do investimento (ROI) e como o projeto beneficiará a organização, uma avaliação das necessidades justifica o comprometimento financeiro.

Também, em um sentido mais amplo, mostrará que o projeto em si é valioso. O projeto vale o esforço, o tempo e os custos necessários, pois trará um retorno significativo de seu investimento. Parte deste modelo de ROI deve, portanto, incluir um cronograma de custos, investimento de capital e quais são os requisitos de pessoal para o projeto.

3. Identifique os fluxos de trabalho necessários

É quando todos os departamentos são analisados, incluindo os fluxos de trabalho e os membros da equipe. Deve haver transparência para que esta etapa funcione.

Existem fluxos de trabalho que também estão fora da organização, como quando os projetos trabalham com fornecedores, contratados e outras organizações. Portanto, todos os silos no projeto devem ser removidos para que esta etapa funcione.

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4. Entreviste líderes de fluxo de trabalho

Depois de identificar os fluxos de trabalho relacionados ao projeto, é hora de falar com os líderes de cada um desses fluxos de trabalho para entender seu processo. Você deseja descobrir os pontos problemáticos que estão enfrentando. Além disso, veja como essa avaliação de necessidades afetará seu trabalho. Esses últimos dados ajudarão quando você resolver quaisquer lacunas nas necessidades.

Ao abrir os canais de comunicação entre todos os fluxos de trabalho que fazem parte do projeto maior, você promove melhores comunicações durante toda a execução do projeto. Isso ajuda os gerentes, mas também as equipes que trabalham no projeto.

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5. Encontre-se com equipes

Você se encontrou com os líderes do fluxo de trabalho, agora é hora de marcar reuniões com as equipes deles. Você quer falar com todos os membros da equipe, independentemente da organização em que trabalham. As equipes são suas tropas na linha de frente e têm experiência e perspectiva que geralmente não se refletem na administração.

As equipes podem fornecer uma visão geral do projeto, que é onde os problemas aparecem pela primeira vez. Eles podem fornecer informações essenciais para resolver esses problemas.

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Seu trabalho é esclarecer as metas e objetivos do projeto. Deixe tempo para os membros da equipe fazerem perguntas e participem de uma conversa. Permita que os membros da equipe sejam honestos e ouçam suas queixas em um espaço seguro, sem julgamento ou penalidade. Eles mostrarão as áreas do projeto que devem ser corrigidas. Construa sua confiança e as resoluções são mais eficazes.

6. Gere uma equipe e agende

Com todos os dados que você compilou, chegou a hora de reunir uma equipe para responder às questões levantadas e agendar as informações de uma maneira que aloque todas as diferentes partes e forneça responsabilidade com base nas necessidades do projeto.

Esse cronograma é compartilhado, armazenado digitalmente para que todos possam acessá-lo, bem como publicado fisicamente em locais públicos que as equipes se reúnem. As melhorias devem ser efetivamente comunicadas em todos os departamentos e equipes.

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7. Relatório Pré-Executivo

Esta última etapa é quando os dados e o cronograma obtêm a aprovação do executivo. Sem aprovação no nível executivo, as lacunas expostas durante uma avaliação de necessidades não serão preenchidas. Depois que todos concordarem com o caminho a seguir, e somente então, ele poderá ser implementado.

Como o ProjectManager.com ajuda na avaliação de necessidades

Depois que você tiver um plano para responder às lacunas descobertas na avaliação de necessidades, esse plano poderá ser configurado no ProjectManager.com. Mapeie suas tarefas e programe o trabalho em nosso gráfico de Gantt on-line. Aqui, as tarefas são representadas pelos pontos inicial e final de uma linha do tempo do projeto, uma barra entre eles indicando a duração da tarefa. As tarefas dependentes podem ser vinculadas e os membros da equipe atribuídos.

Captura de tela do gráfico de Gantt ProjectManager.com
Os gráficos de Gantt estão online e são atualizados em tempo real.

Para gerenciar o fluxo de trabalho de sua equipe, nosso software possui várias visualizações de projetos, para que todos possam trabalhar da maneira que desejam. A colaboração ocorre no nível da tarefa, onde os membros da equipe podem comentar e anexar arquivos relevantes. Os gerentes podem acompanhar seu progresso à medida que isso acontece. Nosso software é baseado em nuvem, o que significa que, no momento em que um membro da equipe atualiza seu status, ele aparece no software.

captura de tela de gerenciamento de tarefas
Recursos avançados de gerenciamento de tarefas aumentam a produtividade de todos.

Nosso painel coleta seis métricas do projeto, da variação ao progresso da tarefa. Você pode acompanhar o status do projeto com mais precisão do que qualquer aplicativo de desktop pode fornecer. Os relatórios com um clique fornecem dados ainda mais detalhados para rastreamento ou informações mais gerais ao serem apresentados às partes interessadas. O ProjectManager.com é a ferramenta para avaliar as necessidades de seus projetos e, em seguida, fechar as lacunas encontradas.

O ProjectManager.com é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que ajuda os gerentes a planejar, rastrear e gerar relatórios sobre o projeto. Ele fornece às equipes as ferramentas necessárias para trabalhar em conjunto, de forma mais produtiva, com ferramentas de comunicação colaborativa. Saiba como podemos ajudar na sua próxima avaliação de necessidades e análise de lacunas e no projeto geral, fazendo hoje uma avaliação gratuita de 30 dias.

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