O que o futuro reserva para os líderes de projeto?
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Como evitar sobrecarregar sua equipe durante a crise do COVID-19 1

Por Mario Trentim

Em um artigo anterior, discuti a crise do COVID-19 do ponto de vista do gerenciamento de riscos. À medida que os PMOs do mundo inteiro enfrentam a pandemia, desafios inesperados continuam a surgir. Os países estão implementando várias restrições, pois os tempos extremos exigem medidas extremas para conter a doença.

Espera-se que muitas equipes trabalhem remotamente por pelo menos quatro a oito semanas. Na tentativa de permanecer conectado enquanto trabalha remotamente, os PMOs contam com ferramentas de comunicação e colaboração. Mas isso é suficiente?

Trabalhar em casa é diferente agora

Embora muitas organizações estejam acostumadas ao trabalho flexível e remoto, isso marca a primeira vez que vimos equipes virtuais operando em escala global. E não estamos falando dos escritórios domésticos tradicionais que conhecíamos. Os profissionais do projeto estão em quarentena, o que significa que eles estão trabalhando com seus cônjuges e filhos próximos – e às vezes até babás, babás e equipe de manutenção fazem parte dessa equação. Lembre-se de que os membros da sua equipe estão muito preocupados e estressados ​​no momento. Embora possam estar fora do escritório, eles fazem parte de uma equipe completamente diferente em casa, que vem com seu próprio conjunto de desafios e necessidades.

Em uma reunião com minha equipe esta semana, eu defino o nível deles. Não espero que minha equipe faça exatamente oito horas por dia. Não há problema se os filhos aparecerem durante teleconferências e reuniões, e eles podem definir um status indisponível caso precisem cuidar de tarefas pessoais ou familiares. Cultivar um ótimo espírito de equipe e reforçar um ambiente de responsabilidade fortalece o moral da equipe.

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Operações e projetos devem continuar

Se todos pararmos de trabalhar, as empresas podem não sobreviver. De fato, várias empresas já fecharam suas portas bem antes do pico da pandemia. Todo mundo está prevendo tempos difíceis pela frente. E é nosso dever como diretores e gerentes tomar decisões racionais e planejar diligentemente para o futuro. Dito isto, o que acontece com nossos projetos?

Do ponto de vista do gerenciamento de portfólio, estamos passando por uma profunda reavaliação devido a grandes mudanças estratégicas. Os projetos foram cancelados ou pausados ​​e os investimentos adiados. Mas também temos projetos futuros e extremamente urgentes.

As organizações implementaram seus planos de contingência de negócios e muitas resultaram em projetos adicionais. Pode ser um projeto relacionado à cadeia de suprimentos e fornecedores, sistemas de TI para permitir trabalho remoto ou desenvolvimento de novos produtos, entre outras iniciativas. À medida que a crise se aproxima, esses projetos se tornam ainda mais urgentes.

Seja realista ao planejar novos projetos

Ao planejar esses novos projetos urgentes, devemos ter muito cuidado. Devemos levar em consideração alto risco e incerteza e prestar atenção às estimativas.

Lembre-se de que as pessoas não estão apenas trabalhando remotamente (o que já é um desafio para algumas organizações), mas as pessoas estão em quarentena. Aconselho que você desenvolva um plano sólido com base na priorização de requisitos e entregas, entendendo que você pode precisar ajustar o planejamento para superar os obstáculos ao longo do caminho.

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Estimativas e buffers são cruciais. Algo que leva duas semanas para ser concluído quando estamos colocados pode levar mais tempo virtualmente. Portanto, durante esse período de quarentena, planeje mais tempo de execução.

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Planejamento de capacidade e utilização de recursos são cruciais

Durante essa crise, o planejamento de capacidade e a utilização de recursos são extremamente importantes. Imagine sua equipe como o tráfego em uma rodovia: quando o tráfego é alto, um pequeno acidente pode afetar seriamente o fluxo do tráfego. Agora imagine que todas as pessoas estão distraídas e com pressa ao mesmo tempo. Você pode acabar com várias falhas menores que resultam em falha total no fornecimento do projeto urgente necessário agora para superar a crise do coronavírus.

Para serem bem-sucedidos, os PMOs e gerentes de projeto estão rastreando a utilização de recursos com mais detalhes durante a pandemia. Aqui está o que você pode fazer:

  1. Determinar a capacidade dos recursos disponíveis
    1. Calcule o número de pessoas disponíveis para realizar o trabalho do projeto, levando em consideração qualificações e habilidades (categorização).
  2. Determinar horas de disponibilidade
    1. Converta o número de pessoas em horário de trabalho e obtenha uma representação verdadeira da disponibilidade. Por exemplo, digamos que você tenha:
      1. 10 Engenheiros em tempo parcial (50%) = 800h / mês
      2. 20 Técnicos a tempo parcial (50%) = 800h / mês
      3. 50 desenvolvedores em período integral = 1.600h / mês
  3. Definir metas de utilização
    1. Calcule as metas de utilização para todos os recursos do projeto abaixo de 80% como uma prática recomendada. Use esses dados para limitar o número de projetos ativos. Embora os recursos que trabalham abaixo da meta possam parecer ineficientes, é provável que os recursos acima dessa meta introduzam atrasos e erros dispendiosos nos projetos.
  4. Limitar ou modificar a fila
    1. Depois de realizar um planejamento cuidadoso e estimativas para cada projeto, é recomendável seguir a autorização, se houver recursos disponíveis. Monitore e equilibre o portfólio, conforme necessário.
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Os passos mencionados acima não são um grande segredo. Eles são mais sensíveis agora. Infelizmente, algumas organizações estão respondendo à crise com muitas iniciativas descoordenadas que resultarão em mais mal do que bem. Se quisermos superar o impacto do projeto no COVID-19, é hora de realizar:

  • Planejamento realista
  • Priorização diligente
  • Gerenciamento cuidadoso de recursos
  • Monitoramento, controle e balanceamento freqüentes

Para concluir, não esqueça que os membros da sua equipe estão em quarentena. Não é negócio como sempre. Isso significa menor produtividade e alguns obstáculos à disponibilidade.

Como o seu PMO está navegando na crise do COVID-19?

Publicado
                por Mario Trentim
em: 23 de março de 2020 12:14 |
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