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Como evitar outra reunião do projeto que poderia ter sido um email 1

Por Emily Luijbregts

Um calendário completo é sinal de um líder eficaz? Ter muitas reuniões faz de você um melhor gerente de projetos?

Eu responderia “não” a ambas as perguntas. Durante vários anos, passei por dias em que mal tive tempo de pensar enquanto passava de uma reunião consecutiva para a seguinte. Perdi o almoço mais vezes do que ouso contar e muitas vezes levava trabalho para casa comigo para concluir. Então, um colega me desafiou: e se pudéssemos reduzir todas as reuniões do projeto em 50% por um mês? Isso funcionaria? No meu caso, foi um sucesso tão grande que eu estava determinado a nunca mais voltar a tantas reuniões!

Deixe-me começar abordando uma das maiores preocupações que ouço dos gerentes de projeto quando sugiro o seguinte: Perder o controle. Sim, isso pode acontecer. Mas você precisa Confiar em sua equipe e confie que, se houver algum problema, ele será levado à sua atenção. Além disso, não estou defendendo o cancelamento de todas as reuniões. Em vez disso, trata-se de remover os desnecessários.

Quando fui contratado para assumir projetos, agora analiso quais reuniões são realizadas, quais são necessárias e se as reuniões devem ser reaproveitadas para um uso diferente. Veja como fazer isso:

Como reduzir o número de reuniões

Para todas as reuniões que você agendou atualmente no seu calendário, faça as seguintes perguntas:

  1. Qual é o objetivo desta reunião?
    1. Os objetivos da reunião são claros?
    2. Todo participante entende o que é esperado deles durante esta reunião?
  2. As pessoas certas estão nesta reunião?
    1. É fácil incluir todos os membros da equipe em uma reunião, mas é realmente necessário?
  3. Estamos abordando o que o projeto precisa agora?
    1. Durante o ciclo de vida do seu projeto, haverá momentos em que serão necessárias mais reuniões (por exemplo, durante a execução). Não agende automaticamente reuniões desnecessárias apenas porque você poderá precisar delas no futuro.
    2. Se você tiver reuniões recorrentes, avalie ao longo do projeto se elas ainda são necessárias.
  4. Quanto tempo dura a reunião?
    1. Sigo algumas regras padrão para meus projetos:
      1. Os stand-ups diários têm no máximo 15 minutos
      2. As reuniões de status não duram mais de 40 minutos
      3. Os comitês de direção não duram mais de uma hora
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Também tento dar tempo às pessoas antes e depois da minha reunião para a preparação, a viagem e o uso do banheiro. Por exemplo, posso agendar uma reunião 9: 00-9: 40 ou 9: 15-9: 30.

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Ao iniciar o cancelamento de reuniões, você pode sentir uma perda de controle ou temer não ter todas as informações necessárias como gerente de projetos. No entanto, eu argumentaria que, se você usar seu tempo de reunião com eficiência, ainda poderá obter todas as informações necessárias – e não perder o tempo de suas equipes no processo.

Como melhorar suas reuniões

O próximo passo em nossa jornada de redução é avaliar como você lidera e conduz reuniões. Se você precisar de algumas dicas, não hesite em perguntar a seus colegas ou colegas sobre o que funciona para eles. Um conselho que me foi dado e que sempre me ajudou é: “Controlar a reunião, não a conversa”. É importante garantir que todas as reuniões sejam tão eficazes quanto possível, para que as informações corretas sejam compartilhadas com os membros da equipe certos.

No momento, estamos passando por um período sem precedentes na história, e o trabalho assumiu um papel mais virtual. Aprender a liderar reuniões virtuais eficazes é difícil! Não é o mesmo que gerenciar equipes no local e exige um conjunto adicional de habilidades. Felizmente, existem ótimos recursos disponíveis que podem ajudá-lo a aprimorar e aprimorar suas habilidades.

Você também pode descobrir que, durante esse período, mais reuniões aparecem repentinamente em sua agenda, pois as pessoas desejam conversar ou manter um bate-papo virtual. Isto não é necessariamente uma coisa ruim! É importante manter seu contato social com seus colegas. Mas seja eficiente com seu tempo: se for uma reunião informal, você pode fazer isso enquanto caminha depois do almoço? Se for um atraso, você pode agendá-lo para um período mais calmo do seu dia?

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Convido você a aceitar o desafio e analisar quais reuniões você pode eliminar em sua programação. Vamos retomar o controle de nossos dias e nos dar mais tempo para realmente trabalhar!

Quais são as suas dicas favoritas para evitar reuniões desnecessárias?

Publicado
                de Emily Luijbregts
em: 11 de maio de 2020 02:28 |
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