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Você já esteve em uma reunião em que uma pessoa dominou a conversa?

Eu tenho.

A pessoa em que estou pensando era gerente sênior. Muito bem respeitado e um cara adorável. Mas ele não fazia um trabalho prático na linha de frente com os clientes há algum tempo.

A reunião foi para discutir processos. As pessoas que fizeram os processos estavam lá. Mas eles não contribuíram tanto quanto eu pensei que deveriam.

Nunca vou saber por que isso aconteceu, mas não consigo deixar de pensar que ter uma pessoa sênior, carismática e faladora na sala que gostava de resolver problemas poderia ter sido parte disso.

Talvez ele soubesse mais sobre o processo do que eu acreditava. Talvez os outros não tivessem nada a acrescentar.

Eu nunca vou saber se teríamos chegado a diferente – melhor? – conclusões se as pessoas menos vocais da sala falaram mais.

Lembrando Reuniões pelas Razões Certas

Em seu livro, Shine: Comunique seu caminho para uma carreira mais brilhante, Gerry Lewis fala sobre como tornar suas reuniões memoráveis ​​pelos motivos certos.

As reuniões são uma oportunidade importante no trabalho para se destacar e deixar sua marca. Esteja você na presidência ou participando como especialista no assunto, seja anotando, apertando os botões no software de transcrição da reunião e mantendo o tempo ou apenas para observá-lo, você estará em uma reunião.

E, dependendo de quem mais estiver na sala (virtualmente ou pessoalmente), isso pode influenciar o que você sente ao participar.

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O desengajamento é um dos 4 pecados das reuniões que Lewis discute no livro. Os outros são desperdício, atraso e conduta desordenada. Vamos olhar para todos eles agora.

Como Evitar os 4 Pecados das Reuniões

Pecado # 1: Desprendimento

Lewis fala principalmente sobre o envolvimento com técnicas de facilitação como presidente da reunião. Ele fala sobre colocar brinquedos criativos em cima da mesa, levar as pessoas a se movimentarem e discutir boas práticas de teleconferência.

Evite: Pense em como é participar de uma de suas reuniões. É divertido? As pessoas gostam de aparecer ou reviram os olhos quando você coloca outra reunião do Grupo Diretor no diário?

Eu acho que a cultura do escritório também entra em jogo aqui. Brinquedos criativos em cima da mesa nunca teriam funcionado com algumas das equipes de projeto que liderei. Eu teria sido ridicularizado, e não de uma maneira “engajada”.

Portanto, ajuste suas atividades de envolvimento para se adequar à organização e, em caso de dúvida, traga bolo (mais uma opção sem glúten).

infográfico de reuniões

Pecado # 2: Desperdício

É aqui que você passa muito tempo em reuniões falando sobre nada. É desperdício em relação ao tempo.

Isso acontece quando uma reunião é um ponto de destaque no calendário. Você pode realizar reuniões regulares da equipe do projeto, mas não precisa delas, se não houver nada a falar sobre isso que não possa ser feito de outra maneira, mais produtiva.

Evite: Decida se você realmente precisa de uma reunião. Se você pode alcançar o mesmo objetivo sem uma reunião, cancele-o.

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Citações de Gerry Lewis

Pecado # 3: Conduta Desordenada

“As pessoas podem facilmente se distrair nas reuniões”, escreve Lewis. Ele continua:

“Lembre-se de que você não sabe o que eles pensam quando entram. Eles vieram de uma reunião intensa em que tiveram que se apresentar ou acabaram de terminar uma ligação difícil com um colega ou cliente? Eles estão preocupados com algo em que estão trabalhando e consideram sua reunião uma interrupção para o dia deles? Todo mundo tem o direito de ter coisas acontecendo em suas cabeças. Todos nós fazemos. Portanto, quanto mais cedo você souber exatamente o que deseja dos participantes da reunião, mais eficiente e eficaz se tornará. ”

Lewis aponta para ter uma agenda de reuniões (não tem uma? Obtenha um conjunto de modelos de reunião aqui) como uma das maneiras mais fáceis e melhores de evitar distrações durante uma reunião.

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Evite: Além de ter uma agenda, você precisa permanecer pontual na reunião. Nomeie um contador de horas, se você estiver lutando para gerenciar isso, além de presidir a reunião e levar minutos – você é humano, afinal de contas.

Pecado # 4: Atraso

A cronometragem em geral é outra questão que Lewis considera um pecado de reunião. Ele propõe que você construa uma reputação de pontualidade e de pontualidade.

Evite: Basta iniciar sua reunião, independentemente de todas as pessoas estarem lá ou não. Você pode trabalhar em partes da agenda que não precisam delas enquanto espera pessoas críticas para outros pontos da agenda.

Faço isso com frequência, principalmente porque, se não começarmos, também não terminamos a tempo e não gosto de coisas que se arrastem. Quase sempre é possível revisar as ações da última reunião sem todas as pessoas na sala (embora seja melhor acompanhar as pessoas antes da reunião, para que você não precise usar um tempo precioso no dia para que todos possam atualizar você).

Da mesma forma, você pode pedir pontos adicionais de Qualquer Outro Negócio aos participantes e anotá-los para mais tarde. Depois, pule a agenda até ficar realmente preso.

anúncio de pacote de modelo de reuniões

Enquanto isso, o Skype ou envia uma mensagem de texto para o PA e descobre onde eles estão e a hora prevista de chegada (não para estereotipar ou algo assim, mas os que não estão no horário são geralmente os que têm PA).

As reuniões são um mal necessário nos projetos e quanto mais você puder fazer para ajudar todos a aproveitar ao máximo seu tempo de reunião, melhor.

Evite essas quatro áreas de descontentamento e você estará pronto para ser lembrado por presidir reuniões que sejam eficientes, eficazes e ajudem a fazer as coisas.

Como Evitar os 4 Pecados das Reuniões
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