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Como delegar tarefas

Delegar tarefas é algo em que todo gerente de projetos precisa se aperfeiçoar. Se você quer fazer mais trabalho, precisa de mais pessoas fazendo o trabalho. Não é ciência do foguete perceber que o gerente de projeto não pode executar todas as tarefas.

Não há horas suficientes durante o dia (e você provavelmente não tem as habilidades necessárias para fazer tudo).

Saber delegar tarefas não é algo que eu já aprendi. Aprendi por experiência e nem todas as minhas experiências de delegação foram tão bem-sucedidas.

Uma vez esqueci de dizer à minha colega quando eu precisava do trabalho concluído e depois me irritei que ela não havia feito isso rápido o suficiente … Eu não cometi esse erro novamente.

Este artigo é meu guia completo para delegar tarefas. Eu mostro a você por que delegar trabalho faz parte do seu trabalho e como sua equipe entra nisso.

Explicarei o modelo de Habilidade e Vontade que você pode usar para descobrir quanto apoio um membro da equipe precisa depois de delegar o trabalho a eles.

Depois, mostrarei um exemplo de como delegar algo para que seja uma experiência agradável para vocês dois.

Vamos começar analisando primeiro o que significa delegação.

O que é delegação?

Delegação é onde a responsabilidade ou autoridade de uma tarefa é atribuída a alguém, normalmente de um gerente ou de alguém mais experiente da organização a um membro da equipe.

Essa é a definição de delegação que eu uso com mais frequência.

É isso aí. É apenas dar emprego a alguém para fazer. Então, por que você não está fazendo isso?

3 razões pelas quais você não está delegando

Existem três razões pelas quais você não delega o máximo que poderia ou deveria.

  1. É muito parecido com trabalho árduo: é difícil definir os parâmetros, dar as instruções, estar lá para responder perguntas e fazer o acompanhamento. Muito mais fácil de fazer você mesmo.
  2. Outras pessoas pensam que você é um preguiçoso: esse não é o seu trabalho, afinal?
  3. Você é o melhor no seu trabalho: ninguém mais pode fazê-lo da melhor maneira possível, devido à sua experiência e capacidade cerebral superiores.

Você pode saber como fazer o trabalho e foi recompensado por fazê-lo dessa maneira específica no passado. Você conhece as tarefas e pode executá-las rapidamente e bem. Você está preocupado que outras pessoas não obtenham os mesmos resultados de qualidade que você pode.

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Você precisa se superar.

É seu trabalho fazer as coisas difíceis e trazer outras pessoas, melhorando suas habilidades. É seu trabalho gerenciar o projeto e obter o resultado desejado pela empresa, não executar todas as tarefas.

E é seu trabalho gastar seu tempo nas áreas em que você pode agregar mais valor, recuperando o que costumava fazer antes de gerenciar projetos, era seu foco principal.

Você ainda pode desistir de executar as tarefas, realizar mais tarefas e sair dela em uma posição mais poderosa, e não uma que sugira que você perdeu o poder por não manter mais essas tarefas.

Quão? Vamos falar sobre isso agora.

Primeiros passos para delegar tarefas

Em seu livro, The Confidence Effect *, Grace Killelea dedica um capítulo à arte de delegar trabalhos.

“À medida que assumimos mais e maiores responsabilidades em nossa ascensão pelas fileiras de liderança, naturalmente não podemos continuar fazendo o que fizemos duas ou até três posições atrás”, escreve Killelea.

Ela continua apontando que você não recebeu uma promoção para fazer o que costumava fazer. Você subiu na hierarquia porque eles precisam que você faça o que precisa ser feito neste novo nível, e isso geralmente é muito mais estratégico do que seu último trabalho.

“Francamente”, ela escreve, “eles esperam que você delegue as coisas que você não precisa fazer sozinho”.

Portanto, seu primeiro passo para delegar efetivamente é acreditar que é seu trabalho e seu direito delegar trabalho a outras pessoas.

Citações de Grace Killelea

Crie uma boa equipe e trabalhe com eles

Se você quiser delegar para outras pessoas, precisará de delegar. É por isso que sua equipe é importante.

Em um projeto que pode ser o líder do seu fluxo de trabalho, especialistas no assunto ou um coordenador do projeto. Obtenha as melhores pessoas que puder.

Não microgerencie a equipe

Não delegue tarefas e, em seguida, sente-se sobre seus ombros, observando-os fazer o trabalho. É muito esforço e leva muito tempo.

Você precisa confiar nos seus colegas para fazer o trabalho deles (e, se não conseguir fazê-los avançar, leia o meu Guia definitivo para levar as pessoas a assumirem responsabilidade no trabalho).

Veja da perspectiva deles

Coloque-se no lugar deles. Assumir essas tarefas deve dar-lhes mais responsabilidade e exposição a novas atividades. É uma experiência de aprendizado.

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Se você não delegar, estará privando-os da oportunidade de usar suas habilidades, criar sua própria confiança e obter soluções criativas para resolver problemas.

A delegação – bem feita – deve ajudá-los.

Por “bem-sucedido”, quero dizer não delegar as terríveis tarefas administrativas que todo mundo odeia e esperar que sejam gratas.

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Eles podem precisar ser delegados, mas separar uma pilha enorme de faturas não será uma experiência de aprendizado fantástica para muitas pessoas.

Entendendo Habilidade e Vontade

Acho o modelo de Liderança Situacional de Hersey e Blanchard útil para delegar. Basicamente, envolve analisar a habilidade de alguém em fazer um trabalho específico e a vontade de fazê-lo (ou competência e compromisso, em outras palavras). Existem 4 possibilidades:

Alta habilidade, alta vontade: Resultado! Quase nenhum trabalho para você fazer. Diga a eles o que você quer e deixe-os seguir em frente.

Habilidade alta, baixa vontade: Isso pode acontecer porque eles fizeram o trabalho para sempre e não estão mais motivados a fazê-lo. Ao delegar a tarefa a eles, pense em como motivá-los a concluí-la.

Baixa habilidade, alta vontade: Eles podem não ter idéia do que você está pedindo que eles façam, mas estão muito entusiasmados. Você precisará passar um tempo com eles explicando o que deseja e provavelmente treinando-os na primeira vez.

Isso parecerá demorado e, se for mais rápido, você deve fazer o trabalho, mas lembre-se de que você os está configurando para o sucesso e que da próxima vez eles não precisarão de tanto apoio.

Baixa habilidade, baixa vontade: Vadio. Essas pessoas não têm a capacidade de fazer o trabalho e não querem fazê-lo de qualquer maneira. Delegue, treine, apoie e faça o acompanhamento, mas espere que os resultados sejam muito ruins.

Você deve procurar maneiras de aumentar a motivação deles, tornar o trabalho mais interessante e envolvê-los. Felizmente, uma vez que eles saibam quais novas habilidades você está preparado para compartilhar com elas, o nível de vontade delas aumentará um pouco.

Por fim, se você não pode mudar essas pessoas para uma função em que elas possam contribuir efetivamente, esses são os membros da equipe dos quais você deseja se livrar.

Citações sobre delegação

Como delegar

Analisamos por que você pode não estar delegando e por que isso é esperado de você. Eu falei sobre algumas regras básicas básicas para delegar e como as habilidades e as habilidades entrarão em jogo. Agora vamos ver como delegar uma tarefa real.

Neste exemplo, você delegará a produção de um relatório mensal do projeto ao coordenador do projeto na equipe.

Você sabe que ela está interessada em ser gerente de projetos um dia, por isso quer aprender e se preparar para assumir o cargo – ela tem muita vontade. Felizmente para nós.

Ela não fez os relatórios do projeto antes, por isso tem pouca habilidade.

Explique o Trabalho

Primeiro, marque uma reunião. Não precisa ser formal. Especifique o que deseja: “Gostaria que você assumisse a responsabilidade de preparar o relatório mensal do projeto a partir de agora”. Não insista. Contar.

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Você poderia perguntar em vez de contar, mas esteja preparado para o que acontecerá se eles disserem não. Você pode ficar totalmente preso sem que eles assumam essa tarefa; portanto, se estiver ao seu alcance delegar através da conta, faça isso.

Você conhecerá sua equipe e a melhor maneira de expressá-la para obter a resposta que deseja.

Agora explique a tarefa em alto nível, enfatizando os prazos. “É um documento do Word que resume o status do projeto e deve ser produzido todos os meses até o terceiro dia útil do mês do mês acabado. Esse é o terceiro dia útil de abril para cobrir o trabalho que foi realizado no projeto em março. ESTÁ BEM?”

Explique todas as etapas detalhadas – se o seu delegado já tiver feito o trabalho antes, não será necessário entrar em muitos detalhes, mas, se ele não tiver experiência, cubra tudo o que precisa saber.

Neste exemplo, podem ser coisas como:

  • De quem ou de onde obter as atualizações
  • O idioma e o tom apropriados
  • A audiência do relatório
  • Quem aprovará o relatório antes de ser emitido
  • Se você vai enviá-lo ou se ela pode enviá-lo depois de aprovado.

Verifique se eles entendem

Verifique o entendimento em cada etapa do caminho. Não pergunte: “Você entende?”

Faço isso com meus filhos em casa porque as palavras simplesmente escapam. Tenho certeza de que eles não entendem o que lhes pedi e que não sabem como responder a “Você entende?” ou.

É melhor pedir que resumam o que você pediu. Então você pode verificar a compreensão deles.

Monitorar e acompanhar

Pergunte se eles têm perguntas. Periodicamente, verifique o tempo necessário para concluir a tarefa para garantir que o trabalho esteja progredindo conforme o planejado.

Neste exemplo, você deseja verificar alguns dias antes do vencimento do relatório, talvez pedindo para ver um rascunho.

Se o seu delegado for experiente, você poderá fazer menos acompanhamento e monitoramento, mas não esqueça que você deu a eles o trabalho a fazer em primeiro lugar.

Quando o trabalho estiver concluído, agradeça a eles e informe-os informalmente para que você possa ser melhor na tarefa de dar e receber da próxima vez. Essa é uma delegação eficaz!

Principais Takeaways

  • Delegar faz parte do trabalho de um gerente. Você não pode fazer tudo.
  • Cercar-se de pessoas boas facilita a delegação do trabalho.
  • Compreender as habilidades e os níveis de motivação de sua equipe ajuda a decidir como gerenciar a delegação de tarefas.
  • Você deve sempre acompanhar para que nenhum trabalho seja esquecido.

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Como delegar

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