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Um quadro kanban é simples de usar, mas pode ser uma ferramenta poderosa para as equipes. Um quadro kanban cria um fluxo de trabalho visual que ilustra como uma equipe trabalha em conjunto e como o trabalho é produzido. Esses fluxos de trabalho ajudam as equipes a melhorar a produtividade, oferecendo um vislumbre da eficiência em cada estágio do projeto.

Historicamente, o kanban era usado nas equipes de fabricação e desenvolvimento, mas os gerentes de todos os setores se uniram à diversão depois de ver o quão útil a ferramenta pode ser. Neste artigo, mostraremos como configurar um fluxo de trabalho kanban profissional que fará maravilhas para sua equipe.

Por que criar um fluxo de trabalho Kanban

Quando um fluxo de trabalho é representado visualmente em um quadro Kanban, uma equipe pode aprender muitas informações sobre como eles trabalham juntos. As equipes podem ver quais estágios de um projeto são eficientes, onde estão ocorrendo gargalos e se outros membros da equipe podem precisar de ajuda para manter as coisas no caminho certo.

Os fluxos de trabalho do Kanban oferecem uma visão fácil de ler do trabalho, portanto, naturalmente, os gerentes os amam. Os gerentes podem monitorar o fluxo de trabalho em tempo real para entender a produtividade de sua equipe e otimizar seus processos de trabalho para projetos futuros.

Os fluxos de trabalho Kanban também são úteis para manter as partes interessadas informadas. Seu chefe não precisará procurar uma atualização do projeto se puder simplesmente olhar o fluxo de trabalho e saber exatamente o que está acontecendo no projeto.

Como criar um fluxo de trabalho Kanban em 6 etapas fáceis

As pranchas Kanban são enganosamente simples. Eles são fáceis de configurar, mas primeiro você precisa entender a mecânica. Veja como criar um fluxo de trabalho kanban.

1. Inscrição para uma ferramenta Kanban

A primeira etapa para criar seu fluxo de trabalho é se inscrever no software Kanban. As ferramentas kanban do ProjectManager.com são gratuitas por 30 dias, então inscreva-se para uma avaliação gratuita. Você pode experimentar as ferramentas antes de pagar qualquer dinheiro ou assumir compromissos.

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placa kanban no ProjectManager.com
Um exemplo de uma placa kanban no ProjectManager.com

2. Adicione os membros da sua equipe

Embora as placas kanban possam ser usadas para gerenciar o trabalho de uma única pessoa, elas são extremamente úteis quando usadas por uma equipe. Quando estiver no software Kanban, convide todos os membros da sua equipe para que eles possam colaborar com você em seus projetos.

Nesse ponto, você também pode convidar todas as partes interessadas que deseja manter-se informado. No entanto, você pode esperar até que seu fluxo de trabalho seja construído, para que eles tenham algo para olhar na primeira vez que efetuarem login.

O ProjectManager.com facilita convidar novas pessoas para o seu espaço de trabalho a qualquer momento e oferece níveis de permissão diferentes para cada novo membro da equipe. Isso lhe dá controle sobre quem vê o que dentro da área de trabalho.

3. Faça um novo projeto Kanban

Depois que os membros da sua equipe forem convidados para o espaço de trabalho, você precisará criar seu primeiro projeto para hospedar o fluxo de trabalho. Navegue até o grande “+” verde no canto superior direito da tela e clique nele para adicionar um novo projeto. Dê um nome ao seu novo projeto, escolha quem estará trabalhando nesse projeto e clique em “criar projeto”.

Todos os detalhes do seu projeto podem ser editados mais tarde, portanto, não se preocupe muito em ficar perfeito. O mais importante é que você inicie um novo projeto para poder começar a criar seu fluxo de trabalho.

Palavras-chave: 4 Recursos indispensáveis ​​para uma ferramenta Kanban

4. Adicione todas as suas tarefas

Agora que seu novo projeto foi criado, navegue até a guia “Quadro” no menu para acessar a visualização do quadro Kanban. É aqui que você criará todo o seu fluxo de trabalho kanban.

Na tela padrão do quadro, você verá três colunas que já foram criadas para você: Tarefa, Realização e Concluído.

  • Façam: Esta coluna hospedará todas as tarefas que precisam ser realizadas para concluir seu projeto.
  • Fazendo: Esta coluna mostrará todas as tarefas que estão sendo trabalhadas no momento.
  • Feito: Esta coluna mostrará quais tarefas estão concluídas.
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Comece adicionando todas as tarefas da sua equipe a “Tarefas pendentes”. Dê um nome a cada nova tarefa e crie um cartão kanban. Em nosso exemplo, criaremos um fluxo de trabalho kanban para uma equipe de marketing que foi solicitada a adicionar duas novas páginas ao site da empresa.

Adicionamos duas tarefas chamadas “Nova página da web 1” e “Nova página da web 2” à coluna Tarefas. Você deve clicar em cada tarefa e adicionar um pouco mais de informações sobre esta tarefa, para que os membros da equipe tenham todas as informações necessárias quando começarem a trabalhar. Você pode adicionar uma descrição da tarefa, datas de início e datas de vencimento e anexar os arquivos necessários.

placa Kanban para melhor fluxo de trabalho

5. Crie colunas personalizadas

Agora que uma tarefa foi criada para cada parte do projeto, podemos começar a personalizar as colunas para se ajustarem ao fluxo de trabalho da nossa equipe.

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Sabemos que precisamos criar duas novas páginas da Web, mas é mais fácil falar do que fazer – há muitas pessoas diferentes que estarão envolvidas neste projeto. Portanto, criaremos colunas personalizadas para representar cada estágio do processo de criação. Os diferentes estágios de criação de uma página da Web são a criação e edição de conteúdo, design, publicação e promoção.

Como esse fluxo de trabalho kanban será mais complicado do que as três colunas padrão existentes no momento, as colunas serão atualizadas. As colunas antigas eram

colunas kanban de fazer, fazer e terminar

Mas depois que personalizamos nosso projeto, as novas colunas são (da esquerda para a direita)

  • Façam
  • Escrever e editar conteúdo
  • Projeto
  • Publicar
  • Promover

adicionando colunas ao quadro Kanban

6. Atribuir o trabalho

Agora que as fases do projeto estão criadas e prontas para serem usadas, podemos começar a utilizar o fluxo de trabalho. Como a primeira coisa necessária para criar uma página da web é o conteúdo, moveremos “Nova página da web 1” para a coluna “Conteúdo” e atribuiremos a tarefa ao criador do conteúdo. Depois que uma tarefa é atribuída a um membro da equipe, eles recebem uma notificação por e-mail informando a necessidade de trabalhar.

O fluxo de trabalho do Kanban está agora em ação! Após o criador do conteúdo terminar o trabalho, eles podem anexar o conteúdo à tarefa, mover a tarefa para “Edição” e atribuir novamente a tarefa ao editor. Depois que a edição é concluída, a tarefa é movida para “Design” e assim por diante até que a página da Web seja concluída.

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Você poderá ver a tarefa conforme ela flui pelo processo de criação, daí o nome “fluxo de trabalho”.

Práticas recomendadas para fluxos de trabalho Kanban

Depois que o fluxo de trabalho estiver em funcionamento, é importante ficar de olho nele para garantir que as coisas estejam indo bem. Às vezes, você descobrirá que precisa adicionar uma nova coluna ao fluxo de trabalho se novas pessoas se envolverem e o processo se tornar mais complexo.

Também é importante estar atento a gargalos no fluxo de trabalho. Um gargalo é o local em que um projeto fica parado e para de avançar.

Para usar nosso exemplo de fluxo de trabalho novamente, talvez você note que as duas novas páginas da web devem ser publicadas em três dias, mas as duas ainda estão na coluna “Design”. Nesse caso, seus web designers podem estar sobrecarregados com o trabalho, portanto, convém verificar se outro designer pode ajudar.

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É por isso que os fluxos de trabalho kanban são tão úteis: eles podem ajudá-lo a detectar problemas à medida que ocorrem e evitar problemas que podem causar atrasos na conclusão do projeto.

ProjectManager.com leva o Kanban ainda mais longe

Você pode criar todos os seus fluxos de trabalho kanban no ProjectManager.com para colaborar com sua equipe e realizar mais trabalhos com eficiência. Milhares de equipes em todo o mundo utilizam nossa plataforma diariamente para se manter organizado e fazer coisas incríveis.

Além das placas kanban, o ProjectManager.com também oferece um conjunto completo de ferramentas úteis de gerenciamento de projetos. Isso inclui gráficos de Gantt para elaboração de planos de projeto, quadros de horários para rastrear o tempo de trabalho e relatórios de projetos para analisar a produtividade de uma equipe.

Como criar um fluxo de trabalho Kanban ideal para sua equipe (exemplo incluído) 3

O ProjectManager.com é uma ferramenta premiada que organiza equipes e projetos. Nosso software baseado em nuvem fornece dados em tempo real, para que você possa tomar melhores decisões e levar o projeto a um final bem-sucedido. Experimente nossas pranchas kanban e veja como podemos otimizar seu fluxo de trabalho fazendo uma avaliação gratuita de 30 dias.

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