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As ferramentas de software de gerenciamento de projetos são ótimas de várias maneiras, mas quando se trata de encontrar os dados que você inseriu … Às vezes, meus arquivos desaparecem na Internet.

Para contornar isso, você precisa de uma taxonomia de dados.

O que é uma taxonomia?

Uma taxonomia de informação é simplesmente uma maneira de classificar dados. Eu luto com isso no software de contabilidade que uso nos meus negócios. Eu olhei outro dia e a receita do Kit de modelos de reuniões é classificada como:

  • Modelos de reuniões
  • Kit de Reuniões
  • Kit de modelo de reuniões
  • Kit de modelo de reunião.

São quatro maneiras de descrever um único item! O que torna os relatórios sobre os dados incrivelmente difíceis.

Uma taxonomia resolve esse problema porque limita (ou pelo menos orienta) as pessoas em como elas devem classificar seus dados.

Por que você precisa classificar dados

Um dos problemas que ouvi várias vezes ao pesquisar as Ferramentas de colaboração para gerentes de projeto é que as ferramentas de software de gerenciamento de projetos contêm muitas informações. É demais para gerenciar.

Antes que isso aconteça, você deve:

  • Estabeleça diretrizes claras para os usuários, uma taxonomia abrangente de categorias e tags
  • Desenvolva um bom recurso de pesquisa (comprando uma ferramenta com uma ou adicionando recursos de pesquisa extras às ferramentas de colaboração existentes)
  • Adote uma estratégia robusta de limpeza e arquivamento.
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O problema com seu feed

Aqui está uma conversa que tenho com minha mãe de vez em quando:

Mãe: “Deixe-me mostrar essas fotos no Facebook.”

Eu: “OK, ótimo.”

Mãe: “Oh, eles se foram.”

~ o tempo passa ~

~ tumbleweeds ~

Mãe: “Ah, achei eles!”

Eu realmente preciso mostrar a ela como salvar postagens 🙂

Isso também acontece nas ferramentas de gerenciamento de projetos. Seu feed mostra as conversas, atualizações e tarefas nas quais sua equipe de projeto está trabalhando. Você vê alguma coisa, acha que voltará mais tarde e, quando o fizer, ele caiu tanto no feed que você não consegue encontrá-lo.

Os itens de feed são exibidos de maneira linear na tela. Eles são normalmente organizados pelos publicados mais recentemente, com as atualizações subseqüentes aparecendo embaixo na ordem do tempo.

Faz sentido lógico, mas não é muito prático para projetos. Os membros da equipe do projeto estarão menos interessados ​​na atualização de status da semana passada – eles trabalharam nessas tarefas; portanto, eles devem se lembrar um pouco sobre algo que aconteceu apenas alguns dias atrás.

O que você e a equipe estarão realmente interessados ​​é uma decisão que você tomou sobre as especificações funcionais no verão.

Se eles não conseguem encontrar as informações facilmente, o que farão? Sim: eles ligam para você.

Pesquisa de Potência em Taxonomias

É aqui que entra a pesquisa.

As ferramentas de colaboração geralmente têm seus próprios mecanismos de pesquisa internos. A maioria pesquisará atividades, atualizações e assim por diante, mas não o conteúdo dos documentos anexados. (Observação: isso está mudando. Estamos vendo mais ferramentas com uma pesquisa melhor, para que você possa ter essa funcionalidade em seus produtos.)

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Por exemplo, a pesquisa retornará o termo ‘riscos do projeto’ se estiver no nome de uma tarefa do projeto, mas não se estiver no cabeçalho de um documento .pdf.

Verifique se a caixa de pesquisa é destacada em sua ferramenta de colaboração, para que a equipe do projeto comece a usá-la automaticamente como a principal maneira de procurar informações.

As categorias que você escolher para sua arquitetura de informações ajudarão a gerar resultados de pesquisa.

Como usar taxonomias para encontrar informações nas ferramentas de colaboração

Primeiro, defina sua taxonomia. Isso significa definir a lista de categorias e sugestões de tags.

Como definir categorias

As ferramentas de colaboração permitem atribuir categorias a grande parte dos dados inseridos nelas.

As categorias do seu projeto podem ser riscos, anúncios, atualizações de status e assim por diante.

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Você pode exibir categorias em uma página. Isso tudo faz parte das opções de configuração da sua ferramenta; portanto, pode ser um pouco diferente para você, dependendo dos produtos que você usa.

O resultado final é que, se você quiser ver tudo sobre os riscos, poderá clicar na categoria de risco para exibir todo o conteúdo categorizado como ‘riscos’. Isso permite uma pesquisa temática, embora retorne uma quantidade substancial de dados que precisarão ser analisados ​​antes de encontrar a peça exata que você procura.

Pense um pouco no que você quer que suas categorias sejam ao configurar suas ferramentas de colaboração – você pode alterá-las mais tarde, mas é mais fácil acertar na primeira vez.

Como definir tags

Tags são mais específicas que categorias. As categorias oferecem grandes temas, mas as tags podem ser tão individuais quanto a parte do conteúdo. Pense nelas como palavras-chave.

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Uma atualização de status anunciando a saída de uma revisão de reparo de defeitos pode ter tags como estas: defeito, revisão, controle de qualidade, ações, Malcolm, minutos.

Como você pode ver, você pode marcar conteúdo com o nome de um membro da equipe. Isso facilitaria a localização de conteúdo especificamente relacionado a eles.

As tags podem ter qualquer palavra que o ajude a pesquisar posteriormente, portanto, seu uso deve ser incentivado. Se você deseja criar tags padrão na arquitetura de informações de conteúdo, pode orientar sua equipe sobre o que usar, mas geralmente é melhor para os resultados da pesquisa se você oferecer a opção de adicionar tags adicionais também.

Todos esses métodos contribuem para a taxonomia das informações do blog e, quando você o configurar pela primeira vez, pense em como as pessoas procurarão informações em três meses. Você sempre pode adicionar novas categorias posteriormente, mas ajuda a ter uma visão o mais abrangente possível desde o início.

As ferramentas de colaboração suportam atividades de gerenciamento e comunicação em um projeto. Eles precisam de estrutura para que funcionem com mais eficiência; portanto, o gerente de projeto que cria uma ferramenta de colaboração deve considerar quem adicionará informações, quando o fará e as regras básicas para categorização e marcação de conteúdo.

Muitos dados serão armazenados no sistema, portanto, é importante garantir que os recursos de pesquisa sejam otimizados.

Antes de iniciar a ferramenta (ou o mais rápido possível, se já estiver em uso), considere categorias e tags adequadas. Você sempre pode adicionar mais tarde, mas pensar antecipadamente na taxonomia das informações facilitará a localização de dados relevantes por sua equipe.

Pin para leitura posterior:

Como categorizar dados no software de gerenciamento de projetos

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