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Seu recurso mais importante ao gerenciar um projeto é sua equipe. Eles precisam de ferramentas, equipamentos, materiais e muito mais para fazer o trabalho, é claro. Mas sem pessoas com habilidades e experiência para usar essas ferramentas e materiais, seu projeto não vai a lugar nenhum.

Portanto, aqueles que têm a tarefa de gerenciar um projeto e entregá-lo com sucesso devem saber como manter suas equipes produtivas. Um dos aspectos mais importantes disso é planejar adequadamente o trabalho e garantir que eles tenham tempo e capacidade para fazer o que lhes é pedido.

Em outras palavras, os gerentes de projeto devem aprimorar a habilidade crucial de gerenciamento de recursos. Seus recursos são mais do que apenas a equipe, naturalmente, e cada recurso desempenha um papel em um projeto que avança sem obstruções. Quando você está falando especificamente sobre o tempo de sua equipe, entretanto, está lidando com a utilização de recursos.

O que é utilização de recursos?

A utilização de recursos é como os gerentes de projeto descobrem quanta capacidade sua equipe tem durante um período de tempo e verificam quais recursos estão sub ou superutilizados. Dá aos gerentes uma janela de quantas horas sua equipe está gastando no projeto. A utilização de recursos difere da alocação de recursos e é importante entender essa diferença.

A alocação de recursos é como um gerente de projeto escolhe sua equipe para o projeto e os gerencia durante todo o projeto. Isso inclui quaisquer reatribuições e alterações em sua carga de trabalho conforme as necessidades surgem.

No entanto, a utilização de recursos é mais estratégica, pois mede a eficácia de seus recursos. Portanto, você organiza seu projeto com alocação de recursos e, em seguida, conduz seu sucesso com a utilização de recursos. Ambos os processos trabalham lado a lado, por isso é fundamental que você tenha uma ferramenta de recursos que possa ajudá-lo a medir a eficácia.

Por que a utilização de recursos é importante?

Deve estar claro por que a utilização de recursos é crítica para a execução de um projeto, mas não custa se aprofundar nos benefícios de tal processo. Por um lado, utilizar seus recursos é a chave para se manter produtivo em seu projeto. Se sua equipe estiver sobrecarregada, eles não terão um desempenho ideal.

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A utilização de recursos também fornece visibilidade do seu projeto. Quanto mais transparência e melhor monitorar seu projeto, menos probabilidade de perder etapas importantes e mais probabilidade de detectar riscos antes que se transformem em problemas que possam desviá-lo.

Tudo isso significa que você terá mais retorno por seu investimento – ou em termos de negócios, ROI. Se você está garantindo que seus recursos não sejam sobrecarregados ou usados, você trabalhará com mais eficiência, o que afetará seus resultados financeiros.

Por fim, o processo de utilização de recursos oferece aos gerentes de projeto as ferramentas para trabalhar com mais agilidade. Eles têm a flexibilidade de reprogramar seus recursos rapidamente, o que significa que podem evitar problemas ou se desvencilhar deles rapidamente. Isso mantém o projeto no caminho certo.

Como calcular a utilização de recursos

Existem muitas fórmulas que calculam a utilização de recursos. Um dos mais simples é:

Utilização de recursos = tempo ocupado / tempo disponível

Isso lhe dará um valor que pode ser alterado para uma porcentagem de quanto tempo de sua equipe é gasto trabalhando.

Mas mesmo essa fórmula simples pode ficar complicada quando você começa a questionar os números a serem usados ​​na equação. Por exemplo, você está usando o horário de trabalho real das planilhas de horas ou o que planejou como horário de trabalho antes da execução?

Duas outras variáveis ​​são feriados e qualquer tempo de folga remunerado de sua equipe. Portanto, você deve considerar a frequência com que precisa controlar a utilização de sua equipe. Dependendo do seu projeto, você pode querer fazer isso mais regularmente.

Também existe algo chamado equivalente em tempo integral (FTE), que também é um meio de descobrir as horas de trabalho disponíveis de sua equipe. Basicamente, são as horas trabalhadas por um membro da equipe em tempo integral. FTE converte as horas de trabalhadores de meio período em horas de um trabalhador de tempo integral.

Isso ajuda a determinar o quão bem seus recursos são usados. Você chega a esse número dividindo as horas planejadas pelo total de horas trabalhadas no projeto. Multiplique isso por 100 e você terá uma porcentagem para descobrir a eficácia do seu recurso. Você quer ver cerca de 80 por cento, pois menos do que isso é subutilizado e mais leva a queimar.

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Dicas de utilização de recursos

Existem mais algumas coisas em que pensar ao trabalhar na utilização de recursos. Por um lado, se você estiver gerenciando um programa ou portfólio, a utilização de recursos funciona para ver todos esses projetos em um nível holístico. Em outras palavras, você pode alavancar a visibilidade de seus recursos para melhorar o desempenho de todos os seus projetos, em vez de apenas um.

Uma coisa para ficar alerta é o aumento do escopo. Ao investir tempo e esforço no gerenciamento de seus recursos, você não quer negligenciar cronogramas e orçamentos. É melhor ter uma ferramenta de gerenciamento de recursos que fornece um local centralizado para ver todos os seus projetos, tarefas e recursos, para que você possa tomar decisões mais informadas.

Ser capaz de ajustar a carga de trabalho de sua equipe é essencial para uma boa utilização de recursos. Portanto, é fundamental que você tenha uma maneira de medir seu progresso real com o de seu plano. A única maneira de saber se você está procedendo de acordo com o cronograma é ter uma linha de base e, em seguida, comparar repetidamente as métricas do projeto atual com aquele número definido.

Outra dica, que vale para todo gerenciamento de projetos, é o antigo código dos escoteiros: esteja preparado. Sempre tenha um plano de contingência em vigor para quando ocorrerem mudanças inesperadas. Por falar nisso, tenha uma avaliação de risco bem pensada para antecipar problemas em potencial e interrompa-os antes que afetem negativamente seu projeto.

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Como ProjectManager.com calcula a utilização de recursos para você

O uso de diferentes equações para calcular a utilização de recursos leva tempo. Não seria ótimo se houvesse uma ferramenta que fizesse esses cálculos automaticamente, para que você não precisasse? ProjectManager.com é um software de gerenciamento de projetos premiado que faz exatamente isso.

Temos um conjunto completo de ferramentas de gerenciamento de projeto que são integradas para trabalhar em conjunto, compartilhando dados e evitando que você tenha que pular para programas diferentes para gerenciar seu projeto. Uma característica essencial é nosso software de gerenciamento de recursos que aloca recursos e permite rastrear seus custos, ao mesmo tempo que dá visibilidade à disponibilidade de sua equipe. Você pode até equilibrar sua carga de trabalho, tudo em uma ferramenta.

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Dados em tempo real

É assim que funciona. Como nosso software é baseado em nuvem, todos os seus dados estão atualizados, ajudando você a tomar decisões com informações em tempo real. Você sempre pode ver quem está trabalhando no quê com nossa página de gerenciamento de equipe. Lá, você obtém uma lista dos membros da equipe com detalhes sobre suas tarefas, prazos e progresso.

Antes de saber quem está fazendo o quê, para poder atribuir tarefas a eles, você precisa mapear sua disponibilidade. Você pode configurar isso na página de gerenciamento de equipe, que permite determinar os dias de trabalho, feriados e folgas remuneradas de sua equipe. Isso pode ser feito se sua equipe estiver no local ou distribuída em qualquer lugar do mundo, com nosso recurso de feriados globais.

Uma captura de tela do calendário pop-up no software, onde você programa dias de trabalho, feriados e folgas remuneradas
Bloqueie sua agenda para saber quando as equipes estarão disponíveis para trabalhar.

Gráfico de Gantt Online

Depois de bloquear a disponibilidade de sua equipe, você pode alocar recursos no gráfico de Gantt online. Nessa visão do projeto, você também pode atribuir tarefas aos membros da equipe, vendo quantas horas eles têm para fazer seu trabalho. Observe se eles estão alocados a mais ou a menos. Obtenha até estimativas sobre os custos dos recursos.

Uma captura de tela do gráfico de Gantt, mostrando os recursos de gerenciamento de recursos
Use nossa exibição de projeto gráfico de Gantt online para planejar seus custos de recursos.

Recursos robustos de gerenciamento de recursos

O pão com manteiga de nosso software de utilização de recursos é a página de carga de trabalho. Aqui, você obtém um gráfico codificado por cores da carga de trabalho de cada membro da equipe e se eles têm muitas ou poucas tarefas atribuídas a eles. Nenhuma equação de utilização de recursos necessária. O melhor de tudo, se você deseja equilibrar sua carga de trabalho para adicionar produtividade e evitar o esgotamento, basta realocar diretamente na página de carga de trabalho. Não se preocupe se você estiver gerenciando muitas equipes, você pode filtrar a página por projeto, equipe ou data.

Uma captura de tela da página de gerenciamento de carga de trabalho com gráficos codificados por cores
Veja em quantas tarefas sua equipe está trabalhando e equilibre a carga de trabalho para maior produtividade.

ProjectManager.com pode fazer muito mais para aumentar a eficiência do seu projeto. Temos planilhas de horas que são atualizadas automaticamente conforme as equipes trabalham nas tarefas. Você pode controlar suas horas. Há também um painel em tempo real para visualizações de alto nível do progresso e relatórios de um clique para se aprofundar nos dados. Planeje, monitore e relate com uma ferramenta. Veja como isso pode ajudá-lo a se tornar mais produtivo, fazendo este teste gratuito de 30 dias hoje.

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