Como assumir um projeto existente [Free Checklist] • Guia das meninas para gerenciamento de projetos 1
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Considere isto. Você foi solicitado recentemente a assumir um projeto existente. Sua entrega não foi tão boa.

O gerente de projeto anterior pode ter feito outra coisa e você conseguiu o projeto como parte de uma remodelação interna de recursos. Ou eles podem ter deixado a empresa.

De qualquer forma, você tem uma equipe esperando na sua direção. O patrocinador quer confiança de que você tem tudo em mãos. E você está olhando para um sistema cheio de documentos do projeto e alguns e-mails encaminhados.

Como você pode verificar o que tem e o que precisa ser feito a seguir?

Primeiro, não entre em pânico. Deixe-me orientá-lo sobre como avaliar o estado do projeto que você herdou. Temos muito o que superar!

Sei que há muito para absorver. No fundo, tenho uma lista de verificação imprimível gratuita para você. Role para baixo e você pode baixá-lo instantaneamente.

Como assumir um projeto
Obtenha esta lista de verificação imprimível gratuita sobre como assumir um projeto de outra pessoa. Role para baixo para fazer o download.

Por que você precisa de uma lista de verificação “Assumir o controle de um projeto”

Sempre que você assume um projeto iniciado por outra pessoa, é necessário:

  • Compreender a saúde do projeto
  • Assegure-se de que um planejamento suficiente tenha sido concluído para que a direção a seguir seja clara.

Por “saúde”, quero dizer em que tipo de estado o projeto está. Você não saberá se o registro de riscos está correto e se o planejamento de recursos é sensato até investigar.

Na melhor das hipóteses, você descobrirá que o último gerente de projetos fez um bom trabalho e que está tudo em ordem.

Na pior das hipóteses, você descobrirá que quase não existem planos, documentos e métodos de controle sobre o trabalho. E você concluirá que estará muito ocupado pelas próximas semanas.

De qualquer maneira, você precisa saber. Aqui estão 10 etapas que ajudarão você a descobrir o estado do projeto que você está executando.

1: Verifique seu papel

Primeiro, estabeleça a autoridade que o gerente do projeto (que é você agora) possui neste projeto.

Existe um gerente de programa e um programa no qual este projeto se encaixa? Caso contrário, que autoridade a carta do projeto lhe conferiu?

Compreender suas funções e responsabilidades é um bom passo e, mesmo que isso não esteja documentado, ajudará você a garantir que todas as partes interessadas sejam consideradas e que seus caminhos de escalação sejam claros quando houver problemas.

Ação se não estiver claro: Converse com seu patrocinador ou gerente de linha.

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2: Verifique se há uma declaração de visão

Existe uma declaração de visão que explique o estado futuro que este projeto espera alcançar? Não há problema em ter um plano detalhado de como você chegará lá, mas você deve ter uma ideia bem clara de onde ‘existe’.

Ação se ela não existir: Escreva um. Você provavelmente tem muito mais autoridade do que pensa para fazer isso e depois passar pelos poderes que existem.

3: Verifique se o projeto tem objetivos

Existe clareza em torno dos objetivos? “Sim” é a resposta certa, a propósito.

“Não” significa que há muito mais trabalho a ser feito aqui para entender o que o projeto está tentando alcançar. Os projetos devem ter objetivos que resultem em resultados e benefícios claramente definidos.

Ação se não estiverem claras: Peça ao patrocinador do projeto que realize um workshop sobre como definir isso e fornecer clareza máxima para todos. Ou, se souberem, mas não o documentaram, escreva um parágrafo – não há necessidade de longas reuniões se todo mundo souber, mas ainda não o viu no papel.

4: obtenha uma cópia do plano

Existe um plano de projeto de alto nível?

Você pode encontrar um cronograma do projeto. Provavelmente são algumas caixas coloridas em uma planilha do Excel dizendo em que mês ou trimestre você espera trabalhar em cada fase do projeto, alinhado às principais parcelas de trabalho.

A ausência de um plano detalhado pode não ser o fim do mundo.

Costumávamos planejar nosso programa por cerca de três semanas, o que, com certeza, não é uma boa prática, mas tínhamos uma visão muito clara de onde queríamos chegar e tudo o que fizemos nos moveu na direção certa, mesmo que não conseguia ver o final do mês.

Para os objetivos que você descobriu, você deve ter uma ideia de qual nível de planejamento é suficiente. Você precisa de planejamento suficiente para estruturar o trabalho das pessoas envolvidas e atingir metas difíceis, como datas de entrega fixas.

A única maneira de você saber qual planejamento já foi feito é se você pesquisar nos arquivos. Passe um tempo com as pessoas conversando sobre suas tarefas e como elas controlam e gerenciam o trabalho.

Você pode não encontrar um gráfico de Gantt, mas pode não achar a situação tão assustadora quanto você imaginou.

Ação se não houver agendamento: Reúna-se com sua equipe e escreva um plano de alto nível.

Você pode deixar o material detalhado até a revisão terminar, mas ter algo de alto nível acabará por informar o planejamento detalhado do projeto para os próximos 6 meses.

5: Revise a estrutura de governança

Existe uma estrutura de governança? Quem é o patrocinador do seu projeto? Qual é o cronograma de relatórios? Quais são os sinais internos que você precisa passar?

Se não houver, isso me preocuparia: a burocracia leve é ​​boa, mas alguém deveria estar supervisionando.

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Ação se não houver governança formal: Meu primeiro ponto de chamada seria o seu patrocinador do projeto. Eles devem fornecer a direção e a responsabilidade.

Para outras áreas de governança, como níveis de relatório e aprovação, fale com o seu PMO e coloque-as em prática.

6: Revise o orçamento

O orçamento é aprovado? Como você gasta? Quanto já foi gasto?

Ação se não houver plano ou informações orçamentárias: Volte para o PMO ou sua equipe de finanças. Em um push, você pode solicitar que os fornecedores enviem cópias de contratos e faturas pagas.

Use o “eu sou novo no projeto e nossa, a apresentação está em um estado chocante! Você poderia me fazer um grande favor e … ”abordagem. Isso funcionou bem para mim no passado, se você consegue superar o fato de estar fazendo perguntas que o fazem parecer um pouco sombrio.

Sob cotação com recursos

7: Estabelecer requisitos de recursos

Quais recursos estão disponíveis para o programa, agora e no futuro? Você deseja descobrir as horas que cada pessoa tem disponível para o projeto. É melhor saber agora se você terá pouco pessoal. Isso ajudará no planejamento.

Ação se você não conseguir descobrir: Fale com o PMO novamente. Ou, se você não tiver um, os líderes de equipe das pessoas que você tem na equipe. E a própria equipe.

8: Confirme o quadro geral

Onde o projeto se encaixa na estratégia geral de negócios? Em outras palavras, poderia ser muito dinheiro, mas é a principal prioridade do CEO? Se não, pelo menos, você saberá onde está quando se trata de competir por recursos.

Ação se você não souber: Você não pode alterar a prioridade do projeto, mas se não conseguir uma resposta clara sobre onde ele se encaixa nas prioridades da empresa, isso seria uma bandeira vermelha para mim.

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Volte para o PMO, eles devem priorizar iniciativas. Se eles não fizerem isso ou se você não tiver um grupo equivalente que priorize o trabalho, entre em contato com seu gerente para obter esclarecimentos.

9: Revise o plano de comunicações

Que estrutura de comunicação existe? Se este for um projeto transformador, você terá muitas partes interessadas no nível do projeto e (potencialmente) do programa.

Ação se não houver plano de comunicação: Resolva isso o mais rápido possível. Um plano de comunicação não é difícil de montar e é melhor implementá-lo antes que você avance muito no programa.

10: obtenha cópias de toda a documentação existente

Revise qualquer documentação existente. Seja como for, você precisará usar suas melhores políticas de escritório para descobrir o que foi feito e o que está faltando.

Descobri que voltar da licença de maternidade era uma excelente desculpa para fazer muitas perguntas ‘estúpidas’ para ‘me lembrar’ do que estávamos fazendo e voltar à velocidade certa.

Você pode não ter essa desculpa, mas assumir um novo projeto certamente oferece algum escopo para “verificar” quais são as últimas em várias áreas.

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Ação se você não encontrar: Pânico! Não, apenas brincando. Você terá que começar a criar um pouco de nitidez.

documentos do projeto

OK, agora você sabe o que está lá e o que está faltando.

Descubra por que os elementos estão ausentes

Gostaria também de perguntar e descobrir por que nada disso foi feito. Será que eles não têm tempo? Ou as habilidades, experiência, interesse? A cultura da empresa tem muita influência sobre o que é feito e o que é ignorado não acompanhada.

É importante combinar o que você está tentando fazer e os padrões com os quais deseja fazer isso com a cultura da empresa. Se você tentar criar uma estrutura de projeto muito formal em uma cultura normalmente informal, não irá muito longe.

Próximos passos

Agora você sabe onde está. Você sabe quais partes do projeto estão OK e quais parecem um pouco desonestas.

Você pode concentrar sua energia em obter um plano decente, estabelecer a estrutura de governança ou lidar com o orçamento – o que você achar que é a parte mais importante a ser acertada agora.

Envolva sua equipe, seja transparente no que está fazendo e por quê e mantenha seu patrocinador informado.

Acima de tudo, nunca culpe o último gerente de projeto ou a equipe pela bagunça em que você está agora. Eles provavelmente estavam fazendo o melhor trabalho possível na época.

Se você acha que não, leia o meu Guia definitivo para levar as pessoas a assumirem a responsabilidade no trabalho.

Boa sorte! Em breve, você terá esse novo projeto sob controle. Não se esqueça do seu imprimível grátis: a Lista de verificação Como assumir o controle de um projeto. Role para baixo e digite seu endereço de e-mail. É um PDF e você pode baixá-lo da minha Biblioteca de Recursos gratuita.

Outras fontes de ajuda

Se o seu trabalho até agora descobriu coisas que lhe interessam, considere investir algum tempo em um processo formal de verificação de saúde.

Em uma extremidade da escala, você tem modelos como os de Joanne Flinn em seu livro The Success Healthcheck for IT Projects. Isso é profundo e estruturado e provavelmente consome bastante tempo, o que é um luxo que você pode não ter.

No outro extremo da escala de formalidade, você tem algo como o livro Get Fit with The Lazy Project Manager, de Peter Taylor, que fornecerá uma abordagem prática para estruturar uma verificação de saúde.

Você também pode conversar com seu mentor (você pode me reservar uma conversa por uma hora se quiser alguém imparcial para conversar!)

Como assumir um projeto existente
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