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Google e Facebook foram os primeiros a anunciar que os funcionários estarão livres para trabalhar em casa até 2021, enquanto o Twitter deu um passo adiante para dizer que os funcionários podem trabalhar em casa ‘para sempre’, se assim o desejarem.

Tais declarações abrangentes antes de chegarmos a meio do ano de 2020 sugerem que o clima em muitas empresas está mudando, inclinando-se a permanecer remoto mesmo após a pandemia.

O trabalho remoto não é uma nova tendência – estudos mostram que a aceitação global aumentou 91% na última década – mas o coronavírus acelerou seu salto para a adoção em massa.

À medida que se torna evidente que a mudança temporária para o trabalho em casa provavelmente será uma mudança de longo prazo, as empresas precisam considerar como podem otimizar as operações remotas.

A adaptação bem-sucedida leva mais do que a transição das práticas existentes do escritório para sistemas remotos. As empresas devem ajudar seus funcionários a gerenciar a nova realidade, criando novos sistemas de trabalho que mantêm a eficiência e a eficácia à distância.

Ajustando à comunicação assíncrona

Entre os muitos aspectos da vida normal do escritório que não são transferíveis para o trabalho doméstico, é discutível que os métodos padrão de comunicação são os mais importantes.

Com a maioria das empresas baseadas em locais físicos, as equipes se acostumaram a certas formas de comunicação; conversando particularmente com seus colegas pessoalmente e recebendo uma resposta instantânea.

Na esfera remota, no entanto, as conversas são diferentes. Em vez de caminhar até a mesa do colega ou se apoiar no ombro, os funcionários devem enviar uma mensagem e aguardar.

Essa mudança tem várias vantagens, especialmente quando se trata de reduzir a distração. O compartilhamento de informações imediato e sincronizado geralmente é o oposto – assíncrono -, o que significa que as comunicações são executadas em um período de tempo mais lento.

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O resultado? Onde a interação pessoal anteriormente criava interrupção imediata para tarefas que geralmente eram menos urgentes do que as que estão sendo trabalhadas atualmente, essa eliminação de respostas instantâneas permite mais tempo para avaliar adequadamente os níveis de prioridade.

Para garantir que as comunicações continuem fortes, as empresas precisarão deixar as normas do escritório para trás e implementar um conjunto totalmente diferente de tecnologias e processos.

Adotando facilitadores tecnológicos

À medida que os espaços de trabalho vão do mundo real para o virtual, fica claro que uma infraestrutura digital robusta será essencial para manter as equipes conectadas.

E, como as empresas de todo o mundo já sabem, o aproveitamento de ferramentas digitais eficientes será uma parte essencial disso; como mostra o enorme aumento na popularidade da videoconferência Zoom, que organizou reuniões para 300 milhões de pessoas diariamente em abril de 2020.

Porém, aumentar a capacidade digital pode ter o efeito colateral de uma matriz pesada de tecnologia.

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Das plataformas de videoconferência e mensagens destinadas a melhorar a conexão em tempo real, para separar o software para atividades como email, compartilhamento de documentos, criação de faturas e registro de horas, existem várias ferramentas que podem causar confusão para os funcionários. Sem mencionar a dispersão de informações críticas de negócios em vários sistemas separados.

Construir a base certa para a eficiência remota significa coordenar a tecnologia com cuidado, e a melhor maneira de conseguir isso é selecionando opções que permitam às empresas unir suas ferramentas.

Com uma plataforma centralizada que une tecnologia díspar, as empresas podem minimizar a eficiência perdida ao manipular vários canais de comunicação – estimados em até 40% do tempo produtivo individual – e permitir que sua equipe permaneça em contato, sem perder tempo ou foco cruciais.

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Novas regras, por favor: Encontrar flexibilidade

Para prosperar, todo funcionário precisa de um ambiente em que possa trabalhar e colaborar de maneira adequada à sua situação específica. Além das comunicações unidas, é vital criar políticas que reconheçam a realidade assíncrona e levem em conta a variabilidade significativa das práticas de trabalho remoto.

Por exemplo, isso pode incluir o estabelecimento de horários de trabalho flexíveis para acomodar a complexidade da vida doméstica em meio à pandemia.

Embora possa parecer em desacordo com o ritmo acelerado típico das operações comerciais, fornecer flexibilidade para aqueles que se esforçam para equilibrar as necessidades de sua família e carreira gerará recompensas valiosas.

Os funcionários que se sentem no controle do dia não apenas ficarão mais felizes, mas também motivados a maximizar sua produção e produzir um trabalho de alta qualidade.

No entanto, isso não significa uma mudança para o gerenciamento desanexado: manter o entendimento completo de todos os projetos e contas será crucial para os líderes de negócios manterem a atividade em andamento.

Mas há uma diferença entre a microgerenciamento de pessoas, que é prejudicial à saúde, e a microgerenciamento de processos, que ajuda as empresas a manter o rumo.

Ao alavancar o rastreamento holístico do tempo e as plataformas de coleta de feedback, os líderes podem obter uma visão geral completa do desempenho que não apenas os mantém informados, mas também auxilia na identificação e resolução de problemas.

Por exemplo, isso pode incluir o uso de dados para identificar e resolver desperdícios de tempo, como videochamadas desnecessárias. Ou idéias podem identificar áreas em que as políticas existentes devem mudar; como oferecer aos funcionários pressionados a oportunidade de discar seu trabalho assíncrono, mudando para horário flexível ou definindo as horas designadas ‘não perturbe’.

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A revolução do trabalho remoto pode ter sido repentina, mas parece durar; pelo menos no futuro próximo. E para as empresas, o impacto em seu sucesso, agora e no futuro, será o quão bem elas se adaptam às novas realidades da vida virtual.

Aqueles que saírem da crise na posição mais forte serão os negócios que foram além da simples tentativa de replicar processos offline no mundo online. Eles terão criado as bases para a eficácia remota, adotando novas comunicações, colaboração e flexibilidade.

Fred Kriger é fundador e CEO da Scoro.

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