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Enquanto a eficiência está obtendo o mesmo com menos, a produtividade é obter mais com o mesmo. É sobre crescimento, pelo menos, tanto quanto anular o desperdício.

O maior desafio após o COVID-19 é que não sabemos como será o mundo. O que sabemos com certeza é que haverá um período prolongado de mudança antes que as coisas finalmente se ajustem ao novo normal.

Estas são as nossas principais dicas para gerentes de projeto que buscam aumentar a produtividade em um mundo incerto:

  1. Ir para o crescimento – Embora a economia esteja desafiadora no futuro próximo, onde quer que haja mudanças, há oportunidades. A melhor maneira de melhorar a produtividade é aumentar a produção e vender mais.

    Os anos 80 foram economicamente desafiadores, mas assistimos ao lançamento e estabelecimento de computadores pessoais que não poderíamos conceber operando sem agora e ao estabelecimento do vale do silicone. E os anos 80 produziram mais empresas da Fortune 500 do que em qualquer outra década. Seja qual for o setor em que você opera, é provável que tenha havido uma mudança no comportamento do cliente que crie uma oportunidade para você e / ou seus clientes.

    O gerenciamento de projetos vai além do gerenciamento do plano e é importante verificar o ambiente em busca de mudanças que criam riscos e oportunidades para a entrega do plano. Agora é a hora de procurar e identificar as oportunidades que estão acontecendo por causa do COVID-19.

  2. Pense o impensável– O vírus e suas conseqüências levaram as empresas a mudar a maneira como fazem as coisas. Por exemplo, muitos setores buscam novas soluções para a cadeia de suprimentos, opções de atendimento e rotas para o mercado. As empresas fizeram mudanças que seriam impensáveis ​​em momentos anteriores e em tempos recordes.
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Que mudanças radicais você pode trazer para aprimorar seus negócios?

O COVID-19 desencadeou uma onda de inovação ao provocar a necessidade de algumas das soluções de problemas mais criativas de uma geração. Chegaremos a um ponto em que o vírus se tornará menos significativo, e as organizações que se recuperarem mais fortemente serão as que mantiverem o pensamento inovador criado pela necessidade.

  1. Identifique e elimine o desperdício – a outra parte da produtividade é a eliminação implacável dos resíduos dos processos, sejam formas de trabalho estabelecidas há muito tempo ou atividades totalmente novas devido à implementação do projeto.

O estudo de tempo e movimento pode ser visto como uma ferramenta antiquada e complicada para aplicar à sua operação. No entanto, o estudo de trabalho moderno usa uma combinação de técnicas para criar insights que identificam e quantificam oportunidades para aumentar a eficiência de uma maneira que permita a priorização e a troca de recursos.

Medir os processos antes e depois para confirmar o upside do caso de negócios e quantificar possíveis ajustes e melhorias é essencial para aumentar a produtividade. Por exemplo, uma rede de cafeterias do Reino Unido queria mudar seu layout de balcão, e a medição do tempo necessário para preparar café e comida em três modelos diferentes de balcão os ajudou a tomar uma decisão de implantação a partir de uma base robusta de evidências.

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As implementações de sistemas podem descobrir que a introdução de novas tecnologias nem sempre produz os benefícios esperados. Por exemplo, vimos uma cadeia de cafeterias diferente introduzir um moedor de café automático.

O estudo de trabalho mostrou que, em vez de usar o tempo livre para avançar com o restante do processo de produção, os colegas estavam de pé e observando o moedor. Não surpreendentemente, a economia de tempo prevista não foi alcançada até que novas formas de trabalho fossem adotadas; destacando a importância de gerenciar a mudança comportamental necessária para a implementação.

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E em muitos estudos, encontramos uma variação significativa no tempo para concluir um processo entre sites devido à baixa conformidade do processo. Em uma operação que estudamos, apesar da existência de procedimentos operacionais claramente definidos, observamos que as mercadorias recebidas colocadas em armazenamento são manuseadas concluídas de forma diferente em cada local e uma quantidade significativa de manuseio duplo e tempo extra necessário, com a menor eficiência.

Um estudo profundo de seus processos ajuda você a entender o impacto do projeto, a consistência com que ele foi adotado e a identificar oportunidades de melhorias adicionais.

Por exemplo, em uma área de saída de mercadorias, observamos estações de trabalho com tudo o que precisava para passar ao lado de outras onde os colegas precisavam caminhar para selecionar e recuperar o tamanho da caixa que precisavam. Nenhum prêmio por adivinhar qual processo demorou mais e raspar segundos de processos repetitivos faz uma grande diferença na capacidade de transferência e nos recursos implantados.

  1. Acelere – o padrão-ouro para gerenciamento de projetos está cumprindo pontualmente as especificações exigidas. Atrasos costumam ser a causa de aumento de custos, bem como uma data de entrega reduzida. Se o seu projeto agregar valor, identificar como você pode oferecer os benefícios mais rapidamente gerará o benefício extra necessário em tempos difíceis.

Como você pode entregar antes?

Dado que a maior parte do benefício virá da obtenção de 80% do caminho até lá e os 20% finais costumam ser os mais dispendiosos e demorados, você pode implementar a fase para acessar a criação de valor anterior? Use sua criatividade para criar atalhos que oferecem a mesma qualidade antes do planejado.

Em um ambiente em que há mudanças significativas e contínuas, pode ser difícil conhecer o impacto e o valor de projetos de longo prazo. No curto a médio prazo, a flexibilidade será a palavra de ordem para os gerentes de projeto e aqueles que agregam valor extra em um período mais curto serão os campeões de produtividade de sua organização.

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Simon Hedaux é fundador e CEO da Repensar a produtividade, um parceiro de produtividade líder mundial que ajuda as empresas a aumentar a eficiência, aumentar a produtividade e otimizar orçamentos. Para mais informações, veja https://rethinkproductivity.co.uk/

*As fotos exibidas neste post pertencem ao post www.pmtoday.co.uk

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