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Elizabeth apresentando

Hoje, estou entregando o blog para Leigh Espy. Nesta peça, Leigh fala sobre como adaptar suas apresentações para executivos seniores em nível de diretoria.

À medida que você cresce em sua carreira de gerenciamento de projetos, você deve fazer várias apresentações. No entanto, nem todas as apresentações são iguais. Apresentações para executivos seniores podem ser muito diferentes de apresentar informações de projeto a colegas.

Leigh Epsy
Leigh Epsy

O nível de formalidade pode variar dependendo da sua organização, mas geralmente o foco e as necessidades das pessoas no nível C-suite são os mesmos e são muito diferentes daqueles no nível de colaborador ou gerente individual.

O que significa C-suite?

No nível C, estamos falando de pessoas que têm cargos começando com “C”, como CEO, CEO, CFO ou similar. As principais pessoas da sua empresa; sua diretoria.

Esses são os gerentes seniores da organização: as pessoas que são líderes executivos. Pense: eles têm o escritório da esquina! E frequentemente escritórios no último andar. Com janelas e vista … pelo menos é assim que as coisas costumavam ser.

Os líderes seniores de hoje têm a mesma probabilidade de entrar em contato conosco.

No entanto, independentemente de onde eles estejam, você ainda precisará entender os pontos de vista deles e o que eles precisam em uma apresentação. Compreender as diferentes necessidades do público executivo o ajudará a preparar e fazer apresentações sobre seus projetos com confiança e graça.

Vamos examinar primeiro as diferenças entre o que um público de liderança executiva deseja de uma apresentação e o que será melhor com seus colegas.

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Dicas para iniciar apresentações executivas

Você provavelmente não terá tanto tempo se estiver na agenda de uma sessão executiva. Você precisa chegar ao ponto o mais rápido possível.

Não comece com histórias, mas vá direto ao ponto. Lidere com o que você precisa deles. Use um slide de resumo (conforme este conselho da HBR) para resumir tudo em sua apresentação e, em seguida, use o restante da apresentação para dar suporte a isso.

Dica: Você precisa ter os dados disponíveis caso sejam solicitados.

Isso é diferente de como você apresentaria aos seus colegas.

Você quer envolver seus colegas com o “Porquê” do projeto. Ajude-os a entender os benefícios para que você possa obter o apoio e apoio deles. Fale de uma perspectiva com a qual eles possam se relacionar. Ao se conectar com uma história, você pode capturar o interesse deles e atraí-los mais.

6 Dicas para Apresentações Executivas Fortes

Aqui estão as minhas 6 principais dicas para gerenciar a parte intermediária da sua apresentação de liderança sênior. Você foi chamado para uma reunião de nível C para mostrar suas coisas, não perca a oportunidade!

  • Depois de explicar sua posição ou o que você precisa, dê uma breve explicação de por que isso é importante para a empresa. Dê contexto.
  • Forneça evidências de que sua posição é importante. Faça isso com dados de alto nível e use gráficos ou tabelas, se possível. Apresentar resultados e o que os dados suportam.
  • Esteja pronto com os dados da pesquisa, se solicitados.
  • Se os executivos se afastarem do que você ensaiou, esteja pronto para seguir em frente. Você precisa deixar a conversa fluir na direção que eles tomam. Eles podem precisar ter discussões periféricas para chegar a um acordo ou decisão sobre o seu tópico.
  • É possível que você não tenha tanto tempo quanto o esperado. Esteja pronto para fazer sua apresentação em um prazo mais curto, se necessário. Estar preparado com opções é fundamental:
    • Seja claro em seus objetivos e resultados
    • Esteja pronto para fornecer uma versão muito mais curta da sua apresentação
    • Esteja pronto para discutir, mesmo se você precisar se afastar de sua apresentação ensaiada
    • Vá imediatamente para o seu resultado final.
  • Leia a sala e faça alterações para acomodar o que está acontecendo no momento – seja flexível e pronto para a direção da discussão.
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Este artigo tem mais dicas para apresentação no trabalho, se você quiser aprofundar um pouco mais essas estratégias.

Quão as apresentações da gerência sênior diferem de outras apresentações

Quando você está conversando com seus colegas sobre o seu trabalho, pode adotar uma abordagem diferente.

A parte principal da sua apresentação pode ser configurada de uma maneira diferente, porque eles precisam levar informações diferentes para que possam tomar decisões, executar seu trabalho ou entender o que está por vir.

Aqui estão algumas dicas para gerenciar esse tipo de apresentação.

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  • Usar silêncios em suas histórias e apresentações pode ser poderoso.
  • Seu público-alvo quer ser informado e entretido. Contar histórias e explicar seus pontos de maneira que ressoe com seu público vai impactá-los mais. Use histórias que chamam sua atenção.
  • Sua apresentação deve fluir em uma ordem lógica. Se você estiver apresentando um novo produto de software, defina o contexto para o público e desenvolva as informações. Se você estiver apresentando novas mudanças no processo que devem ser adotadas por outras pessoas, você pode contar uma história sobre os desafios atualmente enfrentados e como abordou o desenvolvimento do processo para obter as entradas corretas para as mudanças. Então você pode contar sobre as mudanças e como elas beneficiarão os outros. Você pode seguir os planos de lançamento / adoção. Garanta que sua apresentação flua bem.
  • Se o seu público se desviar do assunto, traga-o de volta ao ponto para manter a apresentação focada.

Gorjeta: Fique no palco! Leia sobre o momento em que Elizabeth caiu do palco.

O livro de apresentações é uma boa referência sobre como fazer apresentações destacadas das quais as pessoas se lembrarão.

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Como fechar uma apresentação para executivos seniores

Para a melhor apresentação para sua equipe de liderança sênior, você deve deixar claro o que é necessário deles (ou no geral) e nas próximas etapas.

Se alguém tiver um item de ação ou atividades de acompanhamento, seja claro quem é e que ação deve ser tomada.

Infográfico de habilidades de apresentação

Dicas finais para criar apresentações executivas bem-sucedidas (que também funcionam para todas as apresentações)

Existem semelhanças que darão suporte a uma apresentação bem-sucedida para ambos os tipos de público: o público executivo e os colegas ou outras pessoas. Você deve:

  • Conheça o seu público
  • Esteja ciente das várias preocupações na sala antes de apresentar
  • Antecipe as perguntas que serão feitas para que você esteja pronto para responder ou fornecer os detalhes que serão solicitadas
  • Não leia nos slides do PowerPoint
  • Pratique, pratique, pratique!

Ao saber o que é necessário para informar os líderes seniores e seus colegas, você estará pronto para apresentar aos colegas e executivos com sucesso.

Sua equipe e gerência confiarão em você para representar o projeto ou seu departamento com graça e confiança em uma variedade de situações, e você estará na frente de cada um sabendo que está bem preparado.

Quer mais dicas? Aqui está um vídeo rápido sobre como oferecer uma ótima apresentação sobre seu projeto.

Sobre o autor: Leigh Espy tem 18 anos de experiência em gerenciamento de projetos, com foco principal no gerenciamento de projetos de TI. Ela trabalhou nos setores público e privado, e nacional e internacionalmente. Ela adora ajudar os PMs mais novos e aqueles que desejam mudar para o gerenciamento de projetos. Ela bloga em projectbliss.net.

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