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Brendan Harkin, Chefe do Escritório de Gerenciamento de Portfólio (PMO), explica como a implementação do Microsoft Project Online proporcionou à sua organização uma economia de eficiência de 25% e colocou seu portfólio diversificado e complicado de projetos em clareza cristalina.

Conte-nos sobre o Translink e seu papel?

A Translink fornece serviços de transporte público para a Irlanda do Norte e é composta por três principais empresas operacionais; Ferrovias da Irlanda do Norte, Ulsterbus e Metrô. A organização opera 12.500 serviços de ônibus, trem e ônibus todos os dias e realiza 85 milhões de viagens de passageiros todos os anos.

Para apoiar e desenvolver esses serviços, a Translink gerencia um portfólio contínuo de investimentos de capital para instalações de infraestrutura e propriedades ferroviárias, além de projetos de engenharia de ônibus e trens.

Estes são coordenados e controlados através de um PMO (Gabinete de Gerenciamento de Portfólio) centralizado. Financiada pelo Departamento de Infraestrutura (DfI), a carteira de investimentos atualmente excede £ 100 milhões por ano.

Como chefe do escritório de gerenciamento de portfólio (PMO), sou responsável por gerenciar o planejamento e a entrega do portfólio geral e garantir os processos de gerenciamento de projetos e programas de melhores práticas.

Dê-nos uma idéia da complexidade dos projetos nos quais você trabalha

O portfólio da Translink consiste em uma gama diversificada de projetos nos programas de Engenharia de Rede, Propriedade, Engenharia de Ônibus e Ferroviário e TIC.

Normalmente, há mais de 300 projetos ativos sendo gerenciados simultaneamente, variando em valor de £ 100.000 a £ 100m mais. Os tipos de projeto incluem renovações de infraestrutura ferroviária e obras de aprimoramento, desenvolvimento de estações de ônibus e trens e novas instalações de engenharia e expansão de frotas de ônibus e trens

Para gerenciar a ampla gama de programas e projetos interdependentes, adotamos uma abordagem de governança de melhores práticas com base em uma estrutura de portfólio, programa e escritório de projetos (P3O), que visa integrar projetos, programas e portfólio e garantir o retorno ideal do investimento.

Como você entrou em contato com o The Project Group?

O Grupo de Projetos (TPG) foi recomendado à Translink pela Microsoft como um parceiro Gold PPM. Sua equipe é altamente experiente e nos guiou por todo o ciclo de vida da implantação do conjunto de ferramentas.

O conjunto de suplementos do Microsoft Project da TPG foi fundamental para atender a vários dos desafios mais complexos do Translink.

Qual era a sua necessidade e como eles abordaram o projeto?

O portfólio de projetos da Translink, tanto em número quanto em valor, aumentou consideravelmente nos últimos anos, à medida que o investimento em transporte público aumentou.

Nosso antigo sistema de gerenciamento de informações do projeto não era mais adequado ao objetivo e o PMO estava lutando para gerenciar efetivamente o volume e a escala cada vez maiores de projetos e os requisitos de dados associados.

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O sistema antigo não integrava as agendas do gerente de projetos com o programa mestre central, portanto, exigindo uma interface de dados manual com o PMO. Essas ineficiências fizeram com que o PMO passasse quase uma semana todos os meses capturando e transferindo dados do projeto antes que pudéssemos entender completamente o desempenho, os riscos e os problemas do portfólio.

Nós desenvolvemos uma variedade de KPIs P3O complexos e os relatórios foram desenvolvidos. O atraso entre as atualizações do projeto e a publicação do portfólio criou inconsistências entre a origem e a versão publicada.

Esse problema foi agravado pelo aumento das expectativas do cliente em fornecer informações rápidas e em tempo real sobre o projeto. Como organização cliente do governo, esse era um requisito crítico.

Outra questão foi o sistema de gerenciamento de documentos da Translink, desenvolvido separadamente para que a documentação do projeto, o cronograma e as informações de custo não fossem integrados.

Como você superou esses desafios?

Decidimos que precisávamos de um sistema corporativo baseado em nuvem para integrar totalmente o PMO e as informações do projeto. Tinha que ser personalizado para atender às necessidades dos negócios. Também queríamos aproveitar o recurso do Power BI para aprimorar nosso recurso de relatório.

A Translink se envolveu com a TPG, um Microsoft Gold Partner, para desenvolver um sistema de gerenciamento de informações P3O integrado sob medida, com base na metodologia Project Web App (Project Online e SharePoint Online), combinada com o Power BI.

A TPG trabalhou em estreita colaboração conosco para entender como nossa metodologia e sistemas de relatórios funcionavam e incorporar muitos dos recursos incorporados no novo software. Isso foi crucial para nós: desenvolver um modelo sob medida para atender às necessidades de negócios, em vez de uma simples solução pronta para uso.

A TPG garantiu que os arranjos existentes ‘business as usual’ pudessem ser mantidos em paralelo durante o desenvolvimento, para que não houvesse perda de capacidade durante a implementação do projeto.

Para resolver algumas das necessidades do PMO da Translink, a TPG implantou um de seus aplicativos de projeto, que importa dados de linha de base de todos os projetos ativos em um arquivo de projeto para fornecer uma imagem integrada e fornecer um plano de capital preciso.

A TPG aconselhou sobre como a capacidade do sistema poderia ser aprimorada com o usuário do Power BI e eles desenvolveram o novo sistema, que agora é uma função essencial para nossos negócios.

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De que maneiras o Microsoft Project e o Power BI entraram em ação?

Todos os gerentes de projeto da organização agora usam o Microsoft Project para gerenciar seus projetos. As informações na página de detalhes nos ajudam a desenvolver relatórios de várias camadas, detalhados e complexos.

As informações provenientes da programação agora são ‘uma verdade’; precisa e acessível fora da rede e na nuvem.

Usando o Power BI, desenvolvemos relatórios detalhados usando os dados. Isso nos permitiu não apenas ver mudanças de período no portfólio, mas pela primeira vez ter uma projeção precisa para o futuro.

Com o Power BI e usando os dados do projeto, pudemos ver como seria o portfólio há mais de 30 anos, permitindo aprimorar nossos objetivos e visão de longo prazo para nossos projetos.

O que você gosta nessas ferramentas?

O Project Online nos permitiu integrar estruturas de portfólio, programa e projeto com listas que agregam os principais dados de P3O, incluindo custos, marcos, controle de alterações, riscos, problemas, lições aprendidas e benefícios. A capacidade de integrar a documentação do projeto no mesmo local foi um benefício importante nos requisitos de gerenciamento de projetos e registros.

O resultado é que, em tempo real, dados integrados sobre projetos, programas e portfólio estão disponíveis e acessíveis. O resultado é ‘uma verdade’ para análise, tomada de decisão e elaboração de relatórios.

O treinamento para gerentes de projeto e partes interessadas tem sido direto e a adoção de novos sistemas é bastante consistente. Relatórios em destaque, KIPs de custo, cronograma, bem como benefícios, riscos, problemas, alterações, lições aprendidas etc. são listas de formulários gerados e dados estáticos de projetos e são agrupados nos programas e no portfólio.

Uma grande vantagem do uso do Power BI para análise e visualização de dados é que ele é acessível. A versão do Power BI Desktop é gratuita, o que permite que alguns membros da equipe criem relatórios ad-hoc.

Com a ampla gama de visualizações personalizadas – ou seja, aquelas feitas pelos desenvolvedores para um uso específico, a equipe conseguiu produzir relatórios altamente interativos, atraentes e profissionais. Há uma variedade de visualizações personalizadas, incluindo KPIs, mapas, tabelas, gráficos, visuais de script R e assim por diante.

O uso do Power Bi em conjunto com o Project Online melhorou imensamente nossa capacidade de geração de relatórios e agora se tornou o meio aceito para visualizar dados de P3O nos níveis de projeto, programa e portfólio.

A variedade de dados e relatórios agora disponíveis pela primeira vez em nível de portfólio permite ao nosso executivo visualizar, entender o P3O em nível estratégico e ajudar a influenciar as decisões.

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De que maneira as ferramentas melhoraram a eficiência / visibilidade / produtividade?

De maneira conservadora, removemos uma semana de tempo improdutivo por mês como parte do ciclo de coleta, verificação, análise e relatório de dados ao Executivo.

Isso é equivalente a 25% de economia de eficiência para os recursos da equipe do PMO. Uma eficiência adicional de 5 a 10% do tempo dos gerentes de projeto foi economizada nos relatórios ao PMO e no uso das mesmas informações em vários outros relatórios.

O verdadeiro sucesso é nossa capacidade de gerenciar perfeitamente o portfólio de projetos da Translink, desde os gerentes de projeto até a equipe de executivos sênior. O Project Online e o Power BI tornaram-se a norma nos relatórios nos painéis de projetos e nos relatórios dos painéis do portfólio e do programa para a equipe executiva

Os dados do projeto agora são facilmente acessíveis e co-localizados nos locais do projeto.

A utilização do modelo continua a crescer e agora está sendo usada para informar outros departamentos de negócios, como Compras e Imóveis. Outros desenvolvimentos em andamento incluem o Planejamento de Benefícios.

Quais foram os principais benefícios dessa experiência para o Translink?

A capacidade de acessar dados em tempo real e relatar a partir de uma única fonte de verdade é extremamente benéfica, especialmente para uma organização financiada pelo setor público como a Translink. Tanto o PMO quanto os usuários finais podem ter certeza de que os dados e os relatórios são da fonte e representam a posição real.

O sistema permite que a Translink implemente um objetivo-chave em nossa estratégia P3O (Portfolio-Program-Project Office) para um sistema integrado de gerenciamento de informações para apoiar o planejamento e a entrega.

A estrutura integrada provou ser inestimável no planejamento de cenários para investimento de capital e permite aos gerentes de programa uma melhor visibilidade de seus programas.

A qualidade das informações em tempo real para a tomada de decisões melhorou drasticamente, incluindo os Relatórios de Destaque, KPIs, Riscos, Problemas, Mudanças, Lições Aprendidas e Realização de Benefícios.

O recém-integrado sistema Project Online, SharePoint Online e Power BI também trouxe grandes eficiências no gerenciamento de projetos e nos recursos do PMO. Agora, o tempo é gasto de maneira mais produtiva na análise de dados e tomada de decisão, em vez de manipulação e migração de dados.

Com o Microsoft 365 e o Microsoft Project, agora acessamos nossos agendamentos, sites do SharePoint e relatórios do Power BI remotamente a partir de qualquer dispositivo.

A capacidade de geração de relatórios de projetos melhorou imensamente e agora é amplamente utilizada em toda a empresa e tem sido uma verdadeira virada para a entrega e garantia do planejamento do projeto.

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