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A colaboração é um plano de ação que muitos soam nos negócios. Gerentes e executivos de alto escalão cantam seus louvores. Eles pedem às equipes que trabalhem de forma mais colaborativa para aumentar a produtividade. A ironia é que essas mesmas pessoas geralmente negligenciam a colaboração dentro de seus próprios círculos.

Se ao menos houvesse uma maneira de promover a colaboração não apenas no nível da equipe, mas no nível da empresa. Isso pode impactar tudo o que uma empresa faz. Os projetos seriam mais colaborativos. A produtividade aumentaria. O moral melhoraria. Mas isso é apenas um sonho que nos distrai de voltar ao trabalho em nossos silos individuais?

Não, existe uma solução! Chama-se colaboração empresarial e ajuda as organizações a tirar o máximo proveito do mundo digital em que vivemos. A colaboração empresarial pode tornar as empresas mais eficientes, e isso se resume a como os projetos são executados, como os membros da equipe trabalham uns com os outros e como os clientes são atendidos.

O que é colaboração corporativa?

A colaboração corporativa é uma maneira de se comunicar efetivamente em nível corporativo. Existem várias maneiras de facilitar essa comunicação, como uma plataforma colaborativa, ferramentas de redes sociais corporativas, uma intranet ou a Internet. É preciso o que pode ser uma força de trabalho dividida e fornece a eles as ferramentas para trabalharem juntas.

É um sistema que facilita o compartilhamento de informações para que os funcionários possam trabalhar juntos em projetos, independentemente de estarem no mesmo escritório ou distribuídos globalmente. Isso é alcançado por meio de soluções de software, rede e processamento.

As soluções de colaboração corporativa incluem software baseado em nuvem como ProjectManager.com (no qual abordaremos mais detalhadamente mais adiante), videoconferência, ferramentas de compartilhamento de documentos e outras tecnologias que conectam pessoas em todos os níveis de uma organização.

Uma maneira de alcançar seus clientes

Porém, isso não se limita à colaboração interior entre colegas de trabalho: também pode ser com partes interessadas externas. Uma organização pode colaborar com seus clientes em uma estratégia de rede social.

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Isso abre uma janela para as plataformas sociais, para que as empresas possam pesquisar, anunciar e obter um instantâneo das necessidades e desejos de seus clientes.

Por que a colaboração corporativa é importante?

A colaboração corporativa é importante porque simplifica o processo de comunicação em uma organização. Isso é sempre positivo, pois uma melhor comunicação anda de mãos dadas com uma organização melhor administrada.

No entanto, é duplamente importante para qualquer empresa que se expandiu e agora é uma entidade global com trabalhadores remotos em diferentes fusos horários.

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Organização aprimorada de dados e conhecimento

O ataque de dados que as empresas de hoje enfrentam exige uma estratégia eficaz de comunicação e colaboração. As pessoas nas organizações estão trabalhando com mais informações do que nunca, o que pode entupir até o maior canal de comunicação.

Isso e a aceleração das operações de negócios à medida que a indústria se expande para a produção mundial exigem uma maior colaboração para lidar melhor com o estresse crescente causado pelos negócios.

A colaboração corporativa permite que as pessoas troquem conhecimento, armazenem e troquem arquivos, além de criar e editar documentos juntos. Oferece a capacidade de trabalhar juntos em tempo real, através da criação de espaços colaborativos ou escritórios virtuais. Isso fornece uma vantagem em um cenário de negócios cada vez mais competitivo.

Uma maneira econômica de aumentar o trabalho em equipe

Um sistema colaborativo corporativo não apenas otimiza a produtividade e o desempenho, mas também ajuda os resultados financeiros da organização, reduzindo os custos de viagens e telefone. As equipes que estão trabalhando em um espaço virtual não precisam se reunir pessoalmente. Além disso, as ferramentas de bate-papo podem ser mais baratas que um sistema telefônico integrado.

Há também a disponibilidade imediata de membros da equipe, que podem não conseguir atender uma chamada, mas podem responder rapidamente a uma pergunta por meio de um aplicativo de bate-papo. Isso faz o trabalho mais rápido, coordenando tarefas e eliminando mensagens redundantes.

Estratégias e implementação de colaboração empresarial

É necessária transparência para qualquer empresa que queira tirar proveito da colaboração corporativa. A organização deve abrir suas portas para novas tecnologias e deve ser adotada por todos os envolvidos. A colaboração corporativa requer adesão de cima para baixo, portanto, verifique se sua empresa está pronta para adotá-la.

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Depois de determinar que é uma boa opção para a organização, deve haver uma estratégia completa e clara para implementá-la. Os passos seguintes são recomendados.

1. Tenha um objetivo e processo claros

Não se apegue à colaboração empresarial, porque parece uma boa ideia. É, mas apenas como se aplica aos problemas de negócios que você está enfrentando. Pergunte a si mesmo como isso beneficiará a empresa, seus funcionários e como todos trabalham.

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Se for um bom ajuste, você precisará de um plano de implementação. Configure uma série de tarefas e prazos em um cronograma e responsabilize as pessoas. Isso exige que os funcionários aprendam novos procedimentos e que os gerentes confiem em seus funcionários.

2. Obtenha a ferramenta certa

Veja suas respostas desde o primeiro passo e pesquise quais tecnologias e ferramentas estão disponíveis para lidar com essas preocupações. Existem muitas ferramentas disponíveis para facilitar a colaboração. Você não deseja obter uma dúzia e descobrir que realmente usa apenas duas. Isso derrota o propósito.

Procure ferramentas que funcionem dentro da sua estrutura e direcionem os pontos problemáticos que você deseja aliviar. Em seguida, verifique se o software é fácil de usar e compatível com suas necessidades.

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3. Definir regras

Você tem sua visão e a ferramenta para chegar lá. Agora você precisa obter a força de trabalho para participar. A melhor maneira de fazer isso é mostrando a eles como as coisas melhorarão na vida cotidiana do trabalho. Isso aumentará a produtividade, mas também economizará tempo.

O treinamento será essencial, embora, com sorte, você escolha uma ferramenta sem uma curva de aprendizado acentuada. No entanto, além da tecnologia, deve haver regras para engajamento e etiqueta. Isso é especialmente verdade se você estiver em interface com os clientes nas redes sociais. Porém, mesmo internamente, a comunicação através do texto apaga as nuances e pode ser mal interpretada. Um conjunto claro de diretrizes ajudará a evitar falhas de comunicação.

4. Monitorar e rastrear

Depois de instalar e usar o sistema de colaboração corporativa, você não estará pronto. Embora não seja um projeto em si, como não há um endpoint com entregas, é um processo. E, como projetos e processos, requer monitoramento e rastreamento rigorosos para determinar se você está atendendo às expectativas. Isso fornece informações sobre o desempenho do sistema e fornece dados para ajustar o processo para obter melhores resultados.

ProjectManager.com maximiza a colaboração corporativa

O ProjectManager.com é um premiado software de gerenciamento de projetos usado pelas empresas para organizar equipes e fazê-las trabalhar melhor juntas em projetos e operações comerciais. É um software de colaboração empresarial ideal e elimina a necessidade de usar vários aplicativos diferentes. Muitos dos recursos de colaboração de que você precisa estão integrados no ProjectManager.com.

Ferramentas colaborativas para começar o trabalho

A colaboração é mais do que apenas conectar. Está fornecendo ferramentas que permitem às equipes debater idéias e resolver problemas. O ProjectManager.com possui ferramentas de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt, quadros kanban, listas de tarefas e calendários, para que todos possam trabalhar e colaborar exatamente como desejam.

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Quando os membros da equipe recebem uma tarefa no ProjectManager.com, eles podem comentar no nível da tarefa. Quando o colega de equipe responde, eles são notificados por email. Isso mantém a comunicação localizada e eficiente, eliminando as cadeias de e-mail e mensagens instantâneas.

recurso de gerenciamento de tarefas com colaboração
O ProjectManager.com permite que as equipes colaborem e gerenciem o trabalho on-line juntos.

Mas a colaboração não é apenas falar, é compartilhar informações. O ProjectManager.com possui armazenamento ilimitado de arquivos; portanto, anexe quantos documentos e imagens forem necessários. Tudo isso pode ser acessível e compartilhado em toda a organização.

Gerenciamento de Carga de Trabalho

Quando as equipes estão trabalhando remotamente, pode ser difícil para os gerentes entenderem o que estão fazendo e se os recursos são adequados para que eles possam realizar suas tarefas. O ProjectManager.com possui uma página de carga de trabalho com código de cores para mostrar quem está fazendo o que.

página de carga de trabalho para gerenciamento de equipe
Gerencie a carga de trabalho de suas equipes, feriados e horas extras com nossa página de carga de trabalho.

Se alguns membros da equipe tiverem muitas tarefas, enquanto outros, poucos, os gerentes poderão equilibrar sua carga de trabalho a partir dessa página. Eles também podem ver quem tem folga quando e obter um calendário de todos os feriados, independentemente do país em que suas equipes estejam trabalhando, o que torna as tarefas fáceis e precisas.

Acompanhe o progresso de qualquer lugar

Embora os gerentes devam confiar em suas equipes para trabalhar, mesmo que não estejam no mesmo escritório, isso pode ser difícil. Você não deseja microgerenciar, mas também não deve negligenciar o progresso deles apenas para descobrir tarde demais que o trabalho está muito atrasado. O ProjectManager.com está à sua disposição.

captura de tela do painel para acompanhar projetos
Acompanhe projetos e portfólios com nossos painéis em tempo real.

Você pode ver o progresso de alto nível com um painel em tempo real que rastreia tarefas, custos e saúde, entre outras coisas. Se você procura mais detalhes, os relatórios com um clique podem ser filtrados para mostrar apenas as informações desejadas.

O ProjectManager.com ajuda as empresas a colaborar efetivamente, o que as abre para se concentrar em outros trabalhos sem depender de reuniões intermináveis. Os documentos necessários para direcioná-los estão na ponta dos dedos, onde quer que estejam e a qualquer momento. O ProjectManager.com também ajuda as empresas a planejar e executar seus planos, mantendo todas as ferramentas necessárias em uma única tela. Faça esta avaliação gratuita de 30 dias e veja por que mais de 10.000 equipes confiam no ProjectManager.com para colaboração e gerenciamento de projetos.

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