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Aumentando o impacto das lições aprendidas 2

Por Lenka Pincot

O gerenciamento de projetos oferece uma grande oportunidade para a aprendizagem profissional e pessoal, com a identificação das lições aprendidas como uma de suas práticas padrão. Discutir as lições aprendidas dentro da equipe ou compartilhá-las com outros colegas fora do projeto é sobre como encontrar maneiras de fazer as coisas melhor da próxima vez. Mas o que pode ser feito para maximizar o uso das lições aprendidas?

Existem inúmeros exemplos em que a capacidade de identificar oportunidades de melhoria e colocá-las em prática se enquadra totalmente na autonomia de uma equipe. Essas podem ser, por exemplo, sugestões de como se preparar para uma reunião inicial, dicas sobre como integrar novos membros da equipe mais rapidamente ou como envolver melhor as partes interessadas no projeto. Mas também há pontos que não podem ser abordados no projeto, porque estão nas mãos de equipes fora da influência direta do gerente de projeto. A equipe pode ser desafiada a permanecer motivada durante a sessão de lições aprendidas enquanto expressam dúvidas de que alguma mudança ocorrerá.

Me deparei com a frustração acima mencionada ao discutir o tópico das lições aprendidas durante um de nossos eventos do capítulo do PMI. Quando recordei minha própria experiência e esforços para maximizar os benefícios da identificação das lições aprendidas, percebi que havia três áreas de foco:

  1. Ajuste a frequência e o formato

Não é mais esperado que as sessões de lições aprendidas ocorram somente após a entrega do projeto. O aprendizado é um processo contínuo e, como tal, deve ser incentivado por lições frequentes aprendidas. Mas também é importante observar que aprendemos quando precisamos aprender – quando é útil. E quando precisamos de algo, seguimos o caminho de menor resistência para obter o conhecimento que estamos procurando.

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Quando dizemos repositório de lições aprendidas, provavelmente imaginamos um arquivo ou banco de dados do Excel. Existe uma maneira de tornar o conteúdo mais visível e acessível instantaneamente? Para tê-lo diante de nossos olhos e atualizado com freqüência, para termos uma idéia aproximada de quais informações podemos encontrar lá?

Atualmente, trabalho principalmente com equipes que usam métodos ágeis de gerenciamento de projetos, cujas lições aprendidas são substituídas por retrospectivas frequentes. Nós olhamos para um curto período de tempo específico e devemos concordar com quais experimentos a equipe tentará para obter melhorias. Os resultados das retrospectivas são escritos em quadros brancos e depois colocados em um espaço físico de equipe ou em um espaço digital (suas páginas wiki interativas).

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  1. Pratique os princípios Kaizen

Kaizen é originário do Japão e é um termo que se refere a boas mudanças, melhoria contínua ou mudanças para melhor. O Kaizen é baseado no reflexo do desempenho da equipe, soluciona ineficiências e é entregue em incrementos.

Ao discutir as lições aprendidas, capacite sua equipe a fazer a diferença, traduzindo as áreas de melhoria em etapas menores que estão sob a influência da equipe e podem ser entregues. Incentive-os a executar essas etapas. Como são menos complexas e mais viáveis ​​em prazos curtos, a equipe pode obter benefícios mais cedo e perceber que a mudança está em suas mãos.

  1. Alcance a organização

Projetos não existem no vácuo. A maneira como eles são entregues é altamente influenciada por toda a configuração organizacional. Para alterar o ambiente determinante, procure maneiras de usar o poder do aprendizado do projeto para influenciar o ambiente organizacional. Na minha experiência, isso só funciona quando você é capaz de identificar o valor que a mudança traz para as outras partes da organização.

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Em uma de minhas atribuições, eu sempre ouvia reclamações sobre testes e treinamentos insuficientes dos usuários de um novo sistema de informação que era o resultado de projetos de TI. A lição aprendida foi que os usuários não estavam envolvidos logo, os materiais de treinamento não atendiam às expectativas e deveriam receber mais atenção da próxima vez. Identificamos uma solução que aplicamos ao nosso projeto com resultados positivos. Como poderíamos impedir que essa situação acontecesse com os outros projetos que estavam descendo a linha? O que era necessário era tornar nossa abordagem um padrão organizacional para que outros projetos pudessem se beneficiar.

Se você não tem o mandato de fazer uma alteração, use suas habilidades de influência. Aumente a conscientização sobre o tópico, use as histórias de sucesso coletadas ao longo do seu projeto para demonstrar que existe uma maneira de resolver o problema, fazer aliados, oferecendo um bom trabalho e rede para divulgar as boas novas. Quando os tomadores de decisão começarem a ficar curiosos, tenha suas recomendações prontas.

Como suas equipes de projeto usam as lições aprendidas para crescer?

Publicado
                de Lenka Pincot
em: 03 de junho de 2020 09:28 |
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