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Sofie Berglund, gerente de relações com parceiros e gerente de projetos da Evoko, fornecedora de soluções para reuniões inteligentes, explica por que ser curioso, mas também ‘realista’, é a chave para o sucesso, por que protótipos antigos podem ser úteis e por que às vezes você só precisa deixar os projetos ‘respirarem’ .

O que primeiro o levou a migrar para o gerenciamento de projetos?

Quando me formei na universidade, não sabia com o que queria trabalhar. Comecei como engenheiro de design, onde projetei novos produtos dos quais realmente gostei. O tempo passou e eu percebi que estava inconscientemente envolvido em mais e mais tarefas de gerenciamento de projetos.

Eu pensei que era muito mais divertido me envolver com a forma como as pessoas poderiam trabalhar juntas, pensando mais no quadro geral do que na minha parte. Eu sempre gostei de estruturar e fazer planos, então a função de gerenciamento de projetos se tornou muito natural para mim.

Leve-nos através de sua carreira data, para quem você trabalhou?

Comecei minha carreira como engenheiro de projeto na empresa sueca de caminhões Scania AB, onde projetei peças externas de chassi, depois mudei de posição na empresa e me tornei líder de projeto do sistema de entrada de ar. Após a Scania, troquei completamente o setor e me tornei a líder de equipe / projeto da Martela, uma empresa de móveis finlandesa.

Depois de Martela, eu queria fazer consultoria, então comecei a trabalhar na ÅF AB. Não fiquei muito tempo porque minha segunda tarefa foi para uma empresa chamada SMS e Evoko, uma pequena empresa de inovação com enorme potencial. Felizmente, gostei deles, e eles gostaram de mim. Depois de alguns meses, atravessei a cerca e me tornei um funcionário lá.

O que você está a fim de fazer agora?

No momento, estou trabalhando como gerente de projetos e gerente de relações com parceiros da SMS e Evoko.

Eu tenho vários projetos em andamento. Alguns são novos projetos de desenvolvimento e outros internos.

No momento, também estamos trabalhando no roteiro de nossos futuros produtos, por isso estou gastando muito tempo criando planos de projeto e alocando recursos.

O que torna seu trabalho gratificante e divertido?

Definitivamente a enorme variedade – faço tantas coisas diferentes! Um dia eu posso executar tarefas muito acadêmicas ou administrativas e no outro tenho coisas mais técnicas ou práticas em andamento. Fico entediado facilmente, então essa é a melhor combinação para mim.

Como gerente de projeto, você também tem a vantagem de estar presente durante todo o processo, desde o início até a meta e isso é muito gratificante para mim.

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Outro aspecto importante é que tenho colegas inteligentes, de mente aberta e gentis. Todo dia eu aprendo alguma coisa e todo dia eu rio. Temos uma equipe tão boa que faz a diversão todos os dias.

Quais são seus principais pontos fortes e como você os usou?

Eu tento ser um realista positivo, o que significa que sempre quero ver uma solução, mas ela sempre deve ter algum fundamento. Para mim, é muito importante estar sempre ciente das minhas habilidades e dos limites do projeto, sabendo quando posso pressionar e quando preciso dar um passo atrás ou pedir ajuda.

Isso torna meu trabalho honesto e você sabe o que esperar. Eu sempre tento pensar no que é melhor para o projeto e priorizo ​​de acordo. Além disso, acho que sou uma pessoa muito feliz com algumas piadas matadoras que (às vezes) iluminam a atmosfera.

Quais aspectos do papel representam o maior desafio?

Encontrar um equilíbrio entre obter informações suficientes. Ao lidar com grandes projetos de desenvolvimento que cobrem muitas áreas diferentes, é difícil saber quanto você precisa saber sobre cada assunto.

Como gerente de projeto, você gosta de controle; você quer saber o máximo possível para acompanhar o desenvolvimento. Mas quando você está lidando com um projeto que inclui tudo, do desenvolvimento mecânico ao elétrico e ao software, não há como saber todos os detalhes.

Muitas vezes, você precisa deixar para lá, por mais interessante ou divertido que seja, porque precisa priorizar. Muitos gerentes de projeto, incluindo eu, são loucos por controle e, portanto, deixar de lado é difícil, mas você sempre precisa saber como e quando deixar o projeto respirar.

Que treinamento você recebeu e como isso o ajudou em sua carreira?

Estudei engenharia de projetos e produtos, onde aprendi os métodos básicos sobre como lidar com processos de produtos e projetos. A universidade me deu o básico, mas não foi até eu estar no mundo real que eu realmente aprendi como o gerenciamento de projetos funciona.

Comecei minha carreira em uma grande empresa famosa por seu gerenciamento de projetos e esse foi o melhor treinamento que eu poderia ter desejado. Mesmo agora, ainda estou usando os mesmos métodos que aprendi lá.

Quais características e habilidades você acha que são um ótimo gerente de projetos?

Eu acho que um atributo muito importante é ser curioso. Você precisa estar com fome de todos os tipos de informações, porque nunca sabe quando elas podem ser úteis. Eu sempre escuto as conversas de outras pessoas, falo em reuniões e faço muitas perguntas.

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Eu acho que também é muito importante ter curiosidade com as pessoas. Ao gerenciar um projeto, trata-se igualmente de gerenciar pessoas e, quanto mais confortável você se sente com seus colegas de trabalho e com os outros, mais fácil fica e a possibilidade de fazer algo bom é muito maior.

Quais foram os maiores erros que você cometeu e como os corrigiu?

Eu havia acabado de trabalhar algumas semanas como líder de projeto na Scania. Um novo caminhão protótipo deveria ser construído e era especialmente importante que todas as peças estivessem lá no prazo devido a testes cruciais. A gerência deixou muito claro que esse caminhão precisava ser feito no prazo.

Então, todo líder de projeto encomendou suas partes e eu também, mas de alguma forma eu esqueci de pedir minha parte mais crucial. Sem essa parte, o caminhão não pode mover um metro, então esse era um problema que você poderia dizer. Quando percebi que só queria desaparecer, me escondi em um canto.

Enquanto estava lá e tentando recuperar meu pulso ao normal, vi algo no fundo de uma prateleira no escritório. Eu cavei e percebi que este era um protótipo inicial da peça que faltava coberta de poeira.

Então decidi jogar com calma. Por isso, limpei a peça, disse a meus colegas que prefiro reutilizar protótipos antigos a criar novos e nunca contei a ninguém o que realmente aconteceu. Até agora, é claro!

De qual projeto você mais se orgulha?

Passei 2018 trabalhando no mais novo membro da família Evoko, o Evoko Pusco. É um produto totalmente novo em que estamos tomando uma nova direção na área de comunicação do espaço público. Tentamos usar a tecnologia moderna para tornar a comunicação o mais fácil possível.

Este foi um projeto enorme e nunca pensei que tornar algo fácil pudesse ser tão difícil. O produto é uma solução completa, o que significa que existem diversas tecnologias e métodos de desenvolvimento envolvidos.

Isso realmente nos desafiou e nos viu enfrentar situações com as quais nunca lidamos antes. Eu aprendi muito, mas também houve muita frustração e solavancos na estrada.

Tenho muito orgulho de fazer parte desse projeto e realmente acho que acabamos com um produto fantástico.

Quais elementos facilitam sua vida no gerenciamento de projetos (bons canais de comunicação, gerenciamento, software etc.)?

Quando você tem vários projetos em andamento ao mesmo tempo, sempre precisa escrever tudo, não há como se lembrar de tudo. Recentemente, comecei a usar um iPad como meu notebook, tornando todas as minhas anotações digitais, o que ajudou muito.

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Tudo se torna muito mais organizado e você não precisa acompanhar vários notebooks. Para o planejamento semanal, geralmente usamos um programa de atividades como o trello / favro.

Tentamos encontrar um programa que combine o planejamento de atividades com uma boa visão geral do projeto, mas até o momento não encontramos nada com todos os atributos que desejamos. Portanto, para as visões gerais do projeto, ainda confio no Excel!

Você tem um modelo?

Não, eu não tenho um modelo específico, em vez disso, fico inspirado por várias pessoas em diferentes situações. Procuro pessoas que saem de sua zona de conforto, pessoas que defendem a si mesmas e a outras pessoas e pessoas generosas com seu tempo e conhecimento.

Ser um bom gerente de projetos ajuda você em outros aspectos da sua vida?

Absolutamente, meu cérebro só funciona em projetos hoje em dia. Mesmo que seja uma tarefa simples, como limpar minha casa no fim de semana, sempre faço uma estratégia primeiro, listando todas as atividades, estimo o tempo e depois faço um plano de projeto. Posso não fazer uma planilha excel com código de cores, mas sempre tenho essa mentalidade no fundo da minha mente.

Há algumas semanas, instalamos fibra em nossos apartamentos, antes que a empresa de instalação nos enviasse um plano de tempo estimado. Não achei que fosse realista, então perguntei se poderíamos passar por isso juntos. Eles acabaram fazendo o trabalho na metade do tempo e economizamos muito dinheiro, tornando-se um ganha-ganha!

Como você gostaria que sua carreira progredisse daqui?

Por enquanto, não tenho um plano estritamente de desenvolvimento ou uma meta de carreira específica que pretendo. Estou muito satisfeito com minha situação e sinto que aprendo algo todos os dias. Tenho desafios suficientes e muitas vezes preciso sair da minha zona de conforto.

Uma das maiores vantagens de trabalhar na SMS & Evoko é que sempre há coisas para fazer e você sempre recebe backup, se quiser experimentar algo novo.

Qual é o seu melhor conselho para as pessoas que desejam subir na carreira?

Concentre-se em construir uma boa rede e encontrar o equilíbrio entre quando assumir o comando e quando ouvir. Você precisa ter confiança suficiente para ousar arriscar, mas também humilde o suficiente para saber quando recuar. Como minha irmã e eu costumamos dizer: “Você precisa da quantidade certa de Zlatan”.

Este artigo foi publicado pela primeira vez na edição de março de 2019 da revista PM Today.

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