Análise das partes interessadas 101: identificação, mapeamento e muito mais
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Uma parte interessada é qualquer pessoa que tenha interesse em um projeto. Por essa definição, existem muitos tipos de partes interessadas. Existem partes interessadas externas, como clientes e usuários, e partes interessadas internas, como executivos e membros da equipe. Uma parte interessada sempre quer que o projeto seja bem-sucedido e tem expectativas únicas quanto ao que define esse sucesso.

Se seus stakeholders não estão satisfeitos com os resultados de um projeto, você falhou. Portanto, para concluir com êxito um projeto, é essencial entender claramente quem são seus stakeholders, quais são suas expectativas e o que os motiva. Esse processo é chamado de análise das partes interessadas.

O que é análise de partes interessadas?

A análise das partes interessadas identifica e prioriza as partes interessadas antes do início do projeto. Ele organiza as partes interessadas em grupos de acordo com o quanto eles participam do projeto, qual é o seu nível de interesse e quanta influência eles têm. Depois que essas pessoas são identificadas e organizadas, você deve descobrir a melhor maneira de envolver cada parte interessada no projeto, incluindo os melhores canais de comunicação com base em suas necessidades.

Palavras-chave: Estratégias e ferramentas de gerenciamento de partes interessadas

A comunicação é fundamental para a análise das partes interessadas, porque as partes interessadas devem comprar e aprovar o projeto, e isso só pode ser feito com informações e visibilidade oportunas do projeto. O primeiro coloca o projeto em contexto, enquanto o segundo cria confiança. Tudo isso leva ao projeto em alinhamento estratégico com as partes interessadas e os objetivos gerais de negócios da empresa.

Por que é importante

A análise das partes interessadas é uma maneira de obter ajuda dos principais atores do projeto. Depois de determinar quem são essas principais partes interessadas, você pode levá-las ao início para ajudar a alinhar o projeto com os objetivos estratégicos. Sua experiência ajuda um projeto a evitar armadilhas e obter ajuda ajuda a construir relacionamentos mais fortes. Eles também podem ajudar na resolução de conflitos durante a execução do projeto.

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As partes interessadas também são cruciais para fornecer os recursos necessários para que o projeto seja executado corretamente. Quando há boas comunicações entre uma parte interessada e um gerente de projeto, a parte interessada pode ajudar a fornecer as pessoas, ferramentas e outros recursos necessários para concluir o projeto.

O processo de passar por uma análise das partes interessadas também é uma maneira de construir um relacionamento de confiança com as partes interessadas. Depois de ter uma linha de comunicação aberta com as partes interessadas, desenvolver um bom relacionamento e mostrar transparência no projeto, você incentiva a confiança. Esses elementos devem ser considerados no seu plano de gerenciamento de partes interessadas.

Como identificar as partes interessadas

Antes de entrar na análise, é preciso primeiro saber quem são as partes interessadas. Há algumas perguntas que precisam ser feitas, como descobrir quem são as partes mais influentes em termos de projeto. Serão clientes ou clientes, as pessoas para quem o projeto foi criado.

Então, você deseja conhecer outras partes interessadas afetadas pelo projeto. Isso pode incluir aqueles que seriam impactados ambientalmente pelo projeto, por exemplo.

Pergunte a si mesmo quais partes interessadas têm controle sobre os recursos do projeto. Esses interessados ​​farão parte do grupo influente. Não se esqueça de coletar quais são as motivações e interesses das partes interessadas, pois isso ajudará você a gerenciá-las e suas expectativas.

Finalmente, haverá pessoas que são importantes para o projeto que não serão identificadas como partes interessadas ou, pelo menos, não as partes interessadas principais do projeto. Você ainda precisa mantê-los informados até certo ponto, sem fazê-los se sentirem negligenciados ou deixados de fora. Nem todas as partes interessadas devem ser tratadas igualmente: não haveria como prosseguir com o projeto.

Mapeamento das partes interessadas e como fazê-lo

A análise das partes interessadas usa uma técnica chamada mapeamento das partes interessadas. Antes de começar, você deve decidir o foco do projeto. Isso determinará quem é mais importante em termos de partes interessadas. Depois que isso for descoberto, você poderá seguir estas etapas.

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Listar as partes interessadas

Como observado acima, as partes interessadas têm todas as formas e tamanhos. Embora seja importante restringir o foco que aparece mais tarde. Nesse ponto, você deseja listar todos os envolvidos, independentemente do nível de significância para o projeto. Ao listar suas partes interessadas, lembre-se de que elas se enquadram em duas categorias principais: as que são afetadas pelo projeto e as que contribuem para ele.

Por exemplo, o gerente de projeto e a equipe são colaboradores do projeto, enquanto o usuário final é alguém afetado por ele. Embora seja possível que as partes interessadas se enquadram nas duas categorias. Quanto melhor essa lista, menor a probabilidade de você ser atrasado ou desviado durante o projeto.

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Analisar as partes interessadas

Quais são os papéis e expectativas de todas as partes interessadas listadas acima? Algumas partes interessadas terão mais importância no projeto e suas expectativas terão mais impacto do que outras. É aqui que você faz essas determinações.

Você pode discernir isso usando uma matriz de influência-interesse, que é uma caixa dividida em quatro seções. Você deve colocar suas partes interessadas em uma das quatro caixas com base nos níveis de interesse e influência.

A parte superior da caixa é dividida em duas seções: mantenha-se informado e gerencie de perto. A metade inferior da caixa também é dividida em duas seções: contato mínimo e mantenha-se satisfeito. Qualquer pessoa colocada à direita da caixa tem mais influência, enquanto qualquer pessoa colocada perto da parte superior da caixa tem mais interesse. Se uma parte interessada é colocada no canto superior direito, ela tem muito interesse e influência, tornando-a importante no projeto.

Exemplo de matriz de partes interessadas ou mapa de partes interessadas
Um exemplo de matriz de partes interessadas

Priorizar as partes interessadas

Depois de ter uma lista completa, você pode começar a priorizá-los por importância para o projeto. Decida quem dentre eles tem mais influência no projeto e é afetado por ele. Você pode usar a matriz de influência e interesse novamente para ajudar a priorizar as partes interessadas.

Não se esqueça de que o status de seus stakeholders não é estático; eles podem mudar ao longo do curso do projeto. A análise das partes interessadas não é única, mas é um processo que deve continuar ao longo do projeto.

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Envolver as partes interessadas

Por fim, com as informações criadas no seu mapa de partes interessadas, você descobre como envolver suas partes interessadas. Esse é o processo pelo qual você conquista as partes interessadas, obtém seu entendimento e apoio para ajudar a alimentar o projeto, colocando-o no caminho certo. Isso leva a um plano de comunicação que descreve o canal e a frequência das comunicações entre você e cada parte interessada. Você pode usar nosso modelo de plano de comunicação para começar.

ProjectManager.com melhora o gerenciamento das partes interessadas

Depois de identificar e analisar suas partes interessadas, você terá que trabalhar com elas. É aí que entra o ProjectManager.com. Nosso premiado software de gerenciamento de projetos tem todas as ferramentas necessárias para gerenciar seus projetos e manter as partes interessadas envolvidas.

Comunicando

Naturalmente, as partes interessadas têm interesse no projeto. Mas isso não significa que você precise fornecer todos os detalhes. Às vezes é a grande figura que conta. O ProjectManager.com possui um painel em tempo real que descreve o projeto de forma abrangente, como progresso da tarefa, custos e variação do projeto. Esses gráficos e tabelas coloridos facilitam a visualização de onde o projeto está no momento.

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Estar preparado para as apresentações das partes interessadas é um longo caminho, e é por isso que o ProjectManager.com possui relatórios que podem ser filtrados para mostrar as informações que as partes interessadas desejam. Os relatórios podem ser criados e compartilhados com apenas um clique, para que você nunca fique sem uma resposta. Relate status, tarefas, planos, variações e muito mais.

Armazenamento ilimitado de arquivos

Projetos fazem papelada. As partes interessadas gostam desses casos de negócios e desejam ter acesso a eles. O ProjectManager.com possui armazenamento ilimitado de arquivos, portanto, adicione quantos documentos e imagens relacionados ao projeto você desejar. Tudo está em um só lugar e fácil de encontrar. Mantenha as partes interessadas felizes.

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