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Você já ouviu o termo antes, mas o que é um fluxograma? No gerenciamento de projetos, um fluxograma é um auxílio visual para entender a metodologia que você está usando para gerenciar o projeto. O diagrama mostra os processos interdependentes e paralelos ao longo do ciclo de vida do projeto.

Os gerentes de projeto usam um fluxograma para oferecer uma imagem clara do processo e encontrar maneiras de melhorar a eficiência do projeto. Um fluxograma mostra graficamente o objetivo do projeto e busca ordenar de forma mais lógica as atividades nele contidas. Porém, um fluxograma também pode ajudar no monitoramento do progresso e até mesmo nos relatórios de status.

O fluxograma de gerenciamento de projeto é uma das muitas ferramentas de que você precisa como gerente de projeto para controlar o projeto. Com o software de gerenciamento de projeto certo, seu gerenciamento pode ser ainda mais produtivo e eficiente. Mas antes de chegarmos a isso, vamos examinar um pouco mais de perto o que um fluxograma está delineando.

exemplo de fluxograma de gerenciamento de projeto

O que um fluxograma de projeto delineia?

Em primeiro lugar, um fluxograma de gerenciamento de projetos pode delinear tudo o que você deseja delinear. Você pode ter um para o processo de iniciação, por exemplo, que começaria com a iniciação e o fluxo para o termo de abertura do projeto, sua aprovação e se essa aprovação é dada ou não. Isso levaria a dois fluxos diferentes: se o termo de abertura do projeto não for aprovado, você deve ajustar ou cancelar o projeto, o que leva de volta ao início no topo do fluxograma, ou termina no projeto cancelado. Se o termo de abertura do projeto for aprovado, você poderá continuar com o processo de planejamento. Se precisar de ajuda com o termo de abertura do projeto, experimente nosso modelo gratuito de termo de abertura.

O processo de planejamento é mais complexo no gerenciamento de projetos. Começa com o planejamento, coleta de requisitos e o desenvolvimento do escopo. Isso pode ir para indicadores de nível de projeto ou um scorecard do projeto, os quais levam ao plano do projeto. Esse plano, é claro, leva a recursos, orçamentos, cronogramas, etc. Cada um desses subconjuntos leva a outro ponto no fluxograma, como as comunicações ou plano de risco, que por sua vez flui para o plano de controle de mudança e gerenciamento de qualidade. Eventualmente você consegue a aprovação, o que leva ao processo de execução, ou não aprovação, remetendo-o de volta ao início.

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A execução pode ser um fluxograma totalmente diferente, levando ao desenvolvimento da equipe do projeto, garantindo recursos para a garantia da qualidade e a forma de distribuição da comunicação. Novamente, você pode ajustar, cancelar ou continuar e, dependendo de qual escolher, você estará de volta ao início, cancelando aquela fase ou passando para o próximo procedimento.

Existe naturalmente um fluxograma para observar os processos de monitoramento e controle do projeto, que começa com monitoramento e controle e leva a um plano de controle de mudanças integrado. Isso leva ao controle de qualidade, que flui para relatar riscos e problemas e assim por diante.

Até o fechamento de um projeto é um processo e, portanto, pode ser visualizado em um fluxograma. Comece com o encerramento do projeto e, em seguida, as atividades que decorrem dele, incluindo a verificação e aceitação das entregas e operações do projeto e, em seguida, a transição para as lições que você aprendeu. Então, você está pronto para assinar!

Se você preferir, todo o processo do projeto pode ser capturado em um fluxograma de gerenciamento de projeto que pode ser usado em congresso com os outros ou como um visual autônomo. Este gráfico de macro-fluxo começaria com todo o projeto, levando desde a criação do projeto, documentação, atribuições de tarefas, reuniões, agendas, relatórios, etc. Cada um deles pode levar ao seu próprio fluxo, como fluxos de criação de projeto para monitorar o projeto status, enquanto a documentação leva ao orçamento, cronograma, etc.

Por que um diagrama visual para visualizar o processo é importante?

Os diagramas visuais são importantes porque auxiliam na compreensão de sistemas complexos, o que ajuda a conduzir facilmente os projetos para fins bem-sucedidos. Conforme observado, um fluxograma é flexível e pode atender às suas necessidades, quaisquer que sejam. Na verdade, um fluxograma pode ajudá-lo como seu gráfico de Gantt, criando um visual que o ajuda a ver o progresso mais rápida e intimamente do que uma pilha de documentos.

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O fluxograma pode auxiliar em todos os tipos de processos de projeto, como o planejamento de um novo produto, documentando esse processo e modelando o processo de negócios para o projeto. Ele também pode ajudá-lo a gerenciar o fluxo de trabalho, dados, o processo de auditoria e qualquer outra coisa que seja baseada em processo.

Tipos de fluxogramas de projeto

Existem diferentes tipos de fluxogramas que você pode usar para diagramar seu processo. Um fluxograma básico é um diagrama simples que representa uma série ou sequência de etapas que envolvem uma decisão. Aqui estão algumas variações comuns sobre o tema.

Fluxograma do processo

Isso é usado para analisar o fluxo de atividades ao fazer um produto ou serviço. Mostra a relação entre todos os componentes maiores necessários para concluir o projeto.

Diagrama de Fluxo de Trabalho

Isso é usado para ilustrar e gerenciar o fluxo de trabalho. Você pode se concentrar na integração de processos, tarefas da equipe ou ambos. O objetivo é criar qualidade consistente, padronizando o processo.

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O fluxograma da raia

Isso divide o fluxo em colunas, o que é útil para organizar atividades em categorias visuais separadas que ilustram diferentes responsabilidades ou funções.

Mapeamento do fluxo de valor

Este é um fluxograma enxuto usado para analisar e projetar o fluxo de materiais e informações no nível do sistema, usado principalmente na fabricação e no desenvolvimento de produtos.

Fluxograma de Dados

Esta é uma ótima ferramenta ao fazer uma análise estrutural. Mostra como os dados são processados ​​e pode ser usado no gerenciamento de dados, modelagem e muito mais.

Existem muitos outros tipos de fluxogramas, mas todos compartilham certos elementos, como visualizar um processo para entender esse processo em um relance. Os fluxogramas oferecem a clareza visual de que você precisa para tornar vários processos claros e fáceis de comunicar. Eles podem ser usados ​​para substituir reuniões em muitos casos, à medida que esclarecem o processo. Um fluxograma também sequencia eventos para reduzir a possibilidade de sobrecarregar sua equipe, o que economiza tempo e recursos. Isso leva a uma maior eficiência e análise eficaz, o que contribui para uma melhor resolução de problemas.

Melhores práticas para fazer um fluxograma de gerenciamento de projetos

O objetivo de um fluxograma é simplificar o processo e tornar mais fácil ver como uma coisa em seu projeto leva a outra. Para deixar isso o mais claro possível, você vai querer fazer o trabalho de antemão. Ou seja, tenha suas atividades claramente detalhadas e divida seu projeto em fases.

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Em termos de design, você deseja permanecer constante. Cada forma, linha e até mesmo caixa de texto não deve distrair do design geral. Mantenha as formas do mesmo tamanho e o espaçamento entre elas semelhante. Use a mesma fonte. Você não quer chamar a atenção para o design, mas sim para o processo.

Novamente, como a clareza é o objetivo, você não quer que seu fluxograma se espalhe por mais de uma página. Isso nem sempre é possível e certamente não reduza o gráfico para caber se ele interferir na legibilidade. Mas é uma boa regra ter como objetivo uma página.

Ferramentas gratuitas para fazer um fluxograma

Se você quiser tentar criar um fluxograma, existem muitas ferramentas gratuitas que podem ajudá-lo a começar. A seguir estão alguns dos mais populares.

Desenhos Google

O Desenho do Google é uma extensão do Chrome e permite que você crie formas e diagramas em qualquer cor. Você pode construir seus diagramas online e adicioná-los a documentos e sites.

Projeto Lápis

Pencil Project é outra ferramenta de prototipagem de código aberto que pode ser usada em todas as plataformas. A versão mais recente é de 2019 e é ótima para fazer um fluxograma simples e rápido. Possui várias opções integradas, ou você pode criar suas próprias formas.

Como os fluxogramas do projeto diferem das estruturas analíticas do projeto?

Uma estrutura analítica do trabalho mostra as tarefas em um projeto. Não é bom para mostrar o processo, como um fluxograma do projeto. Uma estrutura analítica do projeto é uma decomposição hierárquica do escopo do projeto que deve ser feita pela equipe do projeto para criar as entregas necessárias.

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Um fluxograma de gerenciamento de projeto está mais bem equipado para lidar com o processo do projeto. Eles comunicam melhor o processo a todos os envolvidos no projeto e podem ser mais eficazes na análise de problemas. Eles também servem como uma boa fonte de documentação e guia durante o processo do projeto. Os fluxogramas ajudam até mesmo no processo de depuração e manutenção, colocando o esforço onde é mais necessário e de maneira mais eficiente.

As estruturas analíticas do projeto têm seu lugar no plano do projeto, mas são projetadas para uma tarefa mais específica. O fluxograma é uma ferramenta mais flexível, mas também é um instrumento para o processo geral do projeto em oposição às tarefas individuais que compõem o projeto.

ProjectManager.com pode ajudar a otimizar o fluxo de trabalho do projeto

Seu fluxograma de gerenciamento de projeto é apenas um mapa, na verdade, um guia de como você procederá ao longo do seu projeto. Para melhor implementá-lo, você precisa das ferramentas certas. Com os recursos de software de PM certos, você pode planejar, implementar, monitorar e encerrar melhor seu projeto e seguir o fluxograma. Por exemplo, com um painel em tempo real do ProjectManager.com, você pode acompanhar um projeto à medida que avança no fluxograma planejado.

painel para monitorar fluxos de trabalho do projeto
Painel em tempo real do ProjectManager.com—Clique para aprender mais

Gerenciamento de tarefas para permanecer produtivo

Seu fluxo de trabalho também pode ser facilitado com a premiada ferramenta de gerenciamento de tarefas do ProjectManager.com, que dá à sua equipe o poder de ver quais tarefas devem ser feitas e quando, em sua lista de tarefas pessoais. Essas tarefas podem ser atribuídas a vários projetos, que você pode monitorar para garantir que o trabalho esteja progredindo conforme planejado em seu fluxograma.

recursos de gerenciamento de tarefas para monitorar o fluxo de trabalho
Gerenciar tarefas em ProjectManager.com—Clique para aprender mais

Kanban para visualizar essas tarefas

ProjectManager.com tem até quadros kanban para que você possa visualizar suas tarefas como cartões em um quadro. Mova as tarefas ao longo do quadro à medida que a equipe as conclui. Esta é uma ótima maneira de ver quais tarefas não foram tocadas, estão em produção ou já foram concluídas. Esta é uma maneira clássica de controlar o fluxo de trabalho em um projeto.

Kanban para fluxos de trabalho visuais
Kanban para rastreamento visual do fluxo de trabalho –Clique para aprender mais

Os fluxogramas ajudam a visualizar o projeto, e o software de gerenciamento de projetos fornece as ferramentas para pegar esses visuais e executá-los conforme planejado. Use nosso fluxograma de exemplo de gerenciamento de projeto como modelo para começar a usar fluxogramas em seus próprios projetos.

Se você está procurando um software de gerenciamento de projeto para ajudá-lo a implementar seus fluxogramas e manter os projetos sob controle, não procure além do ProjectManager.com. Nossa ferramenta baseada em nuvem tem recursos para conduzir cada fase do seu projeto a um final bem-sucedido. Veja por si mesmo fazendo este teste gratuito de 30 dias.

(Esta postagem foi atualizada em setembro de 2020)

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