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Alinhando partes interessadas internacionais durante uma pandemia global 2

Por Marat Oyvetsky, PMP

As empresas globais geralmente lutam para alinhar seus projetos internacionais devido a prioridades concorrentes, mudança no foco estratégico da empresa e flutuações no orçamento geral devido ao desempenho em diferentes mercados.

A pandemia de coronavírus introduziu um novo caos na capacidade de uma empresa de planejar seus projetos globais de TI para o próximo ano. Para aumentar a confusão e a complexidade, muitas partes interessadas localizaram suas prioridades e concentrações. Embora essas ações possam ajudar a proteger as atividades locais de uma organização, elas podem criar desalinhamentos no programa ou portfólio internacional de uma empresa. Isso pode adicionar um grande risco à estratégia de implantação global, cronograma e orçamento de TI de uma empresa.

Quando o desalinhamento do programa ou portfólio ocorre, a liderança do projeto deve ajudar a colocar os principais interessados ​​no caminho certo e garantir que o programa ou portfólio seja priorizado, equilibrado e comunicado de forma eficaz.

Aqui estão algumas sugestões sobre como ajudar seus stakeholders globais a alinhar suas prioridades, melhorar sua comunicação e proteger o orçamento global de TI da organização durante esse período:

1. Realize sessões de estratégia de programa / portfólio.

O coronavírus mudou quase todas as estratégias de implantação de TI da organização. Com mais pessoas trabalhando em casa, as empresas mudaram suas estratégias globais de TI para incluir conectividade e segurança do usuário final, por exemplo.

Embora as partes interessadas localizadas se concentrem em suas necessidades para garantir a continuidade dos negócios, é vital criar uma sessão de estratégia global das partes interessadas para garantir que todas as partes interessadas tenham a chance de conhecer, alinhar e prever seu planejamento. Manter uma sessão semanal de estratégia que inclua todas as partes interessadas globais fornece à liderança do projeto uma plataforma para alinhar previsão, planejamento, orçamento e execução da implantação global de TI da organização.

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2. Revise os orçamentos globais de TI.

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A pandemia também afetou quase o orçamento global de TI de todas as organizações e, em muitos casos, o congelou. Com os trabalhadores sendo enviados para casa, as empresas foram confrontadas com mudanças nas prioridades de seus gastos com TI. Os CFOs e CIOs de muitas organizações tiveram que lidar com decisões difíceis com base no planejamento e execução dos gastos anuais com TI. Freqüentemente, essas decisões não eram comunicadas a todos os departamentos e contribuíam para o desalinhamento das partes interessadas.

A liderança do projeto pode ajudar a alinhar o CFO, o CIO e todas as partes interessadas globais de TI, criando e liderando sessões estratégicas de planejamento financeiro de TI. Essas sessões ajudarão a alinhar todos os líderes e partes interessadas da organização, priorizarão o orçamento de TI da organização e garantirão que todas as partes interessadas da empresa tenham uma plataforma para discutir, revisar e planejar o cenário de TI em evolução para o próximo ano.

3. Crie um plano global de comunicação com as partes interessadas.

A pandemia de coronavírus tornou a comunicação e o planejamento duas vezes mais difíceis, devido à incerteza do fechamento global e dos pedidos de abrigo no local. Algumas empresas estão descobrindo que a execução é mais lenta, com muitos itens de ação críticos sendo perdidos. As empresas estão estendendo os orçamentos de TI ao limite apenas perseguindo tarefas incompletas e recursos que não respondem.

Criar um plano global de comunicação com as partes interessadas é essencial para garantir que todas as partes interessadas estejam em sintonia com todas as decisões, planos, projetos e instruções de orçamento de TI, direção e execução do programa.

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A pandemia global impactou todas as organizações de maneira diferente. Mas um problema que a maioria das empresas tem em comum é a luta para alinhar a comunicação e as expectativas das partes interessadas. A liderança do projeto pode ajudar a organização a alinhar com sucesso seus stakeholders por meio de sessões estratégicas regulares e obrigatórias para coordenar a previsão, o orçamento e a execução. Esse alinhamento pode criar um foco mais claro no que a organização pode realizar e remover a confusão e as prioridades concorrentes.

Quais foram os maiores desafios que você encontrou no alinhamento das partes interessadas globais durante a pandemia?

postado por Marat Oyvetsky
em: 24 de junho de 2020 11:00 | Permalink



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