Peter Taylor
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Peter Taylor

Esta entrevista foi publicada pela primeira vez em 2014.

Eu não estou em forma. Desde que tenho meus dois filhos, sou mais pesada do que nunca, exceto durante a gravidez.

Meu único exercício é me equilibrar em pequenos espaços enquanto estou no trem para o trabalho. Eu me alimento para acordar durante a noite com barras de cereal e croissants de chocolate.

Felizmente, meus projetos são mais saudáveis ​​do que eu. Todos os projetos se beneficiam de uma verificação de saúde de vez em quando. Peter Taylor, gerente de projetos da Lazy, acaba de escrever um livro sobre o assunto, Get Fit with The Lazy Project Manager.

Falei com ele sobre como garantir que nossos projetos sejam o mais saudáveis ​​possível e não se tornem os “ex-projetos” de amanhã.

Peter, como o Lazy Project Manager se encaixa?

Bem, não através de atividade física excessiva no meu caso, embora não haja nada de errado nisso, é claro.

O novo livro mostra a razão, o valor, o processo e as oportunidades de avaliar a “saúde” de seus projetos para dormir mais à noite, seguro com o conhecimento do inevitável sucesso do projeto (e estou usando a palavra ‘inevitável’ com o significado comum de ‘mais provável do que antes’ você entende).

Minha inspiração para este livro vem de muitas fontes e muitas experiências de fazer a coisa certa e executar um ‘exame de saúde’, uma ‘lição aprendida’, uma ‘retrospectiva’ etc. e também de ver as reais consequências de se submeter a todas essas pressões lá fora, na área de gerenciamento de projetos que todos enfrentamos, e não fazendo a coisa certa.

Portanto, de fato, essa é a coisa ‘preguiçosa produtiva’ a ser feita, trabalhe de maneira mais inteligente (a curto prazo, executando uma verificação de saúde) e não mais difícil (a longo prazo, permitindo que os problemas do projeto cresçam).

Qual é o sentido de uma verificação de saúde?

Não importa onde você esteja no ciclo de vida do projeto, mesmo que você esteja sofrendo com uma ressaca perversa da festa de comemoração pós-projeto, sempre haverá benefícios e oportunidades para fazer algum tipo de verificação de “saúde” e aprender algo de valor .

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Talvez não para este projeto, mas certamente para o próximo, e o seguinte, e assim por diante.

Citações de Peter Taylor

OK, então talvez devêssemos começar com uma compreensão clara da terminologia. Diga-me o que você quer dizer com exame de saúde.

Muitas vezes há muita confusão com relação aos três termos usados ​​incorretamente de forma intercambiável – Auditoria, Verificação de saúde e Post-mortem.

Fiquei até surpreso ao ouvir alguém falar uma vez sobre ser “ágil” com as empresas pós-morte – realmente!

Ágil – Rápido e bem coordenado em movimento; marcado por uma capacidade de pensar rapidamente; mentalmente agudo ou consciente combinado com Post-Mortem; ocorrendo após a morte.

Para maior clareza e aplicação inteligente, aqui estão as definições de dicionário:

  • Exame de saúde: Um exame físico completo; inclui uma variedade de testes, dependendo da idade, sexo e saúde da pessoa.
  • Auditoria: Um exame oficial e verificação de contas e registros, especialmente de contas financeiras, um relatório ou extrato que reflete uma auditoria; um extrato de conta final ou a inspeção ou exame de um edifício ou outra instalação para avaliar ou melhorar sua adequação, segurança, eficiência ou similares.
  • Post-mortem: ocorrendo ou feito após a morte, ou relacionado a um exame médico de um corpo morto (também autópsia). Para maior clareza e maior aplicação inteligente, pense assim: Quando foi a última vez que uma pessoa sobreviveu a várias autópsias?

Portanto, um ‘exame de saúde’ para um projeto é uma oportunidade para avaliar o provável sucesso ou resultado e tomar ações para melhorar esse prognóstico para o bem do projeto e dos negócios.

Peter Taylor

OK, então qual foi a inspiração por trás de escrever um livro inteiro sobre isso?

Minha inspiração para este livro vem de muitas fontes e muitas experiências de fazer a coisa certa e executar um ‘exame de saúde’, uma ‘lição aprendida’, uma ‘retrospectiva’ etc. e também de ver as reais consequências de se submeter a todas essas pressões lá fora, na área de gerenciamento de projetos que todos enfrentamos, e não fazendo a coisa certa.

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Portanto, de fato, essa é a coisa ‘preguiçosa produtiva’ a ser feita, trabalhe de maneira mais inteligente (a curto prazo, executando uma verificação de saúde) e não mais difícil (a longo prazo, permitindo que os problemas do projeto cresçam).

Parece a mesma filosofia abrangente que escrevi no meu livro, Gerenciamento de Projeto Centrado no Cliente. Nesse sentido, o gerente de projeto cria um diálogo contínuo com as partes interessadas para evitar os mesmos problemas e não deixar que as questões se deteriorem.

O gerente de projeto faz a verificação de integridade?

Idealmente, uma verificação de integridade é executada por alguém externo, mas simpático ao projeto – por objetividade.

Existem ferramentas que podem ser usadas e estas estão OK, mas a desvantagem delas é que elas destacam o negativo, mas não elogiam o positivo.

O ato de revisar o projeto de um colega também exige tato, compreensão e força de crença – e não algo que uma ferramenta faz.

O PMO, se você tiver um, pode ser uma fonte ideal de facilitadores que possuem as habilidades e experiência em direitos para realizar a verificação de saúde.

Fique em forma com o Lazy PMOK, está claro. Mas qual o papel da equipe do projeto na verificação de saúde?

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A equipe do projeto definitivamente deve estar envolvida; o facilitador entrevistará o pessoal do projeto, incluindo, entre outros, o gerente do projeto, o patrocinador do projeto, os usuários finais e os membros da equipe do projeto, e a verificação de integridade normalmente avaliará:

  • Organização e pessoal do projeto
  • Processos do projeto
  • Planejamento e relatórios do projeto
  • Exigências
  • Orçar e gastar
  • Benefícios e resultados.

É claro que haverá outros aspectos, dependendo do tipo de projeto que está sendo analisado – um projeto de TI, por exemplo, pode examinar atentamente a tecnologia, por exemplo. lançamento / design de software, testes, arquitetura de sistemas etc.

Gerenciamento de projetos sociais

OK, estou convencido e sei o que fazer. Quando os gerentes de projeto devem executar uma verificação de integridade?

No mínimo, eu sugeriria que uma verificação de saúde seja realizada regularmente no final da fase do plano, mas, idealmente, isso pode ser feito várias vezes ao longo do projeto.

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Há uma segunda vez em que uma verificação de saúde deve ser iniciada e isso é realmente ‘quando necessário’, ou seja, se algo ocorreu que exige urgentemente uma avaliação objetiva do projeto.

Não espere se isso ocorrer antes do final da fase de planejamento e não descarte uma verificação de saúde adicional apenas porque você realizou uma verificação de saúde no início do ciclo de vida do projeto.

O que você recebe após a verificação de saúde?

O resultado da verificação de saúde será um relatório formal que detalhará as ações e recomendações que precisam ser acordadas pelo conselho diretor do projeto.

Bem. Então, o que você faz com os resultados? Alguma dica para comunicar a saída às suas partes interessadas?

O trabalho a ser feito incluirá a atribuição das ações relevantes aos proprietários e a data de conclusão planejada. É de responsabilidade do gerente de projeto, talvez apoiado pelo PMO, acompanhar as ações para garantir que elas sejam concluídas no prazo apropriado e se reportar ao conselho diretor.

No entanto, você escolhe relatar suas verificações de saúde, é aconselhável oferecer uma representação visual junto com qualquer relatório ‘prolixo’.

Peter Taylor

Peter Taylor, co-autor de Estratégias para patrocínio de projetos

Obrigado Peter. Conte-nos sobre seu outro trabalho.

Tenho mais três livros, um acompanhamento para PMOs de sucesso, chamado Delivering PMOs de sucesso, e um livro sobre marketing de projetos chamado Project Branding (RMC), juntamente com um livro sobre o que atrai e desafia jovens gerentes de projetos para nossa profissão, chamado Real Gerenciamento de projetos (página Kogan).

O alter ego de Peter Taylor é The Lazy Project Manager. O livro de Peter, Fique em forma com o Lazy Project Manager está disponível em seu site e na Amazon em eBook e formato impresso.

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