Adaptando sua tecnologia ao novo funcionamento normal
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Trabalhadores não essenciais foram instados a ficar em casa, pois a disseminação do coronavírus forçou o governo a introduzir medidas de distanciamento social no futuro próximo.

Embora não seja uma prática nova, o trabalho remoto generalizado em todos os setores não tem precedentes e algumas empresas podem não ter a tecnologia necessária para facilitar a colaboração e a comunicação entre colegas em diferentes locais.

Para a sobrevivência de muitas empresas, é importante que elas se adaptem a essas novas condições de trabalho e implementem tecnologia que permita que as operações continuem, sem impactar ou frustrar a produtividade de seus funcionários.

Características principais

Plataformas baseadas em nuvem, como o Microsoft Teams, foram projetadas como um espaço de trabalho virtual, permitindo que os funcionários se comuniquem livremente e compartilhem informações com eficiência, com recursos integrados, como videoconferência, que permitem reuniões presenciais, sem o contato pessoal.

Como produto da Microsoft, o Teams se integra automaticamente aos seus programas existentes do Office 365, como Word, Excel, PowerPoint, SharePoint e Outlook, fornecendo acesso imediato aos serviços nos quais você mais confia.

Com canais de conversação integrados, as equipes facilitam o contato entre colegas e o recebimento de respostas rápidas, agindo como um substituto temporário do “bate-papo no corredor” do escritório.

Esses canais podem ser separados por tópico para manter as conversas organizadas, permitindo que os funcionários encontrem informações com eficiência, o que os ajudará a manter sua produtividade durante um período de incerteza.

Dentro desses canais de conversa, os usuários podem compartilhar arquivos e documentos com outros participantes, permitindo que eles recebam feedback rapidamente e entreguem o trabalho aos padrões esperados.

Manutenção da produtividade

O uso de equipes como um centro de comunicação e colaboração aumentará a produtividade de seus funcionários, embora suas oportunidades de se encontrar pessoalmente tenham sido temporariamente reduzidas.

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Embora os emails também possam ser usados ​​para comunicação e compartilhamento de arquivos, muitas vezes o imediatismo é perdido na caixa de entrada, pois as respostas são atrasadas ou os emails acabam sendo filtrados para a pasta de lixo eletrônico sem querer.

O Microsoft Teams foi projetado para parecer mais uma sala de máquinas do que uma ferramenta, oferecendo às empresas uma maneira simplificada para seus funcionários compartilharem trabalho e apresentarem relatórios à equipe de gerenciamento.

De fato, uma das maiores vantagens do Microsoft Teams é a quantidade reduzida de caixas de entrada de e-mail, à medida que a equipe se adapta ao uso da plataforma para consultas baseadas em trabalho.

O trabalho remoto ocorre em diferentes formas, com alguns funcionários optando por configurar um espaço de escritório doméstico com um computador desktop, enquanto outros usarão laptops e tablets para realizar suas tarefas diárias.

Felizmente, as equipes podem ser acessadas em todos os dispositivos, permitindo que os funcionários trabalhem usando a interface da Web abrangente ou colaborem em qualquer lugar usando o aplicativo móvel personalizável.

Reuniões e conferências online

Durante esses tempos incomuns, um dos desafios mais significativos que as empresas devem superar é a remoção de reuniões presenciais, conferências e interações diárias.

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Embora telefonemas e e-mails ofereçam uma alternativa, nenhum deles tem o mesmo impacto ou permite o mesmo nível de colaboração, principalmente se os participantes precisarem trabalhar juntos em um documento ou apresentação.

Reconhecendo a importância dessas reuniões para acompanhar o progresso da equipe ou manter os relacionamentos com os clientes, o Microsoft Teams possui sofisticadas chamadas de vídeo e recursos de reuniões que permitem que vários participantes se comuniquem em uma chamada.

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Depois que a reunião começa e os usuários participam da vídeo chamada, o recurso “compartilhamento de tela” pode ser usado para exibir um arquivo para todos os participantes.

Outro benefício significativo das reuniões e conferências das equipes é a capacidade de gravar sessões inteiras, fornecendo às empresas um registro permanente dos assuntos discutidos.

Segurança primeiro

Com as empresas pesquisando e implementando tecnologia para acomodar o trabalho remoto, naturalmente haverá alguma apreensão com relação à segurança cibernética.

Na maioria dos casos, os funcionários usarão dispositivos pessoais, como telefones celulares e tablets, para acessar informações confidenciais e elas não terão necessariamente as mesmas medidas de segurança que os computadores desktop do escritório.

No entanto, o Microsoft Teams é construído com os melhores padrões de segurança cibernética possíveis, incluindo o ISO 27001 e o SSAE16 SOC um e dois.

Com o gerenciamento integrado de dispositivos móveis, as empresas podem garantir que seus dados e sua frota sejam mantidos em segurança e, embora nenhum software possa impedir todas as tentativas de phishing ou ataques de malware, as equipes atualizam constantemente seus recursos de segurança.

Movendo-se com os tempos …

A situação atual significa que muitas empresas estão enfrentando um futuro incerto, sem indicação clara de quando as medidas de distanciamento social serão relaxadas.

Por esse motivo, é mais importante do que nunca que os empregadores mantenham as rodas girando, dando aos seus negócios a melhor chance de resistir à tempestade e sair do outro lado forte.

Com os funcionários atualmente instados a ficar em casa, tecnologias como o Microsoft Teams garantirão que as operações continuem funcionando sem problemas e os colegas poderão continuar entregando o trabalho necessário para reter clientes.

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Sobre o autor: A principal função de Matt Rhodes é expandir a divisão de soluções hospedadas da Quiss Technology e estabelecer contato com fornecedores de software para ajudá-los a desenvolver sua oferta de Software como Serviço (SaaS).

Ele é um comentarista regular sobre tópicos do setor, cobrindo assuntos tão diversos quanto segurança cibernética, soluções de nuvem híbrida, novas tecnologias e o Code of Connection (CoCo).

Sobre a Quiss Technology: A Quiss foi fundada em 1988 e opera a partir da sede em Tamworth e escritórios no noroeste de Londres e Pensilvânia, EUA, com uma força de trabalho de 135 pessoas divididas nos locais.

Quiss é um Microsoft Gold Certified Partner em 3 áreas, um HP Personal Computing Gold Specialist, um Cisco Premier Partner e desenvolveu relacionamentos importantes com os principais parceiros de tecnologia, Citrix, VMWare, Avaya e Symantec.

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