Acompanhamento do tempo do projeto: dicas e ferramentas de gerenciamento
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Está na hora da trindade sagrada do gerenciamento de projetos – a tripla restrição. A restrição tripla consiste no escopo, custo e tempo necessários para um projeto. Todo projeto deve gerenciar a restrição tripla e, portanto, deve gerenciar o tempo.

Os projetos, por definição, têm data de início e término. Entre esses dois pontos está a duração do projeto. O acompanhamento do tempo do projeto é a técnica que permite gerenciar os prazos durante esse período, garantindo que o tempo não fique longe de você.

A única maneira de saber se o tempo real gasto em um projeto está alinhado às suas projeções é através do rastreamento e gerenciamento de tempo. Se você não está configurado para dizer com precisão quanto tempo leva para realizar uma tarefa ou concluir uma fase, está com problemas. Você está gerenciando às cegas.

O software de rastreamento de tempo do projeto foi desenvolvido para manter os gerentes conscientes dos segundos preciosos que estão constantemente passando. Mas antes de entrar nas ferramentas que ajudam a controlar o tempo, vamos aprofundar um pouco mais o assunto.

Diferentes tipos de tempo em um projeto

O tempo pode ser medido de diferentes maneiras ao rastrear um projeto. Você provavelmente não deseja usar apenas uma métrica, mas uma coleção delas revelará a leitura mais precisa do uso do tempo. Aqui estão alguns tipos de tempo que você deve considerar em um projeto.

1. Tempo total de produção

Essa seria a medida completa do projeto, do início ao fim. Você pode adivinhar com base na experiência ou em outros projetos que são relativamente iguais usando dados históricos.

2. Tempo da tarefa

Em um nível menor, é o tempo da tarefa individual ou quanto tempo leva para você concluir uma única tarefa no projeto. Se você souber quanto tempo cada tarefa leva, é possível adicionar todas elas e ter uma boa idéia de quanto tempo o projeto inteiro levará.

3. Tempo de planejamento

Todo projeto tem um plano e um cronograma no qual esse plano deve ser executado. Um cronograma requer uma estimativa do tempo que se acredita para concluir cada tarefa e terminar com a entrega do projeto.

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Esta é uma ferramenta muito útil em muitos aspectos. Ele coloca todo o projeto em uma linha do tempo, mas também cria uma linha de base pela qual você pode medir seu ritmo atual.

4. Atingindo suas estimativas

Ao monitorar e acompanhar seu progresso durante o projeto, você pode comparar esses dados ao seu plano de projeto. Quando eles correspondem, você está dentro do cronograma.

Se os dados não corresponderem às suas projeções, você estará adiantado ou atrasado. Para corrigir um projeto atrasado, você deve ajustar o custo ou o escopo para recuperá-lo. Este é um movimento básico para gerenciar a restrição tripla.

Estimativa de tempo

A seguir, estão todas as maneiras pelas quais você pode ter uma idéia de quanto tempo gastará no projeto, para criar um cronograma realista. Mas esses são meros pontos no projeto que consomem tempo e fornecem apenas uma peça do quebra-cabeça.

Existem várias maneiras de estimar com precisão o tempo em seus projetos. Mais importante, você não quer seguir por instinto. Isso leva a algo chamado planejamento de falácia, que é quando as pessoas subestimam psicologicamente quanto tempo levará para fazer alguma coisa.

Dados Históricos e Outros Recursos

É melhor usar dados históricos para mostrar quanto tempo os projetos semelhantes levaram para serem concluídos. Isso só funciona se os gerentes se encontrarem primeiro com as partes interessadas, para que tenham um entendimento claro dos objetivos do projeto. Os especialistas no assunto também são um ótimo recurso que deve ser aproveitado.

Técnicas de estimativa

Também existem técnicas de estimativa de tempo, como a estimativa ascendente, que divide tarefas grandes em tarefas pequenas. A estimativa de cima para baixo é criar o cronograma esperado primeiro e depois compará-lo com projetos, experiências, dados históricos etc.

Outra técnica é a PERT ou avaliação de programas e técnicas de revisão, que gerencia probabilidades.

Software e ferramentas de rastreamento de tempo

Estabelecer expectativas para quanto tempo um projeto levará é uma parte importante do planejamento, mas depois que o projeto começar a sério, você precisará de ferramentas para medir o tempo. Você não pode controlar o cronograma de um projeto se não souber quanto tempo está demorando em comparação com quanto tempo planejou.

Usar uma boa ferramenta é essencial para rastrear o tempo do projeto. Há muitos que fazem o trabalho em diferentes graus, alguns com mais sinos e assobios e outros que oferecem apenas o mínimo necessário. O que é certo para você e seu projeto dependerá do tipo de projeto em que você está trabalhando e do tipo de relatório que você deve entregar às partes interessadas.

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Modelo de Quadro de Horários

Usar um modelo de quadro de horários é uma maneira rudimentar, porém eficaz, de coletar o tempo que sua equipe gasta em suas tarefas. O modelo do quadro de horários terá campos em branco para você preencher, como o nome do projeto, o nome do funcionário cujo quadro de horários é e a semana que está sendo gravada, além de uma linha para os gerentes aprovarem o quadro de horários antes enviando.

É uma questão de coletar as horas trabalhadas, incluindo horas extras, dias de folga, férias ou feriados. Essas horas são então somadas e, uma vez aprovadas, a pessoa é paga pelo seu tempo. Obviamente, um modelo de quadro de horários abordará apenas um aspecto do acompanhamento do tempo do projeto, que é o membro da equipe, mas é importante.

Toggl

Se você procura que sua equipe acompanhe o horário deles, para que eles possam faturar você, existem muitas soluções de software oferecidas. Como se trata apenas de uma pequena fatia do software de rastreamento de tempo do projeto, achamos melhor mencionar um dos melhores gratuitos. Toggl é uma ferramenta simples de rastreamento de tempo para as equipes aumentarem sua produtividade.

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Embora o Toggl tenha uma versão paga, a gratuita tem muitos recursos que o tornam um ótimo negócio. Por um lado, ele funciona para iOS, Android, Linus, macOS, Windows, web e como uma extensão do navegador. Embora apenas usuários pagos possam colaborar com outros membros da equipe, eles obtêm algumas ferramentas de geração de relatórios e podem rastrear o tempo em diferentes projetos.

É mais fácil usar do que outros rastreadores de tempo, pois você pode começar imediatamente e adicionar dados de cliente, projeto, tarefa etc., depois de iniciar o relógio.

ProjectManager.com rastreia tempo, tarefas e projetos

O ProjectManager.com é um premiado software de gerenciamento de projetos que permite planejar projetos, fazer agendamentos, acompanhar o tempo e relatar o progresso. Possui recursos que permitem gerenciar todos os aspectos do gerenciamento de projetos, incluindo gerenciamento de tempo.

Por que usar várias ferramentas quando você pode ter um software que permite gerenciar seus projetos e sua equipe em uma solução online?

Gráficos de Gantt para acompanhamento de agendamento

O gráfico on-line de Gantt do ProjectManager.com fornece as ferramentas para planejar melhor sua programação. Você pode vincular tarefas dependentes, editar a duração conforme necessário e exibir o projeto em uma linha do tempo. Isso ajuda a cumprir prazos e manter o controle do calendário do seu projeto.

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O ProjectManager.com também pode calcular automaticamente o caminho crítico do projeto. Conhecer o caminho crítico permite entender melhor quanto tempo o seu projeto levará.

Gráfico de Gantt com cronograma do projeto
Faça um gráfico de Gantt em minutos com ProjectManager.com

Quadros de horários para gerenciamento de equipes

Mas a estimativa só é válida antes do início do projeto. E quando você está no calor disso? O ProjectManager.com possui um software de rastreamento de projetos com quadros de horários que permitem que as equipes atualizem suas tarefas, acompanhando seu progresso em tempo real.

Os quadros de horários são automatizados e sincronizados com as tarefas da equipe. Os membros da equipe selecionam suas tarefas e as inserem. Seu tempo é coletado no quadro de horários, que pode ser visualizado e enviado para aprovação. Você também pode duplicar as semanas anteriores, se alguns membros sempre trabalharem na mesma coisa, economizando tempo.

Captura de tela do recurso de quadro de horários no ProjectManager.com, exibindo horas gastas em diferentes tarefas
Gerencie o tempo gasto por sua equipe em tarefas com quadros de horários automatizados e seguros.

Os painéis monitoram a derrapagem e a fluência do escopo

Como você pode monitorar o tempo gasto pela sua equipe nas tarefas e garantir que está cumprindo os marcos estabelecidos pela sua agenda? Existem várias maneiras de acompanhar o progresso no ProjectManager.com.

Primeiro, a exibição de alto nível é fornecida por um painel que reflete as atualizações de status no momento em que são feitas. Tabelas e gráficos de fácil leitura mostram o progresso nas tarefas, mas também métricas de custo, integridade do projeto e muito mais. Você pode acompanhar o tempo do projeto e muito mais.

Captura de tela da exibição do painel no ProjectManager.com, usada para rastrear tempo e tarefas entre projetos.
Controle tempo, custos, progresso e muito mais em tempo real com painéis.

Relatórios de projeto para análise aprofundada

A visão de um pássaro é ótima, você diz, mas às vezes você precisa mergulhar na terra e se granular com seus dados. Isso é verdade, e o ProjectManager.com entende. É por isso que eles também fornecem relatórios de projetos para mais informações. Os relatórios podem ser filtrados, para que você obtenha apenas os dados que deseja.

O ProjectManager.com é um software baseado em nuvem que controla projetos desde o início até o fechamento. Os gráficos on-line de Gantt agendam os planos do projeto em uma linha do tempo, os quadros kanban oferecem às equipes meios visuais para gerenciar seu fluxo de trabalho e um painel em tempo real acompanha o progresso. Os gerentes têm ferramentas de gerenciamento de recursos para manter as equipes produtivas. Veja como o ProjectManager.com ajuda no controle do tempo do projeto e muito mais, fazendo este teste gratuito de 30 dias.

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