9 documentos essenciais do projeto (com modelos) • Guia das garotas para gerenciamento de projetos
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9 documentos essenciais do projeto (com modelos) • Guia das garotas para gerenciamento de projetos 1

Peguei um projeto de outra pessoa não faz muito tempo e eu tinha três meses em meu gerenciamento antes de perceber que não havia um termo de abertura do projeto.

Havia muitos outros documentos que tinham um certo grau de sobreposição com uma carta, mas não uma carta real. Isso significava que faltavam algumas coisas importantes na documentação do projeto e a coisa mais importante que faltava era quem pagaria por isso.

Opa

Isso foi um pouco de dor de cabeça para resolver.

O gerenciamento de projetos pode criar muita papelada e nem sempre é o que você deseja ou precisa. Mas de que documentação realmente estamos falando? Vamos definir.

trabalhando no ipad

Documentos de gerenciamento de projetos: uma definição

Podemos definir os documentos do projeto como:

A documentação criada por um gerente de projeto para gerenciar, controlar e entregar adequadamente o projeto.

Quais documentos do projeto você precisa?

Se você olhar no padrões e métodos de gerenciamento de projetos, você encontrará uma tonelada de documentação mencionada, mas realmente precisa de tudo isso? Honestamente, para a maioria dos projetos que você não faz.

Se você está construindo um enorme parque olímpico ou um navio de guerra militar, existem padrões mais altos de documentação, mas para a maioria dos projetos realizados em ambientes de escritório por pequenas, médias e até grandes empresas, seu tempo será melhor gasto em obter o básico certo.

Então, vamos falar sobre o essencial.

Aqui estão nove documentos que nenhum projeto que se preze deve ter ao tentar gerenciar um projeto. Organizei os documentos de gerenciamento de projetos por fase, para que você possa ver a ordem em que eles normalmente são criados.

Obtenha cópias de todos esses modelos de documentos de projeto em um pacote fácil de usar, com notas e orientações. Criado por gerentes de projeto, para gerentes de projeto, esse conjunto de modelos de documentos do projeto ajudará você a gerenciar seus projetos com sucesso.

documentos do projeto

caso de negócios do projeto

1. Caso de Negócios

Na fase Conceito ou Idéia de um projeto, alguém surge com uma idéia brilhante. Isso é anotado em uma proposta formal de projeto ou em um caso de negócios.

O caso de negócios do projeto é o documento que inicia todo o projeto. Foi escrito para explicar por que o projeto deve acontecer e resume o problema que o projeto vai resolver.

Mas aqui é onde minha definição de documentação do projeto cai: o caso de negócios normalmente é escrito por alguém que não seja o gerente do projeto.

Então, quem escreve o caso de negócios?

Na minha experiência, os casos de negócios são reunidos pelo proprietário da empresa que deseja a mudança – a pessoa que finalmente se torna o patrocinador do projeto.

No entanto, é muito, muito mais fácil gerenciar um projeto, se você teve algum envolvimento no estágio de negócios, porque entende melhor os direcionadores e os objetivos.

O business case deve ser abrangente e persuasivo, com detalhes suficientes para justificar o investimento necessário para o projeto.

Dito isso, o caso de negócios pode ser tão simples quanto um e-mail para um executivo solicitando permissão para avançar com uma iniciativa. Se você estivesse construindo um estádio olímpico, esse nível de informalidade não seria suficiente.

Seja razoável e pragmático – não há sentido em criar documentação de exagero neste momento. Isso fará com que as pessoas tomem cuidado com o que o administrador está por vir.

Depois que o caso de negócios for aprovado, você poderá avançar para a fase de Iniciação do Projeto.

modelo de carta do projeto

2. Carta do Projeto

A parte mais importante da papelada na fase de iniciação do projeto é o documento de abertura do projeto.

Você precisa disso – isso lhe dá autoridade para atuar como gerente de projeto do projeto. É seu mandato executar o projeto e é o documento que transforma o projeto de uma idéia em um programa de trabalho real, com proprietários designados (e acordo sobre financiamento).

Sem um documento de abertura do projeto, seu projeto não existe formalmente!

As cartas do projeto podem ser curtas ou substantivas. Prefiro usar uma versão completa que, em nossa terminologia, chamamos de Documento de Iniciação ao Projeto. Inclui tudo o que você precisa saber sobre o que está começando.

Depois de ter clareza sobre o que o projeto vai fazer e o contexto em que ele vai operar, é hora de passar para a fase de planejamento.

plano e cronograma do projeto

3. Plano de Gerenciamento do Projeto

Existem dois documentos de planejamento do projeto criados na fase Planejamento. O primeiro é o plano de gerenciamento do projeto.

Este é um documento enorme. Na verdade, provavelmente não é um documento (embora eu o tenha agrupado no modelo de plano de gerenciamento de projetos que você pode encontrar aqui).

No passado, eu sempre o gerenciei como documentos separados, mas juntos eles formam o “Plano”.

Mais recentemente, meus projetos estão operando sob uma estrutura formal de PMO, e muito do que aparece em um plano de gerenciamento de projetos está basicamente repetindo os processos formais.

Nota: somente crie um documento de planejamento se precisar

Não faz sentido criar um documento de plano apenas para dizer: “Fazemos da maneira que o PMO exige, assim como todos os outros projetos desta empresa”. Nesse caso, tenho um documento abrangente do plano de gerenciamento de projetos e faz referência aos padrões corporativos.

O plano abrange tudo o que você precisa saber e fazer para gerenciar o projeto, incluindo gerenciamento de tolerâncias, variações, abordagem de controle de alterações, como avaliará a qualidade e assim por diante.

documentos do projeto

4. Cronograma do Projeto

O segundo documento de planejamento do projeto que é importante na fase de planejamento é o cronograma do projeto.

Francamente, a maioria das pessoas diz “plano do projeto” quando significa “cronograma do projeto”.

O cronograma do projeto define todas as tarefas, quem as fará e quando elas serão executadas. Também rastreia dependências entre tarefas.

Você pode usar o software para organizar a linha do tempo do projeto para você. Existem centenas de diferentes ferramentas de agendamento de projetos – a maioria das organizações possui alguma coisa. O problema é que pode não ser perfeito para o que você deseja usá-lo.

Crio cronogramas de projetos no Microsoft Project, Teamwork e Excel, porque os uso para coisas diferentes.

Para comunicar os marcos de nível superior, crio uma versão da agenda no Microsoft PowerPoint usando o plug-in Office Timeline.

Independentemente de você optar por documentar o cronograma do seu projeto, o importante é mantê-lo atualizado.

modelo de invasão do projeto

5. Registro de RAID do projeto

Agora estamos passando para a quarta fase do projeto, a fase de execução. Neste ponto, você tem vários documentos importantes do projeto. O primeiro que veremos nesta fase é o log RAID.

RAID significa:

  • Riscos
  • Ações (e / ou premissas)
  • Problemas
  • Dependências (e / ou decisões)

Eu uso o termo “log RAID” para cobrir todos os diferentes logs relacionados ao projeto. Isso inclui todos os elementos da lista acima, além de alterações. RAAIDDC é mais difícil de dizer, no entanto.

Vale a pena ter um registro de todos esses itens. O log RAID do seu projeto é um documento importante que permite acompanhar tudo.

Leia a seguir: Tudo o que você precisa saber sobre RAID no gerenciamento de projetos.

É mais fácil criar do que você esperava, pois você só precisa de alguns campos importantes:

  • ID do item, para que você saiba de que linha está falando ao discutir o conteúdo com sua equipe
  • Nome do item
  • Descrição do item
  • Ação requerida
  • Proprietário – não esqueça disso ou ninguém se responsabilizará por fazer algo a respeito
  • Data da última atualização.

Você pode usar esse formato para todas as diferentes planilhas e rastreadores no seu registro RAID.

Um log RAID pode fazer parte do seu software de gerenciamento de projetos ou você pode fazer o que eu faço e manter uma planilha da pasta de trabalho do projeto que inclui RAID e muito mais.

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6. Relatórios de status do projeto

Os relatórios de status do projeto são outro documento crítico durante a fase de execução. Você está ocupado fazendo o trabalho, então precisa dizer às pessoas que trabalho está acontecendo. Eles também ajudam a rastrear o que está acontecendo.

Os relatórios de status do projeto cobrem uma variedade de cenários diferentes. Você tem:

  • Relatórios formais do conselho do projeto
  • Atualizações semanais da equipe de informações
  • Reporte formal ao PMO
  • Relatórios ad hoc sempre que uma parte interessada pede algo.

E assim por diante. Os gerentes de projeto gastam muito tempo relatando.

Escreva melhores relatórios de status do projeto

OK, esses são uma coleção de documentos, e não um único documento. Mas eles são realmente importantes porque são o mecanismo que você usa para obter informações regularmente com seus stakeholders.

Eles são o registro formal formal do progresso. E se eles forem bons, seus stakeholders devem agir como resultado da leitura deles.

Se você precisar de ajuda para criar melhores relatórios de status do projeto, obtenha meu e-book e curso sobre relatórios de projetos aqui.

7. Rastreador de Orçamento do Projeto

Finalmente, para a fase de execução, você tem um rastreador de orçamento do projeto, outro importante documento de planejamento e controle do projeto.

O orçamento do seu projeto é um tipo diferente de documento – inclui menos texto e muito mais números.

No entanto, ajuda ter um documento com texto y para acompanhar os cálculos que estabelecem informações sobre contratos, compras e os processos financeiros que você deve seguir. Você pode agrupar isso em seu plano de gerenciamento de projetos.

O rastreador de orçamento precisa mostrar o que você pretende gastar, ou seja, “o orçamento” e o que você realmente gastou. Você pode obter a planilha para fazer o trabalho pesado e calcular a variação.

Variação é a diferença entre o que você previu e qual foi o seu gasto real.

Se você estiver gastando demais, poderá identificar os itens de linha em que isso aconteceu. Se você está entrando com sua previsão, pode ter alguma flexibilidade para adicionar mais itens ao escopo.

Ou você pode ter que devolver o dinheiro – diferentes departamentos financeiros e patrocinadores do projeto terão prioridades diferentes!

documentos de encerramento do projeto

8. Revisão das Lições Aprendidas

À medida que analisamos os documentos de gerenciamento de projetos por fase, chegamos à fase final do seu projeto: Encerramento. Existem dois documentos de encerramento do projeto que são importantes neste momento; a primeira é a documentação das lições aprendidas.

Os documentos das lições aprendidas podem não ser realmente documentos. Você pode armazenar suas lições aprendidas em um banco de dados como o CornerThought ou wiki, ou algum outro formato pesquisável.

Leia a seguir: Tudo o que você precisa saber sobre as lições aprendidas em gerenciamento de projetos.

No entanto, ainda produzo documentos formais de lições aprendidas no final do projeto e, em seguida, copio as lições principais em qualquer outro sistema que os exija.

A documentação das lições aprendidas faz parte do trabalho de encerramento do projeto. Isso só se torna uma referência útil se você a compartilhar com as pessoas dessa equipe, para que elas tenham algo que codifique as lições que aprenderam ao trabalhar com você.

Da mesma forma, ele deve ser compartilhado com outros gerentes de projeto ou eles não se beneficiarão do que funcionou e do que não funcionou.

Elizabeth Harrin trabalhando juntos

9. Documento de encerramento do projeto

Finalmente, durante a fase de fechamento, você deve produzir um documento formal de fechamento do projeto.

Este documento resume:

  • O que o projeto entregou
  • Como o projeto foi executado em relação a medidas de tempo, custo, qualidade e escopo, ou seja, você estava atrasado, com excesso de orçamento ou lutava para obter um resultado de qualidade?
  • Quaisquer riscos, questões e ações pendentes no ponto de fechamento
  • A localização dos arquivos do projeto
  • Qualquer outra coisa que a pessoa que recebe a transferência precisa saber.

De todos os documentos, este é o mais importante para ser formalmente assinado e aprovado. Sem o patrocinador do projeto concordar com o fechamento do projeto, o projeto não está fechado.

Você terminará fazendo trabalho e suporte ad hoc por meses. (Não me pergunte como eu sei.)

Elizabeth apresentando

Escolha os documentos que funcionam para o seu projeto

A coisa mais importante a lembrar é que este é um guia. Adapte a documentação do projeto necessária para que você possa gerenciar melhor seu projeto.

Você precisa de um plano detalhado de compras? Faz um. Você não precisa de um rastreador de orçamento, pois não há gastos externos? Não crie um e deixe em branco; isso é uma perda de tempo.

Não se preocupe com o que você precisa – basta usar o descrito acima como um guia para o que a maioria dos projetos tem no lado maior de pequeno, mas não gigantesco.

Menos tempo de administrador gasto na criação de documentos que não agregam valor significa que você pode liberar mais tempo para liderar sua equipe. É mais importante que você faça o trabalho no projeto. Papelada onerosa não é divertida para ninguém.

Pegue modelos de documentos para esses nove documentos do projeto, você poderá controlar seu projeto sem muita burocracia.

documentos do projeto

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