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Reuniões virtuais são comuns em nosso mundo conectado digitalmente. Seja para conectar equipes de diferentes países ou para reunir funcionários que trabalham em casa para uma teleconferência, as reuniões virtuais podem ser cruciais para o sucesso de uma empresa.

Como um relógio, porém, quase todas as reuniões virtuais parecem ter algum tipo de problema. As abstenções comuns incluem: “Qual é o código para entrar nesta vídeo chamada” ou “Meu microfone está funcionando?”

Para ajudar a evitar problemas comuns e garantir que você aproveite ao máximo suas reuniões virtuais, reunimos sete dicas para ajudar você e sua equipe. Antes de abordarmos as dicas, vamos analisar rapidamente o que é uma reunião virtual e por que você pode optar por se reunir virtualmente com sua equipe.

O que é uma reunião virtual?

Uma reunião virtual é uma reunião de pessoas distribuídas, que usa a tecnologia para conectar os participantes em vez de um local de reunião físico. As reuniões virtuais usam ferramentas digitais como videoconferência, software de gerenciamento de projetos ou software de bate-papo para conectar pessoas, para que elas possam se comunicar e trabalhar juntas em tempo real.

As reuniões virtuais ocorrerão por conveniência ou por necessidade. Às vezes, as equipes acham mais fácil entrar em uma reunião virtual em vez de interromper o dia deixando suas mesas e se reunindo. Nesses casos, as reuniões virtuais perdem menos tempo e permitem que os funcionários mantenham níveis mais altos de produtividade.

E, às vezes, as reuniões virtuais são a única maneira de se conectar à sua equipe. Isso pode ser devido a uma força de trabalho distribuída ou porque sua empresa possui funcionários remotos. Nesses casos, os membros da equipe se reúnem virtualmente para permanecer sincronizados. As reuniões virtuais permitem até que equipes com funcionários em fusos horários diferentes se conectem perfeitamente, o que não seria possível de outra maneira.

Dicas para uma Reunião Virtual de Sucesso

O sucesso da sua reunião virtual depende de muitas coisas. Alguns deles podem estar fora de seu controle, como sua conexão com a Internet. Se sua conectividade for ruim, sua reunião será. Portanto, há problemas básicos de pipeline a serem resolvidos primeiro. Quando estiver pronto para se encontrar virtualmente, siga estas etapas.

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1. Selecione o software certo para reunião virtual

A primeira e mais importante decisão a ser tomada ao organizar uma reunião virtual é responder à pergunta: “como nos encontraremos?” As reuniões virtuais podem ser tão simples quanto uma ligação telefônica em grupo ou tão complexas quanto uma sessão de trabalho com uma tela compartilhada.

Portanto, você precisará selecionar uma tecnologia que permita que sua equipe se encontre. Ele deve fornecer todas as ferramentas necessárias para você atingir seus objetivos de reunião.

Existem várias maneiras de hospedar uma reunião virtual, mas aqui estão algumas das plataformas de reunião virtual mais populares usadas hoje:

Ao selecionar um software de reunião virtual, pode ser tentador usar uma ferramenta gratuita, mas é importante que você não corte aqui. A plataforma que você escolher influenciará a maneira como sua equipe se comunica e a produtividade que sai de suas reuniões.

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Por exemplo, muitas equipes tentaram a videoconferência com a edição gratuita do Zoom, apenas para saber mais tarde que as chamadas são limitadas em duração, limitadas em participantes e não protegidas por uma senha (o que levou a histórias de visitantes embaraçosos que entraram aleatoriamente nas reuniões) . Essas limitações podem levar a dores de cabeça e perda de tempo, por isso é melhor pagar por uma ferramenta que será tão essencial para sua equipe.

2. Todos os membros da equipe testam antes de ingressar

É importante que todos os envolvidos na próxima reunião virtual se inscrevam, instalem e testem o software que será usado com antecedência. Uma questão importante que aparece com frequência nas reuniões virtuais são os problemas técnicos.

Se um membro da equipe não descobrir como fazer login ou como fazer com que a webcam funcione, toda a reunião poderá ser adiada. Esses soluços em tecnologia podem levar à frustração entre os membros da equipe e a perdas de produtividade. Cada pessoa deve participar de uma reunião virtual, sabendo exatamente como participar de forma eficiente.

3. Crie uma agenda

Além das reuniões virtuais, esta dica também se aplica a reuniões de qualquer tipo: sempre prepare uma agenda antes da reunião. Sua agenda deve listar itens específicos que serão discutidos, juntamente com quaisquer resultados que devem sair da reunião. Toda agenda deve ter um prazo, e o tempo precisa ser observado com cuidado.

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Não há nada pior do que uma reunião de 30 minutos que dura duas horas, especialmente quando a reunião poderia ter sido encerrada nos 30 minutos originais. Uma agenda ajuda você a seguir o plano para que os membros da equipe não fiquem desanimados ou frustrados com o tempo perdido. Uma boa regra prática é a seguinte: se não houver agenda, não haverá reunião.

4. Envie o convite e a agenda

Depois de ter uma agenda preparada, é importante enviar a agenda juntamente com um convite para todos os membros da equipe que participarão da reunião virtual. Isso deve ser feito bem antes do início do horário da reunião, para que os membros da equipe tenham tempo suficiente para se preparar.

Uma consideração importante ao enviar convites para eventos de reunião virtual é o fuso horário dos membros da equipe. A coordenação de uma reunião pode ficar mais difícil ao trabalhar com equipes remotas distribuídas por diferentes países e fusos horários.

Essa é também uma consideração importante ao se reunir com funcionários que trabalham em casa, pois seus horários podem ser menos rígidos do que uma equipe de escritório. Um trabalho claro da política doméstica pode ajudar a solidificar agendas.

5. Use quebra-gelo (quando apropriado)

As reuniões virtuais podem ser mais difíceis de iniciar do que as reuniões tradicionais, porque os participantes normalmente levam alguns minutos para entrar e configurar sua tecnologia. Em vez de perder um tempo precioso conversando durante esses primeiros minutos, você pode executar quebra-gelo para incentivar a equipe a se conhecer melhor.

Ame-os ou odeie-os, mas demonstrou-se que os quebra-gelo ajudam na coesão e no trabalho em equipe. No entanto, para algumas reuniões virtuais mais sérias, os quebra-gelos podem não ser apropriados. Nesses casos, talvez seja melhor seguir em frente e iniciar a reunião no horário listado no seu convite.

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6. Colaborar

Em todas as reuniões, há pessoas que se manifestam com orgulho e outras que se sentam felizes em ouvir. Nas reuniões presenciais, é fácil ler a sala e incentivar os membros mais quietos da equipe a se manifestarem, para que a colaboração da equipe continue.

No entanto, em reuniões virtuais, pode ser mais difícil. Você precisa estar sempre ciente de quem está na chamada e quem pode precisar de algum incentivo para falar. Preste atenção extra aos membros da sua reunião virtual que talvez precisem de algum incentivo para participar. Se possível, tenha à mão uma lista de todos os participantes da reunião virtual, para que você possa ligar rapidamente para os membros da equipe, conforme necessário.

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7. Envie notas de finalização

A coisa final e talvez mais importante que você deve fazer ocorre imediatamente após o término da reunião virtual. Quando a reunião terminar, reúna todas as suas anotações e compartilhe-as com toda a equipe de participantes.

Uma maneira simples de fazer isso é começar com a agenda da reunião original e adicionar anotações para cada item de linha. Realizamos este item de linha? Quem é responsável por possuir o acompanhamento do item de linha?

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É importante que toda a equipe saia de cada reunião virtual com itens de ação. Se nada for acionável em suas reuniões, talvez seja necessário considerar se a reunião era necessária.

Como o ProjectManager.com ajuda as equipes virtuais

O ProjectManager.com é uma plataforma on-line de gerenciamento de projetos e trabalhos que permite que os membros da equipe trabalhem juntos, independentemente de onde estejam. Às vezes, tanto trabalho é realizado, nem são necessárias reuniões virtuais!

Equipes virtuais, equipes remotas e funcionários que trabalham em casa usam o ProjectManager.com para colaborar no trabalho em conjunto. Com várias visualizações de projeto, existem ferramentas para cada equipe na plataforma baseada em nuvem.

Planeje Online

Os gerentes podem criar planos de projeto para suas equipes usando um gráfico de Gantt online. Eles podem atribuir todas as tarefas do projeto aos membros da equipe, e cada membro da equipe será notificado em tempo real que eles têm um novo trabalho atribuído a eles.

Gráfico de Gantt on-line para gerenciar o trabalho
Planeje projetos e faça agendas com gráficos de Gantt online.

Colabore em tempo real

As equipes também podem usar quadros kanban visuais para criar fluxos de trabalho compartilhados, para que cada membro da equipe saiba exatamente o que o resto da equipe está trabalhando o tempo todo. Essa visibilidade é crucial para o sucesso de uma equipe, especialmente quando os funcionários não estão trabalhando juntos no escritório.

Quadros Kanban on-line para colaboração virtual
Colabore no trabalho on-line com sua equipe usando quadros kanban.

Milhares de equipes em todo o mundo confiam no ProjectManager.com para colaborar, manter-se organizado e realizar mais trabalhos juntos. O ProjectManager.com possui ferramentas para todas as equipes, tanto no escritório quanto remotas. Os gerentes podem atribuir trabalho e acompanhar o progresso, enquanto os funcionários podem organizar todas as suas tarefas em um só lugar. Experimente o ProjectManager.com hoje gratuitamente com este teste gratuito de 30 dias.

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