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Projetos custam dinheiro. Ser capaz de gerenciar e rastrear despesas é o que mantém o projeto dentro do orçamento. É improvável que as partes interessadas considerem o projeto um sucesso se custar muito caro. Lembre-se da restrição tripla: custo, escopo e tempo. Você tem que gerenciar todos os três, dando e recebendo de um para o outro.

O vídeo tutorial a seguir trata dos custos, especificamente despesas do projeto. Você terá esses gastos, mas para evitar gastos excessivos, você deve ter um sistema para monitorá-los e rastreá-los. Essa é a única maneira de controlar suas despesas e, assim, ficar dentro do orçamento. Assista e aprenda como gerenciar e controlar as despesas do projeto.

Em revisão: como controlar despesas

A última coisa que você quer é ter seu pagamento ou bônus reduzido porque você não cumpriu o orçamento do projeto, como Jennifer aprendeu com a experiência. Para evitar isso, ela discutiu seis maneiras de controlar as despesas do seu projeto:

Estabelecer sistemas

A primeira regra é ter um sistema para lidar com suas despesas e ter a capacidade de rastreá-las. Pode ser um software de gerenciamento de projeto robusto com funcionalidade dinâmica ou algo mais estático, como uma planilha do Excel.

Seja o que for que você escolha, você precisa de algo para coletar esses dados e identificar quem está gastando o quê e quando. Este é o mínimo e um bom lugar para começar. Sem um sistema implementado, não há como saber para onde seu dinheiro está indo.

painel de custo no painel do ProjectManager.com
O painel do projeto do ProjectManager.com rastreia os custos em tempo real – Saiba mais!

Fornece acesso online

A próxima etapa lógica é ter um sistema online. Poder obter acesso ao seu sistema de rastreamento em qualquer lugar e a qualquer momento é mais do que um luxo. Tornou-se uma parte essencial de qualquer plano de gerenciamento de projeto.

Você ou sua equipe podem estar trabalhando em campo ou fora da empresa em algum lugar. Uma ferramenta online dá acesso ao sistema, para que você possa adicionar despesas na hora. Esperar até que você esteja de volta ao escritório significa que é mais provável que algo caia pelas rachaduras.

Identificar itens de orçamento

Um sistema é importante, mas é inútil até que você identifique os itens em seu orçamento. Você precisa saber para onde estão indo os custos. Esta lista varia de projeto para projeto, indústria para indústria, mas detalhá-la é a chave para cada projeto.

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Por exemplo, você vai gastar dinheiro em recursos, como equipamentos e sua equipe; você pode ter custos imobiliários, legais e despesas de viagem. Todos esses itens devem ser identificados e listados para que você possa controlar suas despesas. Você pode baixar nosso modelo de orçamento de projeto gratuito se precisar de ajuda para começar.

Crie um orçamento

Você provavelmente pode ver onde isso está acontecendo. É tudo parte integrante da criação de um orçamento. Você precisa ter seus custos e despesas fixos e variáveis ​​calculados antes de rastreá-los. O orçamento será o guarda-chuva sob o qual todas as despesas do projeto serão cobertas.

Claro, depois de criar um orçamento, você precisa aprová-lo. Isso permitirá que você veja os parâmetros de suas despesas e ajudará no rastreamento, permitindo que você saiba o que é permitido gastar e quando esses custos estão indo além do que foi reservado para o projeto.

Designe alguém para rastrear

Um sistema, orçamento e tudo relacionado ao gerenciamento dos custos do seu projeto são inúteis se não houver uma pessoa responsável por supervisionar este processo. Você deve designar alguém da equipe que tenha a tarefa de operar o sistema que você planejou para controlar as despesas.

Essa pessoa se tornará inestimável. Eles estarão na linha de frente de seu orçamento real e podem levantar a bandeira vermelha quando os custos excederem o que foi aprovado para despesas orçamentárias. Você deseja que alguém de confiança possua este processo.

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Acompanhar e controlar despesas em tempo real

Finalmente, para agilizar este processo e torná-lo mais eficaz, você deseja ter uma ferramenta online. Mencionamos o software de gerenciamento de projetos online acima, e uma das vantagens que ele tem sobre o Excel é que ele é atualizado constantemente e reflete seus gastos reais com despesas. Portanto, se você notar um aumento nos gastos, não apenas o identificou rapidamente, mas agora pode resolvê-lo antes de vazar valor e arriscar estourar seu orçamento.

Dica Profissional: O uso de uma ferramenta de software de gerenciamento de projeto ou planilha onde você pode anotar e controlar as despesas é, obviamente, a chave. Além disso, saiba o que deve ser feito, quando será feito e quem está fazendo. Se você tiver um sistema em funcionamento, poderá impedir um vazamento fiscal antes que se transforme em um dilúvio.

Obrigado por assistir!

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Transcrição

Olá. Sou Jennifer Bridges, Diretora do ProjectManager.com. Bem, bem-vindo hoje à nossa sessão no quadro branco sobre “Rastreamento de despesas para leigos.

Você já teve seu pagamento ou bônus cortado porque o orçamento do projeto estava fora do caminho?
Bem, eu tenho. Então, essas são as dicas que criei para o maior manequim: eu.

É um tópico do qual todos nós – não sei – realmente não gostamos. No meu mundo, costumava ter um departamento que gerenciava as despesas para mim. Portanto, minha maior lição aprendida foi quando tive que planejar meus projetos sozinho e não podia contar com a organização. Então, depois que meu pagamento foi reduzido, eu aprendi isso rapidamente.

Na verdade, tornei mais difícil do que realmente é, então reduzimos a termos fictícios. Existem seis etapas que considero importantes. O número um é estabelecer um sistema. Usando algum tipo de software de gerenciamento de projetos ou Excel, em algum lugar que você possa reunir todas as despesas e ter uma maneira de rastreá-las por algum sistema e algum método de como isso será feito, quando será feito, quem vai ser feito até. Portanto, é fundamental ter um sistema em funcionamento.

Número dois: forneça acesso online, não apenas para você, se você for um viajante. Quer dizer, para mim, eu viajo muito, então estou fora do escritório, então preciso poder acessar os itens de despesas e o orçamento online, assim como os membros da minha equipe.

Número três, identifique os itens do orçamento. Portanto, é importante pensar em todos os itens de orçamento ou despesas que serão rastreados em seu projeto. Você tem que sentar e pensar em qual equipamento – porque esse é um item de despesa – quais pessoas, quais imóveis. Você está comprando um prédio? Você está alugando um prédio? Você está alugando um prédio? Qualquer tipo de item legal, isso é um marketing ou aqui é onde você tem propriedade intelectual? Algo onde você tem contratos onde você tem que ter despesas legais?

Depois, há viagens. Essas são algumas das coisas que esquecemos. Quando temos pessoas em nossa equipe que viajam. Eles estão em reuniões. Então, esses são alguns dos pequenos itens que tendemos a esquecer quando estamos criando nossos itens de orçamento.

Então, uma vez que identificamos todos os itens do orçamento e os colocamos em nosso sistema, seja nosso software de gerenciamento de projetos ou Excel, então passamos e nos certificamos de que identificamos todos e quaisquer custos fixos ou itens de despesas fixas ou custos variáveis ​​e itens de despesas. Saiba, perceba quais podem variar dependendo de certas coisas e identifique-as e crie o orçamento.

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Uma vez que o orçamento é criado, ele deve ser aprovado por certas partes, seja o seu conselho de controle de mudanças, seus stakeholders. Quem quer que tenha autoridade em seu grupo ou organização para aprovar isso e certifique-se de que o orçamento ou os itens de despesas que você planeja rastrear ou utilizar em seu projeto sejam realmente aprovados.

Em seguida, atribua alguém. Muitas vezes eu descobri que onde eu ou diferentes grupos ou equipes temos problemas é que não há ninguém designado para controlar os itens de despesas. Ou se alguém encomendou equipamentos ou é responsável por imóveis ou jurídicos, não há ninguém lá para rastrear isso. Portanto, é necessário o nome de alguém, o nome de uma pessoa, não apenas de um grupo ou organização, mas de um indivíduo que será responsável por rastrear esses itens de despesas.

Número seis: rastreie e controle em tempo real, fornecendo acesso online não apenas para você, mas também para os membros de sua equipe e as pessoas responsáveis ​​ou designadas para rastrear certos itens de despesas. Então, acompanhando-os em tempo real, e quando você descobrir que algo está fora do orçamento, você gastou a mais ou a menos, então você tem alguma maneira de controlar isso e escalar em tempo hábil.

Portanto, esses são seis dos itens que considero essenciais. Novamente, às vezes podemos tornar isso mais difícil do que realmente é. Portanto, se reduzirmos a termos fictícios, não será tão difícil. Mas o que também ajuda é usar templates e prestar atenção aos detalhes, detalhes, detalhes. O diabo realmente está nos detalhes. Portanto, se negligenciarmos certos itens, podemos nos encontrar, ou você pode se ver como eu, sendo descontado do seu pagamento ou bônus, e não queremos que isso aconteça.

Certamente não quero que aconteça com você e nunca mais quero que aconteça comigo novamente. No ProjectManager.com, tentamos incorporar algumas das melhores práticas e dicas para manequins para controle de despesas. Portanto, se você precisar de dicas, ferramentas ou técnicas para ajudar a gerenciar e rastrear suas despesas, visite-nos em ProjectManager.com.

(Esta postagem foi atualizada em 23 de setembro de 2020)

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