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Você precisa de um dos membros da sua equipe, vamos chamá-lo de Bob, para acompanhar um cliente sobre uma solicitação / reclamação / consulta de vendas, e você precisa fazer isso com urgência. Aposto que com mais frequência você envia um e-mail rápido para Bob?

Péssima ideia!

Você está lutando por atenção

Sim, eu sei que você sinalizou o email como prioridade máxima mas isso realmente faz diferença?

O problema é que você acabou de adicionar a tarefa necessária a uma série interminável de e-mails de outras pessoas: boletins, lixo eletrônico, e-mails de amigos e familiares para mencionar alguns. Você realmente quer que uma tarefa importante esteja em algum lugar entre tudo isso?

Você não pode acompanhar

Depois que você o envia, ele desaparece. Não para sempre, mas pelo menos até Bob decidir responder.

Você não tem ideia do que está acontecendo – Bob procurou alguém para ajudá-lo, ele o completou, mas esqueceu de informar você, ele está esperando mais informações de outra pessoa. Você não terá idéia, a menos que envie um e-mail novamente para tentar obter uma atualização.

Você não sabe quem está fazendo o que

Se você estiver atribuindo essas tarefas ao tentar gerenciar uma equipe, é impossível saber o que está atualmente atribuído a quem. E, se você não pode responder a essa pergunta simples, você não está realmente gerenciando a equipe, está?

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Você não pode ditar o processo

Na maioria das vezes, uma tarefa faz parte de um processo maior. O email não permite que você imponha isso. Você precisa ser o mecanismo de fluxo de trabalho. Você simplesmente não pode criar uma tarefa para Bob e saber que, assim que ele terminar, a próxima pessoa no processo receberá automaticamente uma tarefa para concluir sua parte.

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Você não pode denunciar

Quais tarefas estão atualmente atribuídas a Bob. Quantas cotações estão aguardando aprovação no momento. Quantas consultas recebemos em média por mês do cliente x? Você deve responder a essas perguntas se estiver gerenciando uma equipe ou empresa. E a realidade é que você não pode.

O email se originou como uma ferramenta de comunicação eletrônica e deve ser usado exatamente para isso. Na minha opinião, algumas das ferramentas de comunicação mais recentes, como o Slack, fazem um trabalho melhor ao facilitar a comunicação interna, mas mesmo assim você precisa de uma maneira de gerenciar adequadamente as tarefas da sua equipe.

Adam Shapiro está no setor de TI desde 2000, co-fundador pilotfish digital, uma casa de software especializada em desenvolvimento do SharePoint. Em 2014, ele passou a estabelecer Piloto automático, uma empresa de automação de fluxo de trabalho baseada na nuvem e, mais recentemente, AutoCollect

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