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O PMO fornece orientação e estrutura para a execução dos projetos. Vamos dar uma olhada em algumas das maneiras específicas de conseguir isso.

escritório de gerenciamento de projetos

Um Project Management Office (também chamado de PMO) é um escritório ou departamento dentro de uma organização que define e mantém padrões para o gerenciamento de projetos. O Project Management Office fornece orientação e padrões na execução de projetos.

Se você for uma pequena operação, poderá gerenciar sem um PMO (Project Management Office). Mas se a sua organização executa vários projetos multifuncionais ao mesmo tempo, provavelmente precisa de um!

Um PMO desempenha muitas funções dentro de uma organização, mas isso obviamente varia muito de empresa para empresa, dependendo de seu tamanho e do escopo dos projetos que estão sendo gerenciados. Um PMO de sucesso é uma combinação de boas pessoas, processos e ferramentas. Além de apenas gerenciar portfólios de projetos, aqui estão os outros benefícios que ele oferece:

Planejamento estratégico e governança

Esta é a função mais importante de um PMO. Ao pontuar projetos usando critérios predefinidos, a seleção estratégica de projetos potenciais pode ser feita de acordo com os objetivos de negócios da organização. Os PMOs, então, aconselham a alta administração ou os líderes de nível C a selecionar os projetos candidatos que melhor se alinham com os objetivos estratégicos da empresa, fornecendo um caso de negócios sólido e uma relação custo / benefício clara.

Com relação à governança de projetos, os PMOs definem políticas, regulamentos, funções, processos e procedimentos que definem o estabelecimento, gerenciamento e controle de projetos, programas ou portfólios.

Melhores práticas e processos

Os PMOs implementam e consolidam as melhores práticas e processos dentro da organização. Sempre que possível, eles padronizam o processo em todos os departamentos e serviços. Um PMO pode implementar um processo de entrega de projeto repetível para que as organizações possam gerenciar e entregar projetos prontamente.

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O departamento também fornece orientação, métodos, sistemas, ferramentas e métricas de gerenciamento de projeto consistentes para resultados de projeto consistentes em toda a organização. Isso mantém a consistência entre os gerentes de projeto que trabalham em diferentes projetos, em diferentes departamentos.

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Língua, cultura e mentalidade comuns

Um PMO ajuda a disseminar uma cultura e mentalidade de projeto comum, informando, comunicando e treinando funcionários sobre diferentes técnicas, metodologias e melhores práticas na indústria.

Também ajuda a desenvolver uma linguagem de projeto comum, definindo marcos, métricas e KPIs para que todos estejam no mesmo comprimento de onda. Dessa forma, a gestão de projetos é harmonizada e eficiente em toda a organização e, em suma, atuam como campeões da gestão de projetos para a empresa.

Gestão de recursos

Os PMOs também gerenciam e alocam recursos de forma eficaz em todos os projetos, gerenciando prioridades com base em cronogramas, orçamentos, cargas de recursos e informações de análise de hipóteses e, portanto, fornecendo os recursos certos, no momento certo. Eles também definem funções e responsabilidades necessárias em qualquer projeto.

Os PMOs treinam, orientam e treinam funcionários em geral – e, em particular, gerentes de projeto. Eles organizam workshops regulares e programas de treinamento sobre gerenciamento de projetos para manter a equipe atualizada.

Criação e manutenção de artefatos de projeto, arquivos e conjuntos de ferramentas

Os PMOs fornecem modelos, ferramentas e software para gerenciar os esforços do projeto. Eles investem em ferramentas de gerenciamento de projetos – o que vale a pena garantir dados confiáveis, o que permite uma visibilidade precoce do desempenho do projeto para uma melhor tomada de decisão.

Os PMOs também desempenham um papel importante na memória institucional. Assim que o projeto for concluído ou cancelado, eles arquivam todos os documentos do projeto criados durante o projeto em um repositório de documentos. Isso é muito útil para referência futura, especialmente para as lições aprendidas.

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Como podemos ver, a função do PMO é abrangente e impacta muitos departamentos em grandes empresas que têm uma grande quantidade de projetos multifuncionais para gerenciar. Em última análise, eles existem para manter todos trabalhando na mesma direção em direção aos objetivos gerais do negócio.

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