5 estratégias para melhorar a produtividade da equipe em projetos • Guia das meninas para gerenciamento de projetos
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novos hábitos de produtividade

A vida não seria melhor se sua equipe fosse, bem, apenas um pouco mais produtiva?

Se houvesse menos bate-papo e mais coisas a fazer?

É possível criar um ambiente em que os membros da equipe do projeto possam ser mais produtivos, criando bons hábitos.

Você leu todos os artigos, tem ideias sobre como as coisas podem ser melhores. Mas ninguém está lhe dizendo COMO fazer sua equipe adotar novas maneiras de trabalhar. O compartilhamento de um link com mais uma das 10 maneiras de ser mais produtivo não está fazendo a mudança acontecer.

Não se preocupe, eu tenho você coberto!

O que é produtividade da equipe?

Primeiro, vamos ver o que estamos falando quando pensamos em como aumentar a produtividade da equipe.

A produtividade da equipe é uma medida de quanto trabalho a equipe pode fazer e ainda obtém um resultado de qualidade.

Se você trabalha no Pólo Norte, como o Buddy the Elf, pode medir facilmente a produtividade, pelo número de Etch-a-Sketches produzidos em um dia.

Mas em ambientes de trabalho com conhecimento, na verdade, não medimos a produtividade da equipe. Não há uma quantidade de widgets a serem contados para ver visualmente quão produtivos temos sido naquele dia.

Em vez disso, a produtividade é uma medida de como a equipe se sente e como você, como líder da equipe, se sente em relação à produção deles.

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O que você precisa para ser produtivo?

Pessoas produtivas têm as ferramentas necessárias para fazer o trabalho. Eles não perdem tempo procurando coisas ou tentando descobrir como fazer as coisas porque existem sistemas, ferramentas e processos que as suportam.

Um ambiente de equipe produtiva é aquele em que as pessoas são incentivadas a fazer o melhor trabalho. Faz parte de uma cultura de equipe positiva.

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O trabalho é feito com eficiência. E, geralmente, os membros da equipe produtivos e eficientes são mais felizes. Ganhar!

Como aumentar a produtividade do projeto

O HBR relata algumas idéias muito óbvias de como tornar sua equipe mais produtiva, como:

  • Esclarecendo as expectativas
  • Dando um bom exemplo
  • Tornando as reuniões mais curtas.

Livros inteiros (como este, meu favorito) foram escritos sobre como melhorar a produtividade.

Em uma equipe de projeto, você provavelmente já fez isso ou considerou o básico. Então, estamos procurando estratégias de próximo nível para se tornar mais produtivo.

A produtividade do projeto parece diferente em diferentes configurações, então, aqui estão algumas idéias para melhorar o desempenho da equipe que você pode incentivar como novos hábitos de produtividade.

  • Forneça mais autonomia para remover gargalos.
  • Delegue autoridade ao nível mais baixo possível para que a tomada de decisões aconteça mais perto da ação.
  • Não apenas reduza as reuniões, cancele-as. Cancele uma reunião por semana e veja o que sofre. Provavelmente nada. De fato, repensar totalmente as reuniões.
  • Incentive pequenas conversas e atividades de construção de confiança e relacionamento, como almoçar juntos, porque isso facilita a comunicação.
  • Faça as coisas difíceis e gerencie as pessoas com baixo desempenho.
  • Jogue com os pontos fortes das pessoas para que o trabalho seja alocado adequadamente.

No entanto, você terá que usar seu julgamento sobre o que deseja ver.

4 Drivers para o envolvimento da equipe

Mas como fazemos com que as pessoas sejam realmente mais produtivas?

Eu adoraria dizer que a resposta é introduzir uma ferramenta de produtividade da equipe (especialmente porque eu literalmente escrevi o livro sobre ferramentas de colaboração para gerentes de projeto).

Mas não é assim tão simples.

O restante deste artigo fala sobre como levar as pessoas a trabalhar da nova maneira produtiva.

E a arma secreta é … hábitos.

Hábitos são a chave para a produtividade

Todo mundo tem maneiras diferentes de gostar de trabalhar. Adoro listas, trabalho com pessoas que pensam visualmente. Sou uma pessoa da manhã, mas o resto da minha família (pelo menos, maiores de 7 anos) prefere mentir.

Mas, independentemente do seu estilo de trabalho, se você puder ajudar os membros da sua equipe a desenvolver ótimos hábitos de produtividade, você poderá desenvolver sua equipe e obter mais resultados em um dia.

Com os hábitos certos, sua equipe pode trabalhar em conjunto com menos esforço. A colaboração é mais fácil. Entende:

  • menos procrastinação
  • menos reuniões improdutivas
  • gemidos menos gerais!
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Mas primeiro, temos que criar um novo hábito, e isso é difícil.

Por que as pessoas relutam em fazer as coisas de maneira diferente

Você já tentou fazer algo diferente e criar um novo hábito, seja parar de fumar, ir à academia toda hora do almoço ou ligar para sua mãe todo fim de semana?

É difícil.

Nossos cérebros estão conectados para fazer algo de uma maneira, e pedir a ele para executar uma tarefa de maneira diferente requer alguma religação séria. Isso pode ser feito, mas você precisa trabalhar nisso.

A pesquisa mostra que pode demorar um pouco para que novos hábitos se formem. E não estamos conversando há alguns dias. Lally et al descobriram que pode levar de 18 a 254 dias para que um novo hábito seja totalmente incorporado à ‘maneira como fazemos as coisas por aqui’.

Não conheço nenhum patrocinador do projeto que esteja preparado para esperar 254 dias para que as pessoas sejam mais produtivas.

O que precisamos fazer é facilitar que as pessoas adotem novas formas de trabalhar e fazer com que essas formas de trabalho valham a pena. De preferência, com um retorno quase instantâneo em eficiência, para que as pessoas continuem fazendo o novo.

Elizabeth no telefone

Como introduzir novos hábitos

Vejamos algumas estratégias práticas para trazer novos hábitos à cultura de sua equipe. E queremos tornar esses hábitos sustentáveis.

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1. Lidere pelo exemplo

Sei que rejeitei os conselhos básicos do artigo da HBR, mas liderar pelo exemplo é essencial para que seja importante acertar.

Seja a mudança que você quer ver. Se você deseja que as pessoas usem uma nova ferramenta de colaboração, use você mesmo. Se você deseja que as pessoas sintam que não há problema em deixar o escritório a tempo, deixe-o a tempo.

Você comunica o hábito que espera, mostrando literalmente às pessoas o que é aceitável.

“Acho que a liderança vem da integridade – que você faz o que pede aos outros. Eu acho que existem maneiras não óbvias de liderar. Só de dar um bom exemplo, é possível que outras pessoas vejam maneiras melhores de fazer as coisas. ”

Scott Berkun

2. Use pressão dos colegas

As pessoas são influenciadas pelas pessoas ao seu redor.

Veja quem já está trabalhando da mesma maneira que deseja para o resto da equipe. Use táticas de gerenciamento de mudanças, como ter campeões e amigos de mudança, para trabalhar com outras pessoas e influenciar hábitos.

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Capacite seu círculo interno de pessoas produtivas a compartilhar suas idéias e apoie-as publicamente.

3. Faça alterações lentamente

Você quer introduzir uma coisa nova.

Você tem duas opções:

Lançamento horizontal: compartilhe toda a expectativa com um grupo e, em seguida, passe devagar para o resto da equipe, como você pode provar que está funcionando.

Lançamento vertical: quebre sua expectativa em pedaços menores. Estenda o primeiro pequeno pedaço para a equipe, depois o próximo e depois o próximo.

Pessoas de sucesso são simplesmente aquelas com hábitos de sucesso.

Brian Tracy

4. Recompense a alteração que deseja ver

Faça disso um jogo. Faça com que seja divertido. Recompense as pessoas que podem provar (ou que se sentem) mais produtivas. Tenham orgulho de si mesmos. Agradeça às pessoas por tentarem, mesmo que estejam achando difícil.

Use sua imaginação e veja maneiras de recompensar as pessoas por usarem seus novos hábitos.

Ouça os comentários, responda a perguntas e faça alterações no sistema para que as pessoas possam ver que também são recompensadas por contribuir com outras melhorias.

5. Não conserte o que não está quebrado

Se um hábito antigo da equipe for útil, não o quebre.

Mantenha o que funciona. Misture com o que você está tentando melhorar através de novos hábitos. Se as pessoas puderem ver que a nova maneira de trabalhar se encaixa sem esforço em seus processos existentes, isso é outra barreira para as mudanças eliminadas.

As coisas são mais fáceis quando parecem familiares.

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Obtenha o pacote de produtividade do gerente de projetos

Seu objetivo é criar uma cultura e um ambiente de projeto em que as pessoas possam fazer o melhor trabalho juntas (e individualmente).

Normalmente, as pessoas sabem como seria esse tipo de ambiente. Ouça o que eles estão tentando lhe dizer sobre as ferramentas, sistemas, processos, canais de comunicação, até algo tão simples quanto a localização da fotocopiadora (sim, nós mudamos isso em uma equipe e a vida foi boa).

Às vezes, pequenos ajustes são tudo o que você precisa para melhorar drasticamente a produtividade do projeto e tornar seu local de trabalho um lugar mais feliz.

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5 estratégias para construir novos hábitos de produtividade

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