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Fico feliz em fazer parceria com o Resource Guru para trazer a você este artigo. #de Anúncios

5 erros comuns de agendamento (e o que fazer)

Quando eu estava pesquisando Atalhos para o sucesso: gerenciamento de projetos no mundo real Me deparei com uma infinidade de estudos sobre como os projetos se atrasam. Os números das manchetes costumam ser impressionantes, mas é mais difícil encontrar pesquisas sobre por que a programação não é planejada.

Na minha experiência, existem alguns motivos muito comuns para que os cronogramas do projeto não sejam confiáveis. Aqui estão 5.

Erro # 1: Não ter marcos suficientes

A frequência dos marcos em sua programação é praticamente uma escolha pessoal. Conheço gerentes de projeto que os usam para os grandes ‘momentos’ de um projeto, como:

  • O fim de uma etapa do projeto
  • Principais datas de entrega intermediária
  • O início de uma nova fase.

Outros os usam para marcar o final de cada semana.

É importante ter o suficiente, mas a cada 5 dias é bobagem.

Os marcos são predominantemente uma ferramenta para controle e monitoramento de cronograma. Eles são os pontos que você pode acompanhar facilmente. Você pode ver rápida e visualmente se a programação está saindo do caminho certo. Se você não tiver o suficiente, seus relatórios serão muito mais difíceis.

O que fazer em vez disso

Certifique-se de que seus marcos sejam distribuídos uniformemente por todo o projeto, para que você tenha pontos regulares de check-in.

Erro # 2: não considerando a disponibilidade de recursos

Sua agenda está linda. Você tem marcos em pontos sensatos e não cometeu nenhum dos outros erros comuns de agendamento que poderiam enganá-lo, mas…

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Quando você vem realmente fazer o trabalho, as pessoas não estão disponíveis.

Você deve levar em consideração a disponibilidade de recursos ao planejar suas próximas tarefas. Essa é a maior causa de atrasos imprevistos na minha experiência.

As pessoas saem de férias (saiba como se preparar para as férias do seu projeto), elas têm cursos de treinamento reservados. Eles se casam e tiram 3 semanas de folga para a lua de mel.

Em uma ocasião notável, um membro da minha equipe descobriu minhoca em sua casa e não entrou no trabalho no dia seguinte (ou por um bom tempo depois disso), pois estava ocupado salvando suas coisas e transferindo sua família para uma casa que não era. indo entrar em colapso neles.

O que fazer em vez disso

Você precisa de uma solução para gerenciar folgas, como o sistema de gerenciamento de licenças do Resource Guru.

Ajuda os líderes de equipe a saber quando serão os horários de pico, para que não aproveem o tempo de folga quando um indivíduo for necessário para algo crítico. Isso significa que eles não aprovam a licença para o substituto dessa pessoa ao mesmo tempo (ah, sim, isso também acontece! Então, literalmente, não há ninguém para fazer o trabalho).

Para os gerentes de projeto, ter visibilidade sobre as folgas dá a você confiança de que seu cronograma realmente funcionará e de que as pessoas estarão por perto para realizar suas tarefas.

Além disso, uma cultura de compartilhamento de datas de férias é boa. Os gerentes de projeto normalmente não aprovam as férias das pessoas, mas saber sobre elas faz a diferença entre uma manhã frustrante de segunda-feira e uma produtiva.

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Aplicativo de agendamento do Resource Guru
É assim que o Resource Guru facilita o agendamento de folgas

Erro # 3: Não usando linhas de base

É um pouco estranho incluir este, porque quando comecei como gerente de projeto não usei linhas de base. Acabei de salvar uma cópia do meu plano com um nome diferente praticamente toda vez que o atualizava.

Eu pensei que ‘linha de base’ era como ‘backup’. Eu o tratei como controle de versão do documento.

Eu poderia ter feito uma comparação linha por linha de uma versão anterior com a versão atual, mas foi nessa época que eu tinha planos menores.

O pensamento de ter que rastrear manualmente as diferenças entre dois arquivos do MS Project hoje com a quantidade de linhas que tenho … Não, obrigado.

Se você não usar linhas de base, não poderá comparar facilmente sua programação atual com o que você disse que faria. Os projetos evoluem e é altamente improvável que sua programação no final pareça com a do dia 1.

Às vezes, olhar para trás é um pouco inútil. O que aconteceu aconteceu. Mas pode ajudar nas sessões de lições aprendidas e nos propósitos gerais de monitoramento e controle.

O que fazer em vez disso

Salve uma nova linha de base sempre que uma grande alteração de cronograma for aprovada.

Você não precisa de um todos os dias para as pequenas coisas, mas se uma mudança passa pelo controle de alterações e tem um impacto no cronograma, é um bom sinal de que vale a pena adotar uma nova linha de base.

Erro # 4: Não Mantê-lo Atual

Recentemente abri meu cronograma de projeto e quase caí da cadeira. Eu não podia acreditar que fazia tanto tempo desde a última atualização.

Entre então e a atualização anterior, estávamos fazendo muito trabalho. Eu estava gerenciando listas de tarefas. Tudo estava no caminho certo e se movendo na direção certa, tanto quanto possível com as complexidades do trabalho. Mas o plano! Isso precisou de algumas horas.

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Se você não mantiver sua agenda atualizada, não poderá reagir a coisas novas – como as implicações de alguém repentinamente ficar doente. Suas datas não refletem a realidade.

E se você me disser que nada muda na sua programação de um mês para o outro, além de marcar as tarefas como 100% concluídas, eu lhe direi que você é um gerente de projeto melhor do que eu ou que não possui detalhes suficientes sobre o seu cronograma.

O que fazer em vez disso

Quartas-feiras são meus dias de atualização. Escolha um horário regular que funcione para você e cumpra-o.

Mantenha seus planos atualizados e o mais preciso possível em tempo real. Todos os seus outros sistemas serão beneficiados se você o fizer.

Erro # 5: Não agendando juntos

Quando você agenda de forma isolada, não tem todos os fatos.

É simples assim. Você é um gerente de projeto; você não sabe em que ordem os servidores precisam ser construídos ou quanto tempo leva. (Mesmo que você faça, não saberá quanto tempo levará aquele pessoa para fazer isso isto Tempo.)

Se você não envolver sua equipe no planejamento, sua programação é basicamente ficção. Ninguém está comprometido com nada. Ninguém confiará em nenhuma de suas datas e você terá problemas para cumprir sua promessa.

O que fazer em vez disso

Você precisará refazer a programação fictícia novamente. Por que não começar com uma versão que envolva dados reais e estimativas reais de seus colegas e equipe?

Escrevi um capítulo do livro sobre como lidar quando sua equipe não acredita no plano, porque você montaria tudo sozinho. Trabalhe em equipe e crie um cronograma no qual todos possam se comprometer e acreditar.

5 erros comuns de agendamento (e o que fazer)
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