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Eu passo muito tempo em teleconferências, especialmente agora que tenho a sorte de trabalhar em casa. Para ser totalmente honesto, sei como usar o botão mudo sem nem mesmo olhar para o telefone. É útil para assoar o nariz e tomar chá, mas também para garantir que outras pessoas não me ouçam digitar.

Sim, estou preparado para confessar isso em uma arena pública: Eu faço outras coisas durante uma chamada. Eu verifico as mensagens recebidas. Eu arquivo coisas. Folheio as pastas em busca de coisas que alguém me enviou e que poderiam ser úteis para a ligação, se eu tivesse sido organizado o suficiente para consultar uma hora atrás.

E eu sei que essa não é uma boa prática de teleconferência.

Ser um bom participante de uma teleconferência significa ouvir todos os debates, contribuir quando necessário, prestar atenção e respeitar quem está falando.

Gosto de pensar que sou respeitosa, de forma eficiente. Às vezes, as chamadas em conferência realmente contêm grandes blocos de discussão que eu só preciso ouvir com 80% da capacidade e ainda sei o que está acontecendo, como recapitulações de tarefas das quais conheço todos os detalhes, por exemplo.

Tenho procurado alternativas, porque, embora acredite que as teleconferências vieram para ficar e são certamente uma ferramenta muito útil, deve haver outras opções.

E há.

Aqui estão 5 alternativas para chamadas em conferência, pelo menos algumas vezes.

1. Mensagens instantâneas

Cheguei tarde às mensagens instantâneas, mas agora converti-me. É uma forma útil de verificar se alguém está online e, portanto, pode responder a uma pergunta rápida.

As pessoas em minhas reuniões o usam para obter uma resposta rápida a algo, caso não saibam a resposta. Isso ajuda a levar a discussão adiante.

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Posso ilustrar isso com um estudo de caso do meu livro Social Media for Project Managers.

Mensagem Instantânea em Ação

Cornelius Fichtner, PMP, estava trabalhando em um projeto para construir uma nova página inicial para um site business-to-consumer. O projeto contava com uma ‘sala de guerra’ em Atlanta, Geórgia, que servia de base para a equipe.

“Tivemos que integrar nosso sistema a vários sistemas de fornecedores”, diz ele. “Estávamos implementando a versão mais recente do nosso próprio software, que acabou apresentando alguns ‘problemas’. O cliente, alguns dos fornecedores e nossa equipe estavam todos situados nesta sala trabalhando em vários aspectos da implementação. Tínhamos atividades de desenvolvimento, análise de sistema e gerenciamento de projeto acontecendo ao mesmo tempo. ”

A equipe de Cornelius estava usando uma ferramenta de mensagens instantâneas para se comunicar. “Os dois desenvolvedores da minha equipe, eu e a equipe de desenvolvimento do sistema principal na Suíça, trocávamos constantemente informações sobre o status mais recente de nosso software”, explica ele.

Com a maioria da equipe na mesma sala, seria igualmente fácil falar uns com os outros – mas com o cliente e outros fornecedores no mesmo quarto, as mensagens instantâneas forneciam uma forma privada de comunicação.

“Discutir os problemas abertamente teria alertado o cliente e os outros fornecedores para o fato de que estávamos tendo problemas com nosso sistema central”, disse Cornelius.

“Imediatamente começamos a conversar sobre a natureza exata dos problemas. Determinamos o que precisava ser feito para implementar correções instantâneas para que o código do site funcionasse e quanto tempo levaria uma reescrita completa do código do site – que estimamos que levaria a noite toda. ”

O uso de mensagens instantâneas significava que essas discussões eram mantidas longe do cliente: não era necessário criar um motivo para ter uma reunião apenas da equipe de desenvolvimento ou para preocupar o cliente com problemas que seriam facilmente resolvidos.

“O bate-papo permitiu que conversássemos nesses ambientes fechados sem alertar todos na mesa sobre os problemas”, diz Cornelius. “Assim poderíamos traçar uma estratégia para consertar. Os dois desenvolvedores trabalharam a noite toda no quarto do hotel para reescrever o código do site do cliente ”.

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O incidente também serviu para aproximar a equipe do projeto: olhando para trás, foi um momento de comédia no ciclo de vida do projeto, embora provavelmente não tenha parecido assim na época.

“Para mim, o humor estava mais nos efeitos sonoros”, diz Cornelius. “Primeiro você ouviu o toque ‘normal’ do teclado que você ouve durante o desenvolvimento do código. Em seguida, a mensagem de bate-papo ‘O código não está funcionando’ veio, após a qual a intensidade, volume e ritmo de nossas teclas aumentaram em pelo menos 300%. ”

Ferramentas populares de mensagens instantâneas

Lista de alternativas para chamadas em conferência

2. Reuniões cara a cara

Em primeiro lugar, devo dizer que as reuniões cara a cara não são necessariamente mais rápidas ou mais eficientes do que as chamadas em conferência. No máximo, eles geralmente demoram mais, especialmente se você incluir o bate-papo enquanto todos pegam uma xícara de café.

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As reuniões cara a cara têm uma vantagem sobre a chamada em conferência: você pode ver as pessoas. Sei que você pode fazer videochamadas, mas ficar ao lado de alguém permite que você realmente veja como se sente sem o filtro de uma webcam.

Você pode torná-los menos dolorosos aprendendo ótimas estratégias para presidir uma reunião e agilizando o processo com modelos – todos disponíveis em meu Kit de modelos de reuniões.

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3. Workshops

Qual é a diferença entre um workshop e uma reunião ‘normal’?

Para mim, um workshop é estruturado para interação. Existem exercícios, flipcharts, brainstorming. Você pode usar um facilitador externo. Alguém será apontado como anotador oficial. Há trabalho em pequenos grupos e relatórios para a sessão principal.

Você pode combinar alguns elementos do workshop em suas reuniões normais de equipe – você não precisa realizar uma sessão separada se tudo o que deseja fazer é, digamos, identificar dependências e restrições em seu projeto. No entanto, você pode querer escrever suas notas separadamente das atas da reunião da equipe principal.

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Ferramentas online populares para workshops

  • Zoom (use o recurso de sala de descanso)
  • Jamboard

4. Recuperações individuais

Se você não consegue descobrir como tornar uma reunião relevante para todos os presentes, talvez a melhor solução seja ter conversas individuais.

Fale com o patrocinador do projeto separadamente da equipe de desenvolvimento. Ligue para os testadores e converse com eles sem que o representante financeiro ouça.

Não é porque você deseja excluí-los das notícias gerais do projeto, mas porque deseja economizar tempo e obter as atualizações mais rapidamente. Essa abordagem é realmente útil se você estiver preparando relatórios de projeto e quiser atualizações rápidas de progresso.

Voce terá que tranquilize sua equipe de que você não está escondendo informações ou interrompendo o fluxo de dados. Isso funciona melhor com equipes que já têm um relacionamento de confiança. Se não houver confiança, as pessoas podem sentir que você está escondendo informações importantes delas.

5. Nenhuma reunião

As reuniões são uma perda de tempo. As reuniões custam dinheiro. A vida não seria mais fácil se você não precisasse comparecer às reuniões? Se uma reunião estiver em sua agenda e você não precisar dela, cancele-a. Não deixe as pessoas passarem pelo tédio.

Sei que nunca vou me livrar das teleconferências e não quero. Eles são extremamente eficazes quando usados ​​com as pessoas certas e nas circunstâncias certas.

O que eu quero evitar é o ‘tempo de inatividade’ no telefone. Existem outras maneiras de envolver as partes interessadas do projeto e acho que devemos usá-las onde for apropriado.

* A segunda edição deste livro é chamada de Ferramentas de colaboração para gerentes de projeto.

Descubra o que você pode usar em vez de chamadas em conferência no trabalho.  Existem opções melhores!

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