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Atualmente, existem muitas ferramentas kanban no mercado e todas elas têm conjuntos de recursos diferentes. Existem ferramentas simples de arrastar e soltar para organizar listas de tarefas, sistemas de planejamento para equipes ágeis e ferramentas híbridas para gerenciamento robusto de projetos.

Depois de revisar dezenas dessas ferramentas, descobrimos que há quatro recursos específicos de uma ferramenta kanban que são essenciais para qualquer usuário sério.

Mas antes de nos aprofundarmos e discutirmos esses recursos, primeiro vamos explicar o que exatamente queremos dizer quando dizemos “ferramenta kanban”.

O que é uma ferramenta Kanban?

Uma ferramenta kanban é um sistema de gerenciamento de projetos usado para organizar visualmente o trabalho em diferentes fases. Os cartões são arrastados de uma fase para a seguinte, ilustrando um fluxo de trabalho à medida que ele acontece.

As ferramentas Kanban nasceram do processo de manufatura enxuta da Toyota na década de 1980. “Kanban” é a palavra japonesa para “outdoor”, por isso faz sentido por que às vezes também são chamados de quadros Kanban.

As equipes de desenvolvimento ágil e de produtos usam ferramentas kanban há muitos anos, mas agora estão alcançando um público mais amplo. Eles são úteis para qualquer equipe ou empresa que queira entender melhor seu fluxo de trabalho e se manter organizado.

Recursos obrigatórios em uma ferramenta Kanban

Como mencionado anteriormente, as ferramentas kanban têm uma ampla variedade de recursos, variando de extremamente simples a complexos. Classificamos todos os recursos e selecionamos os mais importantes a serem procurados ao procurar o software certo.

1. Colaboração

O Kanban é certamente uma ferramenta útil para manter o trabalho de um indivíduo organizado, mas onde o Kanban realmente brilha é a capacidade de ajudar as equipes a se manterem organizadas. Uma boa ferramenta kanban terá, portanto, recursos que permitem que as equipes colaborem de maneira eficaz.

Quadro Kanban do ProjectManager.com com recurso de colaboração
Um exemplo de colaboração em uma tarefa ao usar um quadro Kanban.

Tarefas compartilhadas

Os projetos são dinâmicos e colaborativos; portanto, às vezes há tarefas que exigem os esforços de mais de uma pessoa. Procure uma ferramenta que permita que as tarefas tenham vários “proprietários”, para que várias pessoas possam trabalhar juntas para concluir a tarefa.

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Comentando

Para colaborar com eficiência, uma ferramenta Kanban on-line deve permitir a comunicação no nível da tarefa. Os proprietários de tarefas podem conversar sobre uma tarefa, e o histórico da conversa será registrado para todas as partes interessadas verem. Os comentários podem ser usados ​​para solicitar feedback, dar feedback, adicionar informações adicionais da tarefa ou vincular-se a outras informações relevantes.

2. Colunas personalizadas

As ferramentas kanban mais básicas do mercado seguem o padrão simples de três tarefas, tarefas e tarefas.

  • Façam: Essas são as tarefas que precisam ser trabalhadas. As equipes ágeis às vezes se referem a essa coluna como o “backlog”.
  • Fazendo: Atualmente, essas tarefas estão sendo trabalhadas. Nos projetos Agile, todas as tarefas do sprint mais recente seriam encontradas nesta coluna.
  • Feito: Essas tarefas foram concluídas e podem ser consideradas concluídas.

Embora essa seja uma maneira útil de visualizar o trabalho em questão, também é limitadora. A maioria das equipes acha que os fluxos de trabalho reais do projeto são muito mais complicados do que três etapas. É por isso que as melhores ferramentas kanban permitirão a personalização de colunas, oferecendo muito mais controle para criar fluxos de trabalho personalizados para atender às suas necessidades.

Por exemplo, o layout padrão de três colunas ignora o fato de que, muitas vezes, as tarefas precisam ser revisadas por um gerente antes de serem consideradas “concluídas”. Nesse caso, em sua ferramenta Kanban, você pode adicionar uma quarta coluna chamada “em revisão”. Suas novas colunas seriam:

As melhores ferramentas do Kanban permitem adicionar / remover / editar colunas da maneira que você desejar, para que você possa usar o quadro Kanban de maneiras mais criativas. Por exemplo, você pode rotular cada coluna com o nome de uma pessoa, para que a qualquer momento um gerente possa ver rapidamente quem está gerenciando qual tarefa.

Colunas personalizadas em uma placa Kanban no ProjectManager.com
Um exemplo de uma placa kanban com colunas personalizadas no ProjectManager.com⁠—Experimente de graça!

Com a personalização, existem inúmeras maneiras de usar o Kanban em uma organização. É por isso que é tão importante encontrar uma ferramenta Kanban que ofereça a flexibilidade de alterar as placas para atender às suas necessidades individuais.

3. Cartões Ricos

Embora as ferramentas kanban simples possuam cartões de tarefas que imitem um lembrete básico, as melhores ferramentas kanban do mercado terão cartões ricos que permitem a inclusão de muito mais informações.

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Uma ferramenta kanban com cartões avançados permitirá que você clique em um cartão e expanda-o para encontrar mais informações como:

  • Descrição detalhada
  • Porcentagem de Progresso
  • Rastreamento de tempo
  • Subtarefas
  • Anexos
  • Comentários

Todos esses recursos adicionais tornam a ferramenta kanban muito mais útil para sua organização, pois permitem que sua equipe trabalhe inteiramente em uma plataforma. Por exemplo, com cartões de tarefas avançados, você não precisa usar um sistema de rastreamento de tempo separado, porque é possível rastrear o tempo na tarefa.

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quadro kanban no ProjectManager.com com os detalhes da tarefa expandidos
O ProjectManager.com permite gerenciar todos os aspectos da sua tarefa.

Você também não precisará de um sistema de armazenamento de arquivos separado, pois poderá anexar e armazenar arquivos no nível da tarefa ou do projeto. Os cartões Rich oferecem a capacidade de otimizar todo o fluxo de trabalho em uma área central, para que sua equipe possa trabalhar mais eficientemente juntos.

4. Relatórios

As ferramentas Kanban são usadas principalmente para executar o trabalho, mas a execução é apenas uma fase de um processo robusto de gerenciamento de projetos. Depois que o trabalho é concluído, é crucial que equipes, gerentes e partes interessadas possam revisar o trabalho para obter informações importantes sobre o que funcionou bem e o que pode ser melhorado.

O melhor software kanban incluirá funções de relatório que permitem coletar informações importantes sobre o processo do projeto durante e após a conclusão do trabalho.

Relatórios durante o trabalho

O trabalho de um gerente é supervisionar o progresso de sua equipe. Uma maneira de conseguir isso é usar uma ferramenta Kanban com um painel em tempo real. Um painel é uma tela visual das informações do projeto que são exibidas como tabelas e gráficos. Um painel fornece informações em tempo real sobre uma variedade de pontos de dados mensuráveis, incluindo:

  • Progresso: Quantas tarefas estão abertas versus quantas estão concluídas?
  • Custo: Um projeto está dentro do seu orçamento ou os custos estão acabando?
  • Carga de trabalho: Quais funcionários estão gerenciando seu trabalho e quem está sobrecarregado?
  • Linha do tempo: O projeto como um todo está no caminho certo para ser concluído no prazo?
Painel do projeto para rastreamento
Acompanhe seu projeto em tempo real com um painel.

Relatórios após o trabalho

Embora um painel seja útil para examinar as informações do projeto em tempo real, as melhores ferramentas kanban também terão recursos de relatório que permitem exportar relatórios para que você possa compartilhá-los com as partes interessadas no projeto.

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Ao contrário de um painel dinâmico em tempo real, esses relatórios apresentam gráficos estáticos de dados que resumem as informações sobre o projeto. Existem vários tipos de relatórios de projeto que podem ser úteis para um gerente ou líder de equipe, incluindo:

  • Status do portfólio
  • Status do projeto
  • Plano de projeto
  • Tarefas
  • Quadros de horários
  • Disponibilidade
  • Carga de trabalho
  • Variação

Um exemplo de um relatório de tarefas para um projeto

Escolhendo a ferramenta Kanban do ProjectManager.com

O ProjectManager.com oferece todos os recursos acima e muito mais. A ferramenta foi criada tendo em mente o alcance, tornando-a a escolha perfeita para quem pensa em implementar uma ferramenta Kanban pela primeira vez. O kanban do ProjectManager.com está embutido em uma plataforma de gerenciamento de projetos mais ampla, oferecendo às equipes opções sobre como eles desejam planejar seu trabalho.

Primeiro, o quadro kanban pode ser usado por si só para criar fluxos de trabalho para indivíduos ou equipes. Dessa forma, o quadro é uma ferramenta kanban simples para organizar o trabalho. Existe até uma ferramenta kanban chamada “meu trabalho” que permite que as pessoas organizem suas listas pessoais em seu próprio quadro kanban.

Quadro Kanban usado para gerenciamento de tarefas pessoais
Gerencie seu trabalho como quiser.

E como as placas kanban também são incorporadas ao software mais amplo de gerenciamento de projetos, as placas também podem ser usadas para grandes projetos compartilhados.

Um gerente de projeto ou líder de equipe pode até criar uma linha do tempo do projeto usando um gráfico de Gantt, para que a equipe possa interagir com o mesmo projeto que um Kanban. Isso dá às equipes com diferentes estilos de trabalho a capacidade de escolher a maneira como organizam seu trabalho. O ProjectManager.com oferece uma verdadeira plataforma híbrida de gerenciamento de projetos.

Seja você um indivíduo que deseja organizar seu próprio trabalho ou uma grande equipe de desenvolvimento ágil que busca uma nova solução kanban, o ProjectManager.com tem as ferramentas necessárias. O ProjectManager.com é usado por mais de 10.000 equipes em todo o mundo para se organizar e fazer coisas incríveis. Inscreva-se hoje e receba seus primeiros 30 dias do software kanban gratuitamente.

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