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Este artigo é patrocinado pela MeisterLabs, a empresa por trás das populares ferramentas de colaboração MindMeister e MeisterTask.

Elizabeth Harrin trabalhando juntos

Todos nós conhecemos o problema: passamos muito tempo em salas de conferência abafadas, discutindo problemas, ouvindo as opiniões das pessoas, fazendo brainstorming de produtos e estratégias.

Inúmeros gurus têm defendido os benefícios da redução do tempo despendido nas reuniões, do número de participantes e até das reuniões em geral.

Na verdade, algumas reuniões são necessárias e se bem feitas são simplesmente a melhor forma de trocar ideias, fazer planos e tomar decisões. O tempo gasto nessas reuniões só é desperdiçado se elas forem improdutivas e não tiverem nenhum resultado acionável, e é isso que estamos corrigindo hoje. Vamos examinar quatro etapas fáceis para melhorar a eficácia das reuniões.

Na MeisterLabs, desenvolvemos ferramentas de colaboração intuitivas para equipes de todas as partes do mundo e em todos os tipos de negócios. Gastamos muito tempo tentando simplificar e aperfeiçoar os fluxos de trabalho para nossos usuários e, portanto, era natural que logo examinássemos nossos próprios (ruins) hábitos e tentássemos tornar as coisas mais eficientes.

O que aprendemos em mais de oito anos de tentativa e erro se resume a quatro etapas. Eles são incrivelmente simples, mas fazem toda a diferença.

Então, como você melhora a eficácia das reuniões e economiza tempo nas reuniões? Temos algumas respostas para você.

1. Prepare

Descobrimos que reuniões que não são bem preparadas frequentemente se transformam em discussões superficiais e sem sentido que inevitavelmente terminam com a frase: “Vamos aprofundar e nos encontrar novamente”.

Para evitar essa perda de tempo, todos os que desejam realizar uma reunião em nossa empresa devem assumir a responsabilidade pela preparação adequada da reunião. Aqui está o que isso implica.

  • Descubra quem é essencial para a reunião. Não convide pessoas, a menos que sejam absolutamente cruciais como contribuidores.
  • Defina um objetivo claro para a reunião. Sem um objetivo claro, você nunca saberá se a reunião realmente serviu ao seu propósito.
  • Prepare uma lista de tópicos / questões que precisam ser abordados. Seja o mais específico possível.
  • Se você for pedir a opinião profissional de outro participante, informe-o com antecedência para que ele tenha tempo de se preparar sozinho.
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Preparar-se significa que você se sente mentalmente pronto para ir à reunião e é menos provável que alguém o surpreenda tentando atrapalhar a conversa.

Você pode até se preparar para a reunião standup diária. Você não precisa de muito tempo para pensar no que vai acontecer ou no que deseja discutir nessas reuniões. Depois que a equipe entrar no ritmo das reuniões, você achará as reuniões de progresso muito mais fáceis de gerenciar.

2. Visualize

Como desenvolvedores de ferramentas de colaboração visual, sabemos como é importante empregar recursos visuais ao apresentar informações a outras pessoas.

Slideshows, imagens, mock-ups, diagramas e vídeos são essenciais não apenas para ajudar os outros a seguir seu processo de pensamento, mas também para identificar conexões entre tópicos individuais e dar uma visão geral completa da situação, permitindo que as pessoas vejam a imagem maior em vez de se concentrar apenas em uma parte do problema.

Mapeamento mental para melhores minutos de reunião

3. Faça anotações (eficientes!)

A maioria das equipes com as quais já trabalhamos, incluindo a nossa, sofre de um fenômeno que foi descrito como uma difusão de responsabilidade – é o que acontece quando você coloca uma tarefa na frente de um grupo de pessoas e, por algum motivo, todos assumem que outra pessoa vai cuidar disso.

Em uma reunião, isso geralmente significa que as pessoas falam sobre um assunto e cada uma pensa que uma das outras certamente está tomando notas e, se não estiver, pelo menos se lembrará de todas as grandes ideias que surgiram durante a discussão.

Veja o que você pode fazer para evitar essa situação:

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  • Não presuma: designe ativamente uma pessoa para fazer anotações em tempo real de tudo que é importante.
  • Projete as notas em uma parede para que todos possam segui-las e apontar erros ou informações perdidas.
  • Faça anotações em um formato fácil de editar, atualizar e compartilhar com outras pessoas.
  • Compartilhe as notas com todos os participantes da reunião após a reunião. Podem ser atas de reunião formais (obtenha um modelo aqui) ou informalmente, ou por meio de seu software de gerenciamento de projeto. Enquanto isso acontecer, o formato não importa.
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Se as pessoas ainda não estão assumindo a responsabilidade por seu trabalho, leia isto.

4. Definir tarefas

99 das 100 reuniões que realizamos têm o objetivo de decidir sobre um curso de ação a ser implementado.

Aprendemos que é absolutamente essencial não encerrarmos as reuniões antes que tarefas claras e acionáveis ​​tenham sido definidas. O típico “Então, todos vocês sabem o que fazer” simplesmente não funciona.

Mesmo após uma reunião exaustiva de 3 horas, certificamo-nos de nunca sair da sala antes de todas as tarefas serem adicionadas ao nosso sistema de gestão de tarefas e atribuídas à pessoa responsável.

Capture ações após as reuniões

As etapas podem parecer óbvias, mas uma vez que realmente as adotamos, nossas reuniões se tornaram mais eficientes e, o que é mais importante, muito menos frustrantes para todos os envolvidos.

Foi essa experiência que acabou inspirando o desenvolvimento de um fluxo de trabalho de software que apoiaria a realização perfeita de nossas quatro etapas. Depois de usá-lo internamente por um bom tempo, recentemente também o apresentamos aos nossos usuários – a resposta esmagadora que recebemos deles nos mostrou que não éramos os únicos que nos beneficiamos tremendamente.

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Sobre o autor: Raphaela Brandner é gerente de marketing da MeisterLabs, a empresa por trás das populares ferramentas de colaboração MindMeister e MeisterTask. Com formação em mídia visual e fotografia, ela sabe da importância das imagens e outros estímulos visuais na vida cotidiana.

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