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reunião virtual

É um prazer ter trabalhado com Diana Ecker, da Redbooth, para apresentar a você este artigo patrocinado sobre como facilitar as reuniões virtuais. #de Anúncios

Embora possamos tomá-las como garantidas, as reuniões virtuais são um conceito deslumbrante. Você reúne pessoas que trabalham em casa, em viagens ou em escritórios ao redor do mundo com apenas alguns cliques.

Ele libera você para trabalhar com clientes, contratados e equipes de qualquer lugar.

Obviamente, as reuniões virtuais também trazem seus próprios desafios. Por exemplo, todos na reunião realmente sabem como usar o software de conferência na web? Elizabeth compartilha mais algumas dicas em seu vídeo no final deste artigo.

Mesmo quando você realiza diariamente reuniões de equipe virtual, muitas vezes ainda há espaço para otimizar. Neste artigo, compartilharei 4 dicas rápidas e fáceis – cada um requer apenas um minuto ou dois, ou até menos.

As dicas abaixo não demoram muito tempo e cada uma pode reduzir fontes comuns de agravamento. Isso ajuda você a liderar reuniões virtuais mais eficazes e eficientes.

Elizabeth no telefone

1. Banir o ruído de fundo

Obviamente, você quer ouvir seus clientes e colegas (pelo menos na maioria das vezes!). Mas com microfones sensíveis, ruídos incidentais – um cachorro latindo ao fundo, tráfego lá fora, outras pessoas conversando – podem distrair todos na reunião.

Um dos criminosos mais comuns parece inócuo a princípio: digitando!

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O som de alguém apertando as teclas com força pode ser captado por um microfone e deixar todo mundo louco. (Vi isso acontecer mais do que algumas vezes.)

Felizmente, existe uma solução fácil: a maioria dos softwares de videoconferência inclui uma maneira fácil para as pessoas se silenciarem ou para o host silenciá-las.

Ao liderar uma equipe virtual, você pode abordar isso de maneira proativa no início de uma reunião, dando boas-vindas aos participantes para usar a função mudo e explicando como usá-la.

Se você estiver usando o software de transcrição de reuniões, é ainda mais importante garantir que não haja ruído de fundo.

Instituir isso como parte da cultura de sua reunião pode evitar muita irritação desnecessária e ajudar os participantes a manter o foco na própria reunião.

4 dicas fáceis para reuniões virtuais eficazes • Guia das garotas para gerenciamento de projetos 1
Um fone de ouvido é uma boa maneira de minimizar o ruído de fundo. Eu uso um fone de ouvido da Logitech semelhante a este.

2. Impedir uma revelação acidental

Se houver alguma chance de você compartilhar sua tela durante a reunião, esta dica é para você.

O compartilhamento de tela é uma ferramenta inestimável para garantir que todos estejam na mesma página – é ideal para orientar todos por uma planilha ou slides de apresentação.

No entanto, mesmo com excelentes recursos de compartilhamento de tela, é fácil compartilhar acidentalmente a janela errada no seu computador. Antes que você perceba, você está transmitindo uma foto de família, um documento confidencial ou um rascunho que não está pronto para compartilhar.

Enquanto você está se preparando para a sua próxima reunião, reserve um momento para fechar todas as janelas que talvez você não queira exibir acidentalmente.

Quando você compartilha sua tela, não precisa se preocupar com o surgimento de algo errado.

Práticas recomendadas para reuniões virtuais

3. Veja e seja visto

O aspecto presencial da videoconferência é o que a torna tão imediata e envolvente. Você pode ver expressões (e até micro expressões, se você for rápido o suficiente!).

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O outro lado disso é que você é responsável por garantir que seu rosto esteja claramente visível e bem iluminado na tela.

Se você estiver nas sombras – o que geralmente acontece quando você se senta com uma luz brilhante ou uma janela atrás de você – pode ver as expressões de outras pessoas, mas elas não podem ver a sua.

Este problema não é trivial. De fato, ele pode criar uma fonte contínua de tensão em uma reunião virtual.

Se você estiver em um laptop, é fácil mover-se para ter uma parede ou outra superfície não iluminada atrás de você.

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Se você estiver falando de um computador de mesa, veja se é possível girá-lo ou reduzir a iluminação atrás de você. Vale a pena o esforço.

Ser capaz de ser visto pode melhorar a confiança nas equipes virtuais.

(Obtenha mais dicas de especialistas sobre iluminação e o aspecto visual da conferência na web: Dicas para uma melhor videoconferência.)

4 dicas fáceis para reuniões virtuais eficazes • Guia das garotas para gerenciamento de projetos 3
Não tente fazer videoconferência segurando o iPad assim! Apoie em algum lugar, caso contrário seus braços realmente doerão.

4. Não deixe os participantes definharem

Se você é o anfitrião da reunião e está tendo um dia agitado, é fácil chegar atrasado … e esquecer os participantes na chamada. Quando você aparece 5, 10 ou 15 minutos atrasado, é comum dizer: “Desculpe pessoal, vamos começar!”

No entanto, todos os que estão esperando e assistindo a uma roda giratória, um ícone de carregamento ou o que o software de videoconferência exibir agora estão se sentindo frustrados.

A menos que você tenha um grupo extraordinariamente feliz por sorte, agora você precisa enfrentar essa frustração, além dos objetivos originais da reunião.

Reserve um minuto para ficar atento à experiência emocional de seus participantes (e seu potencial impacto nos objetivos da sua reunião).

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Se você está atrasado, isso significa enviar uma mensagem rápida antes a reunião começa a avisá-los – e você os envia com uma mensagem instantânea rápida ou uma mensagem de texto depois de iniciar a reunião.

Vídeo: Mais 5 dicas para melhorar as reuniões virtuais

Assista ao vídeo abaixo para cinco maneiras de melhorar suas reuniões virtuais. É simples, quando você pensa um pouco.

Pequenas dicas, grande retorno

A experiência dos participantes de uma reunião virtual pode ter um impacto significativo na eficácia da própria reunião.

Levar um pouco de tempo para gerenciar essa experiência – desde reduzir o ruído de fundo até garantir que ninguém fique sentado e espere (e espere e espere) – pode pagar por você e por todos na reunião.

Leitura adicional

Sobre o autor: Diana Ecker é gerente de marketing de conteúdo da Redbooth, que tem escritórios no Vale do Silício e Barcelona, ​​além de prestadores de serviços em todo o mundo, portanto, ela não é estranha a reuniões virtuais!

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