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Teclado, clipes de papel e cadernos

Se você gerenciar projetos, encontrará um gráfico de Gantt. Mesmo se você não gerenciar projetos, mas estiver envolvido em equipes de projeto, ou gerenciar Ágil projetos – gráficos de Gantt estão por toda parte.

Eu uso o Microsoft Project há muitos anos e ele cria ótimos gráficos de Gantt. Mas o MS Project, e ferramentas como essa, costumam ser um exagero para as partes interessadas no projeto que não se importam com todos os detalhes. O formato do gráfico de Gantt é uma maneira ruim de se comunicar com as partes interessadas.

Então, o que você usa? Ou o que você pode usar se o seu projeto não justificar um gráfico de Gantt massivo? Ou se você deseja usar um gráfico de Gantt, mas não possui nenhum software especializado para criar um?

Eu posso ajudar! Neste artigo, você aprenderá como criar gráficos de Gantt usando o PowerPoint e o Excel: ferramentas que você provavelmente já possui. Há outro pacote gráfico que eu uso para criar gráficos de Gantt para apresentações também, Vizzlo.

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No artigo, você também descobrirá o que deve ser incluído no gráfico de Gantt para ajustá-lo à finalidade, e compartilharei algumas outras dicas para trabalhar com gráficos de Gantt.

Vamos começar!

Método # 1: Faça um gráfico de Gantt com o plug-in do PowerPoint da linha do tempo do Office

O Office Timeline é um plugin gratuito inteligente para o Microsoft PowerPoint. É o software criador de gráficos de Gantt que permite criar gráficos de Gantt organizados a partir do próprio PowerPoint.

Você pode escolher datas, definir marcos e mostrar o progresso (mostrar que o progresso é apenas uma opção na versão paga). É tão fácil de usar quanto o resto do PowerPoint. Se você criar muitos relatórios de status no PowerPoint, essa é uma maneira simples de criar gráficos de Gantt para fins de comunicação diretamente em seus slides.

Assista a este vídeo para um breve tutorial sobre como criar um gráfico de Gantt com o plug-in do Office Timeline PowerPoint.

Método 2: Criar um gráfico de Gantt com o Excel

Como crio um gráfico de Gantt no Excel?

Me pediram muito! OK, sei que o Excel não é uma ferramenta de gráfico de Gantt. Não tenho plugins sofisticados para compartilhar com você que, magicamente, serão uma ferramenta de gráfico de Gantt.

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Mas precisamos ser realistas sobre a capacidade de nossas equipes e partes interessadas de revisar e entender os gráficos de Gantt. É aí que o Excel entra.

Você pode usar o Excel para simular o que parece um gráfico de Gantt. Não se trata estritamente de um gráfico de Gantt “real”, mas é bom o suficiente para a maioria das partes interessadas, especialmente em equipes onde a maturidade do gerenciamento de projetos é baixa e eles não estão acostumados a olhar para a realidade.

Aqui está um exemplo.

Gráfico de Gantt do Excel
Você pode simular um gráfico de Gantt razoável no Excel

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Método # 3: Faça um gráfico de Gantt com Vizzlo

vizzlo

Vizzlo é uma ferramenta de software de gráficos de negócios baseada na Web. É apontar e clicar, todo o design é incorporado e você não precisa fazer muito além de adicionar seus dados.

Ele cria gráficos fantásticos para apresentações como tabelas e gráficos e também pode servir como software criador de gráficos de Gantt.

Aqui está um gráfico de Gantt muito básico que criei como exemplo em cerca de 10 minutos.

Vizzlo Gantt
Esse estilo de gráfico de Gantt é perfeito para comunicações de alto nível

Você pode alterar o estilo retirando o quadro para torná-lo mais elegante. Você não precisa incluir dependências ou nomes. Você pode adicionar marcadores de progresso exibindo bolas de Harvey, como você pode ver neste exemplo no site.

Gráfico Vizzlow Gantt
As bolas de Harvey à direita deste exemplo de gráfico de Gantt mostram progresso em relação às tarefas

Você também pode criar algo ainda mais simples para mostrar as fases do projeto ou um conjunto de tarefas longas. Esta é uma linha do tempo em camadas:

Linha do tempo em camadas Vizzlo
Uma linha do tempo em camadas criada no Vizzlo

O Vizzlo é fácil de usar e econômico, se você estiver fazendo muitas apresentações. Eu provavelmente o uso duas vezes por mês para apresentações e gráficos de blog, e acho que vale a pena a si mesmo no tempo que me salva.

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Leia minha resenha completa de Vizzlo aqui.

Informações essenciais a serem incluídas em um gráfico de Gantt

Agora, examinamos três maneiras fáceis de criar gráficos de Gantt do zero e eu lhe dei alguns exemplos, vamos falar sobre o que precisa ser exibido em seu gráfico de Gantt.

Os gráficos de Gantt têm a opção de incluir muito mais informações, mas esses são os elementos essenciais que definitivamente devem ser incluídos.

1. Nome da Tarefa

Este é bem óbvio! Você precisa incluir o nome da tarefa. Isso mostra o que está sendo trabalhado. Não preciso adicionar mais nada.

2. Comprimentos da tarefa

As barras horizontais em um gráfico de Gantt representam o comprimento de uma tarefa. Você pode ver rapidamente quanto tempo uma tarefa dura em comparação com outro trabalho.

Por exemplo, se sua fase de teste do projeto for mostrada apenas por uma barra curta, você poderá considerar se deve adicionar mais tempo para o teste! (Sim você deveria!)

As barras também podem ajudá-lo a identificar tarefas que realmente devem ser divididas. Você deve dividir uma barra longa que dura vários meses para uma tarefa como ‘pesquisa de mercado’. Divida-o em tarefas menores com durações mais curtas, pois isso é mais fácil de rastrear e gerenciar.

Dica: Destaque as datas de início e de término para torná-lo mais claro quando as atividades estiverem em execução.

3. Relações de tarefas

Os gráficos de Gantt têm uma hierarquia. As tarefas pai têm tarefas subordinadas (subordinadas) por baixo. A tarefa pai é a principal tarefa com todas as subtarefas listadas abaixo.

Dica: Você pode recuar no Excel para mostrar as tarefas pai e filho. É mais confuso fazer isso com o plug-in do Office Timeline PowerPoint, para que eu queira mostrar apenas as tarefas dos pais na sua apresentação.

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O layout hierárquico permite ver quais atividades andam juntas. Você também pode ocultar linhas no Excel ou acumular tarefas no MS Project para minimizar as distrações na tela ao observar atividades específicas.

4. Dependências de tarefas

As dependências são mostradas nos gráficos de Gantt como setas pretas que vinculam tarefas. Se você tiver um gráfico de Gantt grande, as setas podem se espalhar por toda parte e parecer bastante confuso.

Aconselho que você pense com cuidado se vale a pena colocar dependências nos gráficos de Gantt que são predominantemente para apresentações ou fins de comunicação. Na minha experiência, a maioria das pessoas assume que uma tarefa que vem depois de outra depende da primeira. Eles não precisam das falas para lhes dizer isso.

Dica: A adição de dependências no Vizzlo funciona com base em ‘dependente’, portanto, destaque a tarefa sucessora e adicione o nome do predecessor.

Leia a seguir: 5 etapas para identificar dependências e restrições do projeto

5. Marcos

Os marcos geralmente são representados em um gráfico de Gantt como diamantes pretos. Você deve ter marcos espalhados livremente por todo o seu projeto. Acho útil ter um por mês, pois é útil para rastreamento e geração de relatórios.

No entanto, seja guiado pelo tipo e tamanho do seu projeto e use seu julgamento profissional. Se você não precisa de tantas, não as recompense.

Do ponto de vista visual, os marcos facilitam a visualização dos próximos grandes momentos dos projetos. Eles são uma maneira rápida de identificar o próximo grande passo, ponto de aprovação ou conquista.

Dicas para trabalhar com gráficos de Gantt

Portanto, você tem sua ferramenta, um modelo, se possível, como ponto de partida, e você tem os dados para incluir. O que poderia dar errado agora ?!

Passei muitas horas trabalhando com gerentes de projeto e ajudando-os a criar melhores gráficos de Gantt. Você precisa de um bom cronograma para o seu projeto, pois é o documento que você mais usará. Um mau planejamento realmente pode matar seu projeto.

Aqui estão minhas dicas para trabalhar com gráficos de Gantt.

Dica 1: comece com a lista de tarefas

Não comece com uma tela em branco. Crie sua lista de tarefas primeiro. Faça isso com a equipe. Use uma estrutura de detalhamento do trabalho.

Na verdade, não importa como você cria sua lista de tarefas, desde que seja abrangente e todos concordem com ela.

Dica # 2: adicione as dependências

Por si só, a lista de tarefas é praticamente inútil. Você precisa descobrir qual atividade pode ser realizada quando. A ordem das tarefas é quase tão importante quanto as próprias tarefas.

A ordem certa aumenta a eficiência e impede que os membros da equipe fiquem esperando a entrega antes que eles possam iniciar suas tarefas.

Antes de iniciar o agendamento em um gráfico de Gantt, é útil saber quais tarefas dependem de quê. Você pode adicionar as dependências posteriormente, mas sua agenda ficará mais limpa se você puder agrupar tarefas dependentes à medida que as digitar – isso evita que você precise movê-las mais tarde.

Dica # 3: incluir marcos suficientes

Eu mencionei isso acima – você deve ter pelo menos um marco por mês e quantos precisar para ajudá-lo a monitorar e controlar o projeto.

Marcos representam momentos fixos no tempo, como o final de uma fase ou a data de uma revisão de qualidade. Você pode vinculá-los a tarefas, se isso fizer sentido. Por exemplo, a tarefa ‘software de teste’ pode levar a um marco chamado ‘teste concluído’.

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Dica 4: use cores

Os gráficos de Gantt podem ser difíceis de entender; portanto, use tudo o que estiver disponível para melhorar a compreensão. As cores são uma maneira de fazer isso.

Você pode escolher cores diferentes para diferentes fluxos de trabalho ou proprietários de tarefas. Destaque o caminho crítico em vermelho. Mostre o trabalho que está agendado apenas provisoriamente em outra cor. Você também pode usar cores para mostrar se uma tarefa está atrasada (vermelha) ou na pista (verde).

Explique o código de cores em algum lugar para que as pessoas saibam o que isso significa!

Dica 5: adicione seus recursos

Você não precisa adicionar recursos a um gráfico de Gantt, mas acho que ajuda. Ajuda os membros da sua equipe a assumir a responsabilidade por seu trabalho. Ele lembra quem está fazendo o que, para que você não precise verificar outro documento. E se você usar técnicas de gerenciamento de recursos ou de planejamento de capacidade, ele poderá atualizar automaticamente esses sistemas.

Dica de bônus: não imprima o gráfico de Gantt!

Os gráficos de Gantt que executam qualquer comprimento são muito difíceis de formatar com facilidade para impressão. Passei momentos infelizes tentando gravar juntos um gráfico de Gantt do MS Project antes de perceber que estava desatualizado assim que a página final foi anexada. Apenas não.

Se puder, evite imprimi-los. Use-os na tela em reuniões ou compartilhe-os eletronicamente com seus colegas. Se você precisar imprimi-los, reduza o máximo possível a linha do tempo e oculte todas as tarefas que não são absolutamente essenciais.

O Office Timeline e o Vizzlo são ferramentas perfeitas para criar gráficos de Gantt mais curtos para fins de impressão, compartilhamento e comunicação, enquanto as ferramentas de gerenciamento de projetos corporativos (e até o modelo de gráfico de Excel Gantt acima) são melhores para gerenciar ativamente o trabalho.

Os gráficos de Gantt são uma parte essencial da caixa de ferramentas de um gerente de projeto. Você não pode usá-los em todos os projetos, e as técnicas deste artigo provavelmente não serão suficientes para gerenciar grandes projetos.

No entanto, o formato Gantt fica mais fácil de usar quanto mais você o faz. Por que não tentar criar um gráfico de Gantt em seu próximo projeto, por menor que seja?

Perguntas frequentes

Quais informações aparecem em um gráfico de Gantt?

No mínimo, o nome da tarefa, a duração da tarefa e a data de início, a hierarquia da tarefa, as dependências e os marcos aparecem em um gráfico de Gantt. Você também pode adicionar nomes de recursos, esforço, datas de conclusão, porcentagem de conclusão ou configurar colunas de dados para mostrar exatamente o que você precisa.

Para que é usado um gráfico de Gantt?

Um gráfico de Gantt é usado para o planejamento do projeto e, em seguida, para monitorar o progresso real em relação ao progresso planejado, para que você possa manter seu projeto no caminho certo.

Como faço para criar um gráfico de Gantt no Excel?

Escreva sua lista de tarefas na página. Adicione uma coluna para a pessoa responsável. Em seguida, adicione datas nas colunas – uma semana por coluna tende a funcionar em um nível alto. Use cores para mostrar quais tarefas estão acontecendo em quais datas.

Próximos passos

Agora que você entende os aspectos práticos de montar um gráfico de Gantt, é hora de aprimorar suas habilidades de agendamento para não cometer esses erros comuns de agendamento.

3 maneiras fáceis de fazer um gráfico de Gantt
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