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Iniciar uma nova empresa ou trabalhar para uma startup é partes iguais e empolgantes. Em um ambiente de inicialização, os orçamentos costumam ser limitados e os processos típicos que mantêm as empresas em funcionamento geralmente faltam. Um ambiente de trabalho tão dinâmico pode ser punitivo, mesmo para os funcionários mais experientes, porque sempre haverá novos problemas para enfrentar e recursos limitados para enfrentá-los.

A maioria dos livros de instruções dirá que, para que uma startup seja bem-sucedida, é preciso uma combinação de trabalho duro, bons funcionários e amplo financiamento. Mas a maioria desses livros não discute as ferramentas de gerenciamento de projetos que os melhores empreendedores do mundo usam para organizar e gerenciar suas empresas. É por isso que reunimos esta lista de ferramentas de gerenciamento de projetos de inicialização que toda empresa jovem pode usar para criar uma organização altamente eficiente.

1. Software de Gerenciamento de Trabalho / Gerenciamento de Tarefas

Há um velho provérbio sobre colaboração: “Se você quer ir rápido, vá sozinho. Se você quer ir longe, vá junto. Isso vale especialmente no mundo das startups, onde ter uma forte cultura de colaboração é a chave do sucesso.

Para alcançar o sucesso em equipe, todos os funcionários precisam remar na mesma direção e trabalhar em direção aos mesmos objetivos. Empreendedores inteligentes descobriram que a maneira de conseguir isso é utilizar uma plataforma de gerenciamento de trabalho colaborativo.

O que é um software de gerenciamento de trabalho?

“Gerenciamento de trabalho” é um tipo relativamente novo de software que foi projetado para fornecer às equipes um local central para colaborar e trabalhar em conjunto digitalmente. O software de gerenciamento de trabalho combina gerenciamento de projetos, gerenciamento de tarefas, gerenciamento de documentos e comunicação em um único local para obter todos os funcionários na mesma página.

Uma captura de tela da exibição de lista de tarefas do ProjectManager.com, exibindo todas as tarefas relacionadas a um projeto, juntamente com as principais métricas.
O ProjectManager.com possui uma exibição de lista de tarefas, que exibe todas as tarefas relacionadas a um projeto, juntamente com as principais métricas.

Benefícios do uso do software de gerenciamento de trabalho

  1. Evite que as coisas se percam no shuffle: As startups são dinâmicas e de ritmo acelerado; portanto, sempre há algo novo que precisa de atenção. Sem uma ferramenta central de colaboração, os funcionários encontram suas próprias maneiras de acompanhar suas listas de tarefas, o que pode levar a tarefas não concluídas e confusão geral. Uma plataforma central de colaboração resolve esse problema.
  2. Obtenha melhor visibilidade: Os funcionários iniciantes estão constantemente ocupados cuidando de seus trabalhos e nem sempre têm tempo para se conectar com a gerência para mantê-los informados. Quando todo o trabalho é gerenciado e rastreado em um só lugar, os gerentes podem ver tudo o que sua equipe está trabalhando, eliminando a necessidade de check-ins constantes.
  3. Melhorar a prestação de contas: Uma plataforma central de gerenciamento de trabalho garante que todos os funcionários sejam responsáveis ​​por seu trabalho. Quando a gerência pode ver rapidamente no que todos os membros da equipe estão trabalhando, é impossível que os funcionários com baixo desempenho voem sob o radar. Por outro lado, isso dá à gerência outra maneira de identificar seus melhores e mais produtivos funcionários.
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2. Quadros Kanban para criação de fluxos de trabalho

Em um ambiente de inicialização, é crucial criar processos visuais que sirvam de guia para os funcionários seguirem para obter sucesso. Uma das melhores maneiras de criar esses processos é usar o software da placa kanban.

O Kanban board software é uma ferramenta simples de gerenciamento de projetos de inicialização usada para visualizar e rastrear todas as diferentes tarefas que ocorrem em uma empresa ou equipe. Cada tarefa é criada como um “cartão” que pode ser arrastado e solto em diferentes áreas da tela para indicar o status da tarefa.

O quadro kanban mostra qualquer pessoa olhando para ele o que precisa ser feito em seguida, o que está em andamento e o que foi concluído recentemente.

Uma captura de tela das placas kanban do ProjectManager.com, que exibem tarefas como cartões em colunas sequenciais que representam os estágios de conclusão de um projeto.
As placas Kanban são uma ferramenta visual incrivelmente útil para gerenciar o fluxo de trabalho. Faça seu quadro Kanban com o ProjectManager.com hoje!

A maneira mais simples de usar um quadro Kanban é ter três colunas: tarefas, tarefas e tarefas executadas. Quando uma nova tarefa precisa ser adicionada, ela entra na coluna de tarefas. Então, quando alguém está pronto para trabalhar nessa tarefa, ele arrasta o cartão kanban para “fazer”, para que todos na equipe possam ver a tarefa em andamento.

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No entanto, as placas kanban também podem ser usadas para criar processos mais complexos na forma de fluxos de trabalho personalizados. Isso é feito criando colunas personalizadas para cada estágio do processo de trabalho.

Palavras-chave: Gerenciamento de Projetos para Startups e Empreendedores

Exemplo de fluxo de trabalho Kanban

Por exemplo, vamos imaginar que sua inicialização faça marketing para clientes e você precisa de uma boa maneira de gerenciar todas as solicitações de trabalho que os clientes enviam. Você pode criar um quadro Kanban com as seguintes colunas:

  1. Novas solicitações de trabalho
  2. Coleta de informações
  3. Fazendo
  4. Aprovação do cliente
  5. Feito
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Cada coluna representa uma etapa no fluxo de trabalho ou processo.

  1. Quando uma nova solicitação de trabalho é recebida de um cliente, o funcionário que recebeu a solicitação cria uma tarefa na coluna “Novas solicitações de trabalho” e a atribui a um gerente de contas.
  2. Quando o gerente da conta estiver pronto, eles moverão a tarefa para “Coleta de informações” e entrarão em contato com o cliente para obter todas as informações necessárias para iniciar o trabalho. Eles então reatribuem a tarefa à equipe de marketing e a movem para “Fazendo”.
  3. A equipe de marketing agora trabalha na solicitação do cliente. Quando finalizados, eles movem a tarefa para “Aprovação do cliente” e reatribuem a tarefa ao gerente de contas.
  4. Com uma nova tarefa em “Aprovação do cliente”, o gerente de contas agora sabe que o trabalho está pronto para ser enviado ao cliente para aprovação final.
  5. Depois que o cliente aprova, a tarefa é finalmente movida para “Concluído” para indicar que o processo foi concluído.

Como você pode ver, o quadro Kanban é usado para criar um processo passo a passo para solicitações de trabalho. Como toda a equipe tem acesso ao quadro, todos sabem o status de todo o trabalho que está acontecendo. Os quadros Kanban são uma ótima maneira de eliminar perguntas e confusão, fornecendo à equipe um plano de como o trabalho deve fluir através da equipe.

3. Painéis de gerenciamento de projetos

Como mencionado anteriormente, a visibilidade do trabalho de seu funcionário é crucial para gerenciar sua empresa com sucesso. É por isso que empreendedores experientes optam por implementar indicadores-chave de desempenho (KPIs) em suas empresas.

O lema de “medir tudo” é útil em empresas em estágio inicial, porque os dados permitem que a empresa gire rapidamente quando as coisas não estão funcionando – e dobrar as coisas que estão. Existem muitos tipos diferentes de painéis que uma empresa iniciante pode implementar nos negócios, mas o mais importante é o painel de gerenciamento de projetos.

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Os painéis de gerenciamento de projetos coletam passivamente dados da sua plataforma de gerenciamento de projetos, transformando as informações em tabelas e gráficos úteis. O painel será atualizado em tempo real, fornecendo todas as informações necessárias para você tomar decisões em toda a empresa.

Uma captura de tela do painel em tempo real do ProjectManager.com, exibindo a integridade, tarefas, progresso, tempo, custo e carga de trabalho do projeto.
O painel do ProjectManager.com oferece uma visão panorâmica das métricas importantes do projeto –Experimente de graça

Os painéis de gerenciamento de projetos podem fornecer informações rapidamente sobre várias métricas do projeto.

  • Carga de trabalho: ver quais funcionários e equipes estão acima ou abaixo do trabalho
  • Progresso do projeto: veja como projetos específicos estão progredindo
  • Rastreamento de tempo: monitorar onde e como o tempo do funcionário está sendo gasto
  • Orçamentos: aprenda o custo real do tempo e dos recursos dos funcionários para tomar decisões orçamentárias mais inteligentes

Implementando ferramentas de gerenciamento de projetos para empresas iniciantes

As empresas iniciantes são dinâmicas, empolgantes e sempre crescentes. E à medida que a empresa cresce, ela precisa mudar com o tempo. No entanto, o estabelecimento das ferramentas e processos corretos de gerenciamento de projetos dará à sua startup uma base sólida para a sua construção.

É por isso que recomendamos que toda empresa iniciante implemente uma plataforma de gerenciamento de trabalho, quadros kanban para criar fluxos de trabalho e painéis para medir tudo em toda a empresa, o mais rápido possível.

A implementação dessas ferramentas de gerenciamento de projetos de inicialização pode parecer muito trabalhosa, mas vale a pena. Além disso, existem diversos pacotes de software que oferecem todas as ferramentas que discutimos com zero de codificação ou treinamento necessário.

O ProjectManager.com é uma plataforma de gerenciamento de projetos usada por milhares de equipes em todo o mundo, desde pequenas startups até empresas globais como Volvo e Bank of America. O software baseado em nuvem é facilmente acessado via navegador da Web, portanto, nenhuma implementação no local é necessária. De fato, você pode ter suas novas ferramentas configuradas e funcionando em menos de cinco minutos. Clique aqui para se inscrever hoje mesmo para uma avaliação gratuita de 30 dias.

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