Reuniões de Iniciação ao Projeto
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Reuniões de Iniciação ao Projeto

À medida que envelheço e tenho mais experiência, também fico mais preguiçoso quando se trata de se preparar para as reuniões. Recentemente, fui completamente surpreendida quando chequei meu diário pela manhã. Naquela tarde, eu tinha quatro pessoas externas entrando para uma reunião que eu tinha esquecido!

Checklist de Iniciação do Projeto
Esta é a primeira página da Lista de verificação de iniciação do projeto. Faça o download agora

Foi uma reunião informal pré-partida para algo que pode se transformar em um projeto. Eu tinha algumas horas para preparar o que era bastante, mas isso me fez sentir um pouco desconfortável. Poderia ter sido pior – pelo menos a reunião não era às 9h.

Conversamos sobre o que eles queriam fazer e acho que há algo lá. O próximo passo será iniciar corretamente o projeto.

Neste artigo, falaremos sobre o que você deve incluir nesse tipo de reunião: a reunião inicial do projeto. Mas primeiro, vamos falar sobre a fase de iniciação do projeto e o que precisa acontecer no início de um projeto para configurá-lo para um final bem-sucedido.

A fase de iniciação do projeto

Você inicia o projeto na fase de iniciação do projeto. É aqui que você reúne todas as informações para descobrir exatamente o que deve fazer quando e com quem.

É a primeira parte do projeto “real”, após a aprovação do caso de negócios, mas antes do início do trabalho.

Quanto tempo dura o início do projeto?

Não há uma resposta simples para quanto tempo deve ser a fase de início do projeto. Em um projeto pequeno, você pode concluir o início do projeto em uma manhã, após uma conversa com outra pessoa.

Em um grande projeto, você pode executar vários workshops com vários grupos diferentes de partes interessadas, cada um aproximando-o da compreensão do escopo e dos objetivos completos do projeto. Isso pode levar algumas semanas.

E você pode precisar de tempo extra para criar seu plano e cronograma do projeto depois disso. Os gerentes de projeto chamariam a fase de planejamento de uma parte diferente do ciclo de vida do projeto, mas os patrocinadores não vêem dessa maneira na minha experiência.

Eles veem “a pessoa pensando e planejando e não entregando nada” e “o trabalho” fazendo “começou”. Eles não se importam muito com as especificidades de como gerenciar um projeto, desde que alguém esteja realizando o trabalho de maneira perceptível para eles.

Portanto, não deixe ninguém dizer que você está demorando muito para iniciar o projeto. Demora o tempo que for necessário. Quando você se sentir pronto para começar a planejar adequadamente, a iniciação terminará.

Quais documentos são criados na fase de iniciação do projeto?

O caso de negócios deveria ter sido concluído antes do início do projeto.

Durante o início, você está criando o termo de abertura do projeto e quaisquer outros documentos essenciais do projeto.

Leia a seguir: Os documentos (e modelos) do projeto que você precisa para gerenciar seu projeto.

Seu Questionário Pré-Projeto

Eu preparei uma lista de perguntas essenciais a serem feitas ao iniciar um projeto. Estas são perguntas a serem usadas nas reuniões de início do projeto e durante a fase de iniciação para que você entenda completamente o que precisa acontecer.

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Aqui estão eles:

  1. Por que esse projeto é importante?
  2. Qual é o problema que você está tentando resolver?
  3. O que você espera que o projeto alcance? O que você vê como objetivo de alto nível?
  4. Os requisitos do projeto já foram documentados? Se sim, onde? Por quem?
  5. Qual a solução que foi acordada, se houver? Que análise foi feita sobre as soluções propostas?
  6. Quais são os critérios de sucesso do projeto? (Leia mais sobre critérios de sucesso no meu guia definitivo para critérios de sucesso do projeto)
  7. Como esse projeto se vincula à estratégia da empresa?
  8. Como esse projeto será financiado? Todos os fundos já foram garantidos?
  9. Quais são as restrições?
  10. O que é mais importante: tempo, custo ou qualidade? Ou você classificaria outra coisa como a medida definidora?
  11. Quem se beneficia do projeto?
  12. Quem são as outras partes interessadas?
  13. O que está no escopo?
  14. O que está deliberadamente fora do escopo e por quê?
  15. De quais dependências internas e externas devemos estar cientes?
  16. Você já fez esse tipo de projeto antes? Em caso afirmativo, com quem posso conversar para aprender sobre suas experiências?
  17. Quais riscos você já conhece? Qual o risco que você acha desses riscos? O que você acha desses riscos que eu já conheço?

Como você pode ver, há uma mistura de perguntas de planejamento do projeto e outras questões pré-projeto na lista. É o que eu normalmente perguntaria durante uma reunião de iniciação do projeto.

As questões relacionadas ao financiamento do projeto (em teoria) já devem ter sido resolvidas como parte do caso de negócios. De fato, a maioria das respostas para essas perguntas deveria ter sido feita no momento do caso comercial.

Você pode obter uma lista de verificação gratuita para o início do projeto na minha biblioteca de recursos de gerenciamento de projetos. É um dos muitos modelos gratuitos disponíveis para você. Deixe-me enviar os detalhes: saiba mais aqui.

No entanto, na minha experiência, é comum que eles não sejam solicitados ao nível de detalhe que você precisa saber para gerenciar o projeto ou a situação mudou e você tem respostas diferentes agora.

E, às vezes, o financiamento não é garantido, mesmo que o caso de negócios seja aprovado – ou você só tem financiamento para parte do projeto.

Você pode fazer perguntas diferentes para diferentes partes interessadas, portanto, escolha na lista, dependendo de com quem está falando. Eu realizava uma série de reuniões individuais e também um evento inicial da equipe.

Considere usar o software de transcrição para capturar tudo o que foi discutido em sua reunião.

Elizabeth apresentando

A Reunião de Iniciação do Projeto

A reunião de iniciação do projeto é uma reunião que você tem no início de um projeto para definir expectativas para o restante do trabalho. Você pode chamá-lo de uma reunião inicial (algumas vezes, porque parece menos formal e, portanto, menos assustadora para as pessoas que estarão presentes).

Quem participa da reunião de iniciação do projeto

A equipe principal do projeto normalmente participará da reunião inicial do projeto. Isso inclui:

  • Você, como gerente de projeto
  • O patrocinador do projeto
  • O principal representante do cliente no dia-a-dia, supondo que o patrocinador do projeto seja tão experiente que não saiba realmente como os processos ou sistemas funcionam em detalhes
  • Qualquer pessoa que trabalhe regularmente na equipe do projeto.

Se você for usar uma pessoa coletiva para elaborar um contrato no meio do processo, não a convidará para esta reunião. O objetivo é colocar as pessoas certas na sala para que todos possam concordar com o que será feito e como.

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A reunião inicial pode ser apenas você e outra pessoa, ou você pode ter uma sala de reuniões lotada. Depende apenas do que será necessário para realizar o trabalho.

Você pode optar por realizar várias reuniões diferentes, cada uma com participantes diferentes, concentrando-se em um tópico diferente. Em seguida, você combinaria a saída de cada reunião para ter uma visão completa de tudo que afeta o início do projeto.

Elizabeth Harrin trabalhando juntos

Agenda da reunião inicial do projeto

Tenho outro artigo com orientações detalhadas sobre como criar uma agenda de reuniões, mas definitivamente existem alguns tópicos específicos que você deseja incluir em uma agenda de reuniões de iniciação ao projeto.

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Uma agenda para uma reunião de iniciação do projeto é assim:

Bem-vindo e apresentações.

Não pense que todos na sala se conhecerão ou já trabalharam juntos antes. Reserve um tempo para apresentar a todos e indicar seus papéis e o que eles serão responsáveis ​​no projeto. Essa conversa também é útil para criar um modelo de funções e responsabilidades para a equipe e uma matriz RACI.

Da mesma forma, não assuma que todos já trabalharam em um projeto antes. Pode ser necessário fazer uma introdução ao ‘o que é gerente de projeto e o que vou fazer’ à sua própria função.

Esclareça os objetivos.

Peça ao patrocinador do projeto para falar sobre os objetivos do projeto. Mencione datas importantes, o que foi prometido e compartilhe os destaques do caso de negócios, se houver algum.

O objetivo disso é definir o projeto em contexto, vinculando-o aos objetivos estratégicos da empresa. Isso ajuda as pessoas a entender por que estão trabalhando nisso. Quando as pessoas entendem o porquê, elas são mais propensas a realmente fazer o trabalho.

Confirme o escopo.

Fale sobre o que você vai entregar. Seja específico. Fale sobre o que você não está entregando também.

Abordagem do projeto.

Fale sobre como você alcançará os objetivos. Você não está fazendo um planejamento detalhado nesta reunião. É mais uma questão de garantir que todos estejam na mesma página para a maneira como o trabalho vai acontecer.

Por exemplo, se você for usar métodos Agile, verifique se todos estão cientes disso. Se eles não trabalharam com o Agile antes, talvez seja necessário fazer algumas sessões de acompanhamento para ajudá-los a entender o que significa trabalhar em uma equipe do Agile.

Essa é uma reunião que pode ser planejada para o início do projeto – o mais rápido possível, realmente.

Confirme como você trabalha como gerente de projeto.

Defina expectativas para relatórios semanais / mensais, reuniões de equipe, registro de horas e qualquer outra coisa em que você precise que a equipe esteja na mesma página. Layout da escala de tempo para atualizar você com o progresso nas tarefas. Você pode até descrever qual será a agenda da reunião semanal da equipe ou o que você espera que seja discutido nas paradas.

Se você usa um software de gerenciamento de projetos, fale sobre como ele funciona e como espera que outras pessoas o usem (se você o fizer). Geralmente, não espero que o restante da equipe insira dados diretamente em nossas ferramentas de gerenciamento de projetos, mas talvez seja necessário explicar a eles como fazer isso ou configurá-los com um login.

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Se sua equipe precisar acompanhar o tempo gasto no projeto, verifique também se eles sabem como fazer isso. Este não é o momento certo para uma lição de como usar o software de rastreamento de tempo, mas anote quem precisa de ajuda com isso e agende algum tempo para que eles recebam treinamento ou suporte antes de começarem a usá-lo.

Próximos passos.

Normalmente, seus próximos passos serão realizar um workshop de planejamento com as pessoas que farão o trabalho. Faça com que as pessoas da reunião iniciem com você quem precisa se envolver com isso em suas áreas.

Você escreverá as próximas etapas e ações à medida que for avançando; portanto, resuma o que anotou. Por exemplo, qualquer reunião de acompanhamento ou treinamento ou fornecimento de logins para as pessoas, para que tenham as ferramentas, habilidades e acesso necessários para realizar seu trabalho.

AOB.

Qualquer outro negócio. Dê às pessoas tempo suficiente para fazer perguntas e levantar pontos adicionais que ainda não foram abordados.

Você também pode confirmar a data e a hora das próximas sessões, por exemplo, sua primeira reunião semanal da equipe, se ainda não tiver abordado isso nas próximas etapas.

A seção AOB de suas reuniões deve ficar mais curta com o tempo, à medida que as pessoas se acostumam a chamar atenção para a atenção da sala, mas você deve sempre incluí-la caso haja coisas que tenha esquecido de discutir.

Normalmente, as ações da AOB devem reservar tempo para discussões adicionais, portanto, observe isso no resumo da ação da reunião.

Durante a sua reunião, você deve responder às perguntas da lista de verificação pré-projeto acima, onde você não recebeu essas respostas das reuniões individuais com as partes interessadas.

Você deve convidar o cliente?

Se você estiver executando um projeto para um cliente externo, pense duas vezes antes de tê-lo junto à sua primeira reunião de iniciação do projeto com sua equipe interna. Pode não ser apropriado que eles estejam lá.

No entanto, você deve ter uma reunião inicial com o cliente. Se você trabalha em um ambiente de agência em que está abordando o cliente, inicia com uma declaração de trabalho para discutir, e assim por diante, leia este guia para iniciar o projeto no The Digital Project Manager. Minha experiência é toda em projetos internos.

Após a reunião, capture e faça circular as atas das reuniões para registrar os pontos importantes.

A questão mais importante do projeto

Eu sempre pergunto às pessoas: Há mais alguma coisa que você gostaria de adicionar? Desde que comecei a fazer essa pergunta ao entrevistar pessoas para este blog ou apenas no decorrer do meu trabalho normal, você ficará surpreso com as informações que surgem.

Não presuma que, como você é gerente de projetos, sabe o que perguntar! Ao fazer uma pergunta aberta, as pessoas fornecem muitas outras informações que você não teria de outra forma. Tente!

Guia de Iniciação e Programação de Projetos

Para obter mais orientações sobre como gerenciar o início do projeto, consulte meu e-book sobre o tópico: O Guia do gerente de projetos rebeldes para iniciação e programação de projetos.

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