Prepare uma entrega de férias no trabalho
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Prepare uma entrega de férias no trabalho

Estamos nos aproximando das férias novamente – sim, sério! – e se seus projetos foram executados como o meu este ano, seus prazos cuidadosamente planejados não coincidem mais com as datas em que você ficará fora do escritório.

Nota: Escrevi isso da perspectiva de estar ausente do escritório durante as férias, mas os princípios são os mesmos se você estiver ausente por outras razões, como licença maternidade, ausência médica planejada etc. Apenas mude o que você tem prepare-se para se preparar para o seu tempo longe da sua mesa.

Não gosto de ir embora e deixar meu trabalho nas mãos de outra pessoa. Não porque eu sou um maníaco por controle (embora eu suspeite que seja em parte), mas porque sempre acontece algo quando não estou lá.

Por mais cuidadoso que eu planeje, sempre pareço colocar alguém em um momento estressante, pois eles precisam agir ou resolver um problema enquanto eu estiver fora do escritório.

Uma transferência de férias ajuda os dois. Isso significa que você precisa pensar no que pode acontecer e planejar. Ajuda seus colegas a lidar com as coisas enquanto você estiver ausente.

Então, como você pode fazer uma transição suave de férias para seus colegas?

Aqui estão 10 maneiras simples de sair de férias e não se preocupar com o que está acontecendo na base.

1. Use sua assinatura de e-mail para notificar a próxima licença

Eu tenho visto mais e mais pessoas usando sua assinatura de e-mail como uma maneira de alertar as pessoas sobre a saída do escritório. É um pouco assim:

Assinatura de email, detalhes de contato, etc.
Aviso prévio: estarei fora do escritório de terça-feira, 14 de julho até sexta-feira, 24 de julho.

O texto normalmente está em vermelho ou em negrito (ou ambos) para que se destaque.

Eu fiz isso e posso denunciá-lo bastante eficaz, embora você possa receber muitos e-mails no dia anterior à sua saída!

Parece uma coisa sensata a ser feita em um ambiente em que você tem muitas mensagens e as pessoas precisam saber onde você está.

2. Planeje sua entrega a um colega

Isso pode parecer óbvio, mas você precisa planejar a entrega do seu trabalho. Idealmente, você deve entregar a um colega. Veja o plano de recursos para a equipe e considere quem pode ser.

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Seu handoveree (que não é realmente uma palavra, eu sei) não precisa saber tudo sobre o projeto. Eles simplesmente precisam ser informados sobre:

  • Principais entregas durante esse período, se houver
  • Principais riscos ou problemas que estão atualmente em cima da mesa e que talvez precisem ser observados (analise-os no seu registro RAID)
  • As principais partes interessadas e os detalhes de contato do patrocinador do projeto, portanto, se surgir algo urgente, eles sabem com quem conversar
  • Onde eles podem encontrar informações sobre o projeto
  • Principais decisões que devem ser tomadas durante esse período, se houver, e qual seria sua recomendação e / ou critérios para tomar essa decisão.

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Você pode adicionar outras coisas a essa lista, dependendo do seu projeto.

Dica: Muito antes de partir, verifique se sua equipe possui pessoas capazes de delegar enquanto você estiver ausente. Este livro tem algumas dicas para ajudar a apoiar sua equipe e gerenciar sua própria carga de trabalho.

Elizabeth no telefone

3. Encontre seu colega para entrega

Marque uma reunião com a pessoa que estará cobrindo você enquanto estiver ausente. Acho que ajuda a criar um documento com todos os pontos principais. Eles podem usar isso como referência enquanto você estiver ausente e atualizá-lo com qualquer coisa que seja alterada.

Verifique se você é claro sobre quais são as prioridades (ou deveriam ser), para que elas apenas tenham que se concentrar nas coisas realmente importantes. Lembre-se de que eles também têm o seu trabalho!

Se você tiver um processo automatizado de aprovações ou um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos, como o processo de gerenciamento de alterações, configure um representante para o seu tempo ausente, para que você não interrompa inadvertidamente as alterações ou os processos que estão avançando enquanto estiver ausente.

Para obter dicas sobre como conversar com alguém sobre como retomar seu trabalho, leia meu guia para delegar tarefas.

4. Lembre seu gerente e / ou patrocinador do projeto

Você deve dizer às principais partes interessadas no seu projeto que está indo embora. Avise-os bastante.

Informe a eles com quem devem conversar quando não puderem falar com você. Se for esse tipo de projeto, informe-os como eles podem entrar em contato com você durante suas férias, se você estiver preparado para atender as ligações deles.

5. Diga a seus clientes / outras partes interessadas

É uma cortesia permitir que clientes, fornecedores ou principais partes interessadas do projeto não estejam disponíveis durante o período de férias.

Eu acho que é melhor que eles saibam por telefone ou em uma reunião regular, mas é sempre útil lembrá-los em um e-mail. Eles não se lembram, e tê-lo por escrito dá a eles algo a que remeter.

Modelo de email de entrega de férias para usar com os clientes

Olá [name]
Pensei em lembrá-lo de que estou fora do escritório de [date] para [date]. Posso garantir que entreguei os tópicos importantes para [colleague] quem está disponível para ajudá-lo durante esse período. Você pode alcançá-lo em [contact details] se você precisar entrar em contato enquanto eu estiver fora.
Se não for urgente, sinta-se à vontade para me enviar um e-mail e responderei à sua mensagem quando retornar.
Atenciosamente
[your name]

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Se desejar, você pode incluir uma declaração sobre os progressos mais recentes, quais são as próximas etapas, o que elas podem fazer enquanto você estiver fora, ou algo assim.

Personalize o máximo que puder, especialmente se você estiver fora do escritório por mais de uma semana.

Fazer uma atualização de última hora antes de sair vai reduzir os e-mails que você recebe no seu retorno, porque eles (espero) não estarão buscando relatórios de status de rotina.

Elizabeth Harrin trabalhando juntos

6. Defina sua mensagem de resposta automática de ausência do escritório

Configure uma mensagem de resposta de e-mail de ausência do escritório, informando às pessoas que você está longe da sua mesa. Você pode automatizá-lo para acessar destinatários internos e, em seguida, definir um diferente para remetentes externos, se desejar personalizar suas respostas.

Aqui está um exemplo de uma mensagem de ausência temporária incorreta:

Estou de férias anuais até sexta-feira. Retirei seu e-mail quando retornar.

Isso não fornece ao destinatário nenhuma informação útil, porque ele não pode ter certeza de qual sexta-feira você está falando.

E se eles tiverem uma consulta urgente, agora ficarão em branco, pois você não forneceu contatos alternativos.

Modelo de email de resposta automática

Este é um modelo de email melhor:

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Estou de férias anuais até sexta-feira, 24 de julho. Não acessarei meu e-mail durante esse período. Se sua pergunta for urgente, entre em contato com: Projeto Alfa: John Smith (número de telefone xxx, email [email protected])
Consultas sobre faturas: equipe de Contas a Pagar (ligue para xxx e escolha a opção 3)
Outras perguntas: Emma Jones (número de telefone xxx, e-mail [email protected])

Eu vou responder no meu retorno.

Liste os contatos de cada um de seus projetos ou principais áreas de responsabilidade, se você os tiver (se não tiver, basta colocar seu representante na lista).

Verifique com cada pessoa que você nomear que elas terão prazer em atendê-lo enquanto você estiver ausente.

Provavelmente, essas são as pessoas que estão na guia Contatos da pasta de trabalho do projeto.

Pense se você deseja que esta lista de contatos internos vá para remetentes externos. A quantidade de e-mails de spam que recebo, não gostaria que os nomes dos meus colegas terminassem nas listas de e-mails das pessoas de vendas. Portanto, considere ter uma mensagem diferente para remetentes externos.

É complicado responder a perguntas quando alguém de quem você nunca ouviu falar antes lhe telefona com uma pergunta sobre um projeto que você não conhece nada (o que aconteceu comigo).

Em caso de dúvida, coloque seu gerente como seu contato de ausência temporária, pois ele poderá direcionar os solicitantes à pessoa certa em seu nome.

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Imagem de Monday.com

7. Atualize sua mensagem de correio de voz

Lembre-se de atualizar sua mensagem de correio de voz também.

Se você estiver fora do escritório por um dia ou mais, provavelmente não valerá a pena, a menos que você receba muitas ligações por dia. Se você estiver ausente por uma semana, é educado informar aos chamadores que você não retornará as ligações por um tempo.

8. Amarre as pontas soltas

Não deixe seus colegas com o administrador para finalizar. O objetivo de uma transferência não é conseguir que outra pessoa faça seu trabalho chato.

Gaste um pouco de tempo organizando sua caixa de entrada, cumprindo suas promessas e arrumando sua carga de trabalho para não deixar (ou voltar) uma bagunça enorme.

Escreva uma lista de coisas importantes a fazer quando voltar, para não passar o primeiro dia de volta ao escritório, imaginando o que você estava trabalhando antes de sair.

tomando cha

9. Planeje uma entrega quando você voltar

Programe um horário no seu diário para o seu retorno, para que você possa buscar o projeto na pessoa que estava cuidando dele. Não presuma que nada aconteceu. Você nunca sabe o que eles podem ter lidado ou feito enquanto você estava fora.

Além disso:

  • Desative seu e-mail de resposta automática
  • Atualize seu correio de voz para sua mensagem padrão
  • Reserve tempo com os membros da sua equipe para acompanhar o progresso do trabalho deles.

Pessoalmente, eu não sou muito bom em desligar as férias, então eu teria verificado todos os meus e-mails de qualquer maneira e mantido atualizado de forma passiva.

Mas não advogo isso: acho que o período de férias deve ser de férias e, quando você voltar, normalmente terá uma enorme pilha de mensagens para passar.

Certifique-se de conversar com sua pessoa de capa assim que possível, para obter o contexto de qualquer uma dessas mensagens relacionadas ao projeto.

elizabeth na mesa

10. Vá de férias e não olhe para trás

Honestamente.

Você ficará mais atualizado. As coisas estão em boas mãos. E mesmo que não estejam, eu promessa você pode resolver tudo quando voltar. O mundo não acabará.

Se você quiser pensar nas pessoas que trabalham, faça-o no contexto de comprar doces para a equipe e traga alguns doces locais ou algo assim. É sempre bom agradecer às pessoas que o ajudaram enquanto você estava fora.

Vai.

Essas etapas devem ajudar você a se sentir mais confiante em deixar seus projetos por qualquer período de tempo.

E se você estiver voltando enquanto os outros estão de folga, aqui estão 7 maneiras de permanecer motivado e produtivo no trabalho durante as férias.

Uma versão mais curta deste artigo apareceu pela primeira vez no blog do PMO Perspectives.

Pin para leitura posterior:

10 maneiras simples de se preparar para as férias no trabalho

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