10 dicas práticas de gerenciamento de tempo para quando tudo é uma prioridade
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10 dicas práticas de gerenciamento de tempo para quando tudo é uma prioridade 1

É um prazer trabalhar com o Resource Guru para trazer a você este artigo com nossas dicas de gerenciamento de tempo testadas e comprovadas para o trabalho.

O que há com o trabalho hoje em dia? Quando seremos capazes de recuperar o fôlego? Se você acha que seu tempo não é seu e tem muito o que fazer, essas dicas de gerenciamento de tempo aumentam sua produtividade – mesmo que tudo pareça uma prioridade.

Não posso dizer honestamente que tenho meu próprio gerenciamento de tempo pessoal por meio de uma arte. Não passo pela minha semana de trabalho sabendo exatamente o que está por vir e quais tarefas me alocei pelas próximas 72 horas.

Na maioria das vezes, estou checando minha agenda na noite anterior e depois resolvendo o que o amanhã trará. Mas eu tentei de tudo neste artigo. E estou tentando fazer tudo regularmente porque sei esse conselho funciona.

Leia minhas 10 dicas de gerenciamento de tempo e, em seguida, deixe-me saber o que você faz para planejar seu tempo nos comentários abaixo.

Elizabeth Harrin trabalhando juntos

1. Programe seu tempo

Esta é a minha dica principal, então eu queria colocá-la em primeiro lugar.

Sou mais produtivo e aproveito ao máximo meu tempo, quando meu tempo é planejado.

Se você faz isso no seu calendário, via software de planejamento de capacidade ou no papel, não importa. O importante é que você faça isso.

É assim que agendar meu horário:

  • Eu elaboro minhas prioridades para a semana.
  • Olho para as reuniões e outros compromissos que tenho.
  • Dividi minhas prioridades ao longo da semana, bloqueando o tempo todos os dias para fazer algo que me aproxima de ter atingido meus objetivos na sexta-feira.

Esta é a única maneira de garantir a realização de todo o meu trabalho prioritário.

“Planejamento da capacidade dos funcionários” é uma maneira elegante de dizer que você deve garantir que o trabalho também esteja programado adequadamente para outras pessoas da sua equipe.

Verifique se eles não estão superalocados e se têm tempo suficiente para concluir suas tarefas prioritárias. Quando você usa o software de agendamento de recursos, é fácil ver quem está fazendo o quê e encaminhar as atividades para a próxima semana, se não houver tempo nesta semana.

Dica de gerenciamento de tempo de bônus para gerentes: mesmo que você permita que sua equipe reserve seu próprio tempo, vale a pena verificar os relatórios de utilização de recursos para garantir que ninguém fique otimista demais com o que pode obter em uma semana.

2. Conheça a diferença entre urgente e importante

Esse é um truque de gerenciamento de tempo que você aprenderá se fizer um curso, mas provavelmente é uma das coisas mais fáceis que você já usará para ajudá-lo a gerenciar quando estiver sobrecarregado.

Nem tudo o que é urgente é importante.

E nem tudo o que é importante é urgente.

urgente versus importante

Importante significa algo que:

  • tem alto significado
  • outras pessoas acreditam que é um bom uso do seu tempo
  • ajudará você ou a organização a alcançar seus objetivos.
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Exemplos de trabalho importante: Suas metas anuais. Concluir um projeto estrategicamente significativo dentro do prazo e do orçamento. Certificando-se de que o controle de versão do documento esteja atualizado.

Tarefas urgentes são coisas que precisam acontecer agora.

Exemplos de tarefas urgentes: doar para a coleção de aniversário de Claire quando alguém está comprando seu presente esta tarde. Seu gerente aparece em sua mesa para solicitar um relatório no final do jogo.

Existem mais alguns exemplos da diferença entre trabalho urgente e importante na imagem acima.

Como priorizar seu tempo entre urgente e importante

Tarefas de alta urgência e alta importância devem levar a maior parte do seu tempo durante o dia.

No entanto, o ideal é que você também dedique algum tempo às tarefas altamente importantes, mas menos urgentes. Planeje-os em sua agenda para as próximas semanas, para que não se tornem uma fonte de pânico.

Tente evitar passar o dia executando tarefas de baixa importância.

A prioridade da tarefa pode mudar com o tempo

As tarefas podem alterar o status ao longo do tempo. A execução do seu relatório mensal não é urgente no primeiro dia do mês, mas é bastante urgente se for o último dia e você ainda não o iniciou.

Gerenciar vários projetos

3. Entenda suas prioridades

Você só pode bloquear o tempo no seu calendário se souber quais são suas prioridades. Compreender o que é urgente e importante ajudará você a identificar tarefas prioritárias.

Quando tudo é uma prioridade, você deve revisar sua lista de tarefas e cronogramas de projetos de forma realista. Seja duro. Veja quais atividades são mais estratégicas ou adicione mais valor e priorize-as.

Caso você esteja se perguntando, a resposta nunca é: “tudo é uma prioridade”.

Esse é apenas um pensamento preguiçoso. Algumas coisas serão mais prioritárias que outras. Tudo pode ser muito importante, mas nem tudo é o mesmo nível de “muito importante”.

Compartilhe suas prioridades com sua equipe para que elas também possam ver a imagem maior. Comunicar-se eficazmente com sua equipe sobre as prioridades é fundamental para evitar o esgotamento.

4. Delegar e ajudar

Uma ótima dica de gerenciamento de tempo para as equipes é delegar uma à outra.

Delegação não é apenas algo que os gerentes fazem para suas equipes. Se você tiver uma equipe feliz, produtiva e solidária, poderá pedir ajuda e ajudar sempre que precisar.

Essa é outra razão pela qual o software de planejamento de recursos pode ser tão útil. Todos podem ver quem está disponível. Portanto, se você precisar pegar algo em pouco tempo, poderá ver quem pode assumir suas outras tarefas.

Como gerente de equipe, o software de agendamento de recursos informa quando os membros da equipe estão por perto. Ter essa imagem do que todos estão fazendo significa que você pode ver facilmente as prioridades.

Dica de gerenciamento de tempo de bônus para gerentes: não esqueça que “gerenciar” também leva tempo. Não se reserve com capacidade total, pois você descobrirá que não terá tempo para fazer todo o trabalho de “gerenciamento”.

Leia a seguir: O melhor guia para gerenciamento de recursos.

Como delegar

5. Planeje em diferentes níveis

Possui diferentes listas de tarefas. Saiba o que você precisa para atingir este ano, trimestre, mês, semana e dia.

Quando você tem muito trabalho prioritário ou clientes importantes, saber quando são as grandes datas – lançamentos, fases de teste etc. – pode ajudá-lo a agendar outros trabalhos para evitar conflitos e esgotamentos.

Também gosto de ter uma lista de pequenas coisas para fazer quando recebo alguns minutos, como retornar chamadas sem importância, arquivar e-mails, adicionar despesas ao software de despesas e assim por diante.

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Então, se a sua próxima reunião for inesperadamente atrasada em 10 minutos e você se sentir sobrecarregado em geral e irritado com a espera (falando por experiência pessoal dolorosa …), poderá escolher algo dessa lista para preencher o tempo.

6. Saiba quando você é mais produtivo

Você provavelmente já ouviu o conselho para realizar suas tarefas mais difíceis ou difíceis primeiro: esta é a escola de pensamento “coma o sapo”. Tudo bem se você estiver no seu melhor primeiro dia de manhã. Tentar fazer relatórios complicados ou presidir reuniões complicadas quando o café ainda não começou é uma questão diferente.

Aprenda quando estiver mais produtivo e use isso para sua vantagem. Programe seus sapos para o momento em que você for mais afiado.

Para mim, isso costumava ser a primeira coisa de manhã, mas agora é mais provável que seja por volta das 11h. Seus hábitos e preferências mudam com o tempo – não presuma que, porque você escreveu todos os seus ensaios à meia-noite, esse é o melhor momento para você trabalhar hoje.

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Bloqueie esse tempo no seu calendário para o seu trabalho grande ou difícil.

Marque reuniões consigo mesmo se quiser manter o tempo livre para se concentrar em algo específico. É menos provável que você seja interrompido se estiver em uma sala de reuniões ou se seu diário parecer ocupado, mesmo que não haja outros participantes!

Lembre-se de criar uma folga no seu calendário também. Você não pode trabalhar todas as noites e ainda funciona com capacidade total durante o dia. Tenha algum tempo de inatividade, seja lá o que for para você!

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Um dos momentos mais movimentados para mim é pouco antes de eu sair de férias anuais. Quando você planeja férias, precisa entregar seu trabalho a outra pessoa. E isso significa arrumar tudo para que ele possa ser monitorado enquanto você estiver ausente.

A maneira mais fácil de se preparar para uma transferência no trabalho é reservar um tempo antes de partir – sim, eu sei que é difícil! E você poderá sair de férias sem se preocupar com o que está deixando para trás.

7. Lidar com e-mail

Ter uma estratégia para lidar com o e-mail é importante porque, quando tudo é uma prioridade, você precisa encontrar mensagens e se manter organizado. Para mim, ter milhares de emails na minha caixa de entrada é uma fonte de estresse.

Encontre um sistema para email que funcione para você. A caixa de entrada zero não funciona para mim porque a interpreto como “arquive todos os seus emails em outras pastas e sua caixa de entrada será zero!”

Os princípios zero da caixa de entrada tendem a usar regras automatizadas para mover as mensagens recebidas para uma pasta diferente, para que você possa acessá-las mais tarde.

O trabalho do email não chegou a lugar algum: você o moveu para uma pasta diferente por meio de uma regra automatizada. Isso não é estressante.

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De qualquer forma, meu argumento é que diferentes abordagens de email funcionarão para pessoas diferentes. Conheço pessoas que nunca excluem nada da caixa de entrada e usam a função de pesquisa com filtros avançados para encontrar o que estão procurando.

Ou pessoas como eu usam a caixa de entrada como uma lista de tarefas e movem as coisas depois que elas são acionadas.

Uma caixa de entrada organizada economiza a sanidade quando você está manipulando vários projetos.

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8. Integre seus horários

O gerenciamento de tempo é importante se você deseja manter-se organizado, e isso nunca é mais importante do que quando você tem vários projetos em movimento ao mesmo tempo, aparentemente todos uma prioridade.

A integração de suas agendas ajudará você a ver todos os principais marcos de uma só vez.

Você pode fazer isso em sua ferramenta de software de gerenciamento de projetos ou em uma ferramenta de agendamento de recursos. Na sua forma mais simples, faça um planejador de marcos e use-o para ver quais meses serão seus horários de pico.

Isso é tudo sobre a digitalização do horizonte, para que você não seja pego de surpresa no último minuto. Também pode ajudá-lo a gerenciar dependências entre projetos, para não criar gargalos com seu próprio trabalho ou com sua equipe.

Leia a seguir: Dicas para gerenciar vários projetos

9. Lidar com conflitos

Quando você tem várias prioridades, deve esperar enfrentar vários conflitos. As pessoas serão atraídas entre projetos importantes. Eles dividirão seu tempo entre equipes ou clientes.

E sentir-se sobrecarregado pode tornar as pessoas mais ágeis do que o habitual.

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O planejamento da capacidade é uma maneira simples de lidar com conflitos de recursos. Descubra por que esse é o segredo para projetos de sucesso.

Gerenciar conflitos ‘reais’ (argumentos) no local de trabalho é uma habilidade. Na minha experiência, os conflitos geralmente surgem onde há um mal-entendido que explode de proporção.

Continue conversando com seus stakeholders e clientes sobre suas expectativas e mantenha os canais de comunicação abertos com sua equipe. Gerenciar as expectativas de todos os lados ajuda bastante a manter a paz.

O planejamento da capacidade é uma maneira eficaz e fácil de descobrir quem está disponível a qualquer momento para o trabalho do projeto.

10. Mantenha-se positivo

Finalmente, tente manter uma atitude positiva. Gerenciar seu tempo é complicado, mas não é impossível. Esses horários de pico vão passar.

Tente ser flexível e se adaptar ao que é necessário nesta semana (ou hoje). E deixe sua atitude positiva passar para a sua equipe.

Não seja a pessoa que fala sobre o quanto você precisa fazer e o quanto está ocupado. Todo mundo estará pensando: se ela está tão ocupada, por que está gastando tanto tempo reclamando e não dando prosseguimento ao seu trabalho?

Como você usará essas dicas de gerenciamento de tempo?

Espero que essas 10 dicas de gerenciamento de tempo para o trabalho ajudem você a manter o foco e a produtividade quando tudo parecer prioritário e sua lista de projetos parecer que não aguentará mais.

Você pode assumir o controle do seu tempo. Respire fundo, coloque essas estratégias em ação, programe e planeje, e você se sentirá mais no controle em breve.

Não posso prometer que sua carga de trabalho diminuirá, mas pelo menos você saberá como ajustá-la e quais tarefas precisam ser adiadas para a próxima semana!

Precisa de idéias sobre como gerenciar seu tempo e o tempo de sua equipe com mais eficiência quando tudo é uma prioridade? O planejamento de capacidade para você e sua equipe é minha principal dica. Descubra como o Resource Guru pode lidar com sua programação de recursos para que você possa continuar seu trabalho diário. Faça um teste gratuito.

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