10 dicas para boas atas das reuniões • Guia das garotas para gerenciamento de projetos
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Os minutos ajudam na comunicação no trabalho – eles garantem que as pessoas tenham um entendimento comum sobre o que era a reunião e o que deveriam fazer em seguida.

Neste artigo, veremos por que vale a pena fazer minutos e, em seguida, mergulhar nas 10 dicas para tirar minutos de reunião eficazes.

Por que se preocupar com minutos?

As atas são particularmente úteis para reuniões formais, como os Conselhos do Projeto, pois servem como um registro permanente da discussão e das decisões tomadas.

Um registro escrito da reunião na forma de atas pode ser especialmente útil para pessoas que não puderam comparecer pessoalmente à medida que conseguem ver os tipos de coisas que surgiram na conversa.

A maioria de nós precisará escrever minutos em algum momento de nossa carreira.

10 dicas para escrever atas de reuniões

Aqui estão 10 dicas para as atas das reuniões que garantirão que seus documentos sejam um bom registro do que realmente aconteceu, sem ocupar muito do seu tempo.

1. Escreva atas da reunião enquanto você ainda se lembra

Não deixe de escrever seus minutos até que a reunião seja uma memória distante. Se você não se lembra de tudo, peça a alguém para ler seus minutos e esclarecer quaisquer pontos antes de enviar sua versão final.

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Melhor ainda, peça a alguém que faça anotações e compare sua versão com a versão deles para produzir a versão final.

Use a agenda da reunião para se lembrar de quais tópicos foram discutidos.

2. Comece com uma revisão de ação

Se você revisou ou não as ações da última vez no início da reunião, coloque-as no início da ata.

Anote todas as ações da última reunião e um resumo do progresso contra elas.

Se a ação foi concluída, não se preocupe em escrevê-la novamente. Em vez disso, adicione uma linha na parte superior da seção de ações que diga “todas as outras ações foram concluídas ou não são mais relevantes”.

3. Ações e proprietários de documentos

Durante a reunião, você anotará as novas ações dessa reunião e quem as executará.

Na ata, inclua essas ações no fluxo do texto. Você também pode incluir um resumo da ação no final da ata.

O formato tabular funciona bem para isso. Lembre-se de incluir os nomes das pessoas que irão trabalhar nessas ações e, se possível, uma data na qual a tarefa será concluída.

O software de transcrição para reuniões é outra maneira de garantir que você tenha um bom registro do que foi acordado.

4. Registre quem estava lá

Você terá incluído os nomes dos participantes no convite do calendário e também a agenda, mas quem realmente aparecer na reunião poderá ser diferente!

Faça uma anotação na parte superior de seus minutos para refletir quem compareceu e quem enviou desculpas no último minuto.

5. Incluir imagens

Se você usar flipchart ou software de mapeamento mental na reunião, inclua links para documentos, capturas de tela ou arquivos incorporados.

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Você pode tirar fotos do que escreveu em flip chart com uma câmera do telefone – a resolução será boa o suficiente para incluir nas minutas.

Elizabeth apresentando

Esta é a minha dica favorita para reuniões! Soube tirar fotos e inseri-las nos meus documentos e meus colegas adoram!

As fotos são muito mais fáceis do que tentar usar palavras para descrever o que foi desenhado no quadro.

6. Use um modelo padrão

Se sua empresa não possui um modelo padrão por minutos, crie um ou pergunte ao seu PMO.

Usar um modelo padrão economiza seu tempo. Seus participantes também se acostumarão a ler as atas nesse formato, especialmente se a reunião for realizada regularmente.

Dicas para melhores reuniões

7. Decisões sobre documentos

Use sua ata para confirmar as decisões que foram tomadas na reunião. Por exemplo, anote todas as solicitações de mudança de projeto que foram aprovadas ou rejeitadas ou decisões de orçamento.

Se o grupo decidiu alguma coisa, anote! Essa é uma boa maneira de “ajudar” as pessoas a se lembrarem quando, em alguns meses, perguntarem por que algo está sendo feito. Você pode voltar para a discussão em ata.

8. Use tabelas

Um formato tabular funciona bem por minutos.

Use três colunas: número do item, resumo da discussão e proprietário da ação.

As pessoas podem procurar nas iniciais da coluna da direita as ações que adotaram.

Esse formato funciona bem se seus minutos registram muitas ações. Se a reunião for principalmente uma discussão com poucas ações, essa coluna ficará vazia. Escolha um formato que funcione para você.

Você também pode digitar seus minutos diretamente em um pacote de processamento de texto sem inserir o texto em uma tabela, mas use subtítulos para sinalizar sobre qual área de discussão você está escrevendo.

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9. Envie minutos rapidamente

Idealmente, você deve enviar minutos dentro de uma semana. Mais cedo é melhor. E eles definitivamente devem circular antes da próxima reunião!

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Envie-os para pessoas que não puderam participar também, para que possam ver o que perderam.

Você também pode ter pessoas que desejam ser copiadas em minutos, mas que não estavam na lista de participantes, por exemplo, seu gerente de linha.

Procure obter seus minutos dentro de 3-5 dias da reunião que está ocorrendo.

infográfico de reuniões

10. Tenha minutos!

Sim, você realmente precisa de minutos para suas reuniões!

Pelo menos, você faz nas reuniões formais – aquelas que envolvem decisões, orçamentos ou responsabilidades sendo alocadas a outras pessoas.

Se você estiver trabalhando em um projeto, isso também é importante: o projeto precisa de um registro do que foi discutido; portanto, você deve gravar a reunião.

Não há problema em não ter minutos para reuniões informais, mas a maioria das reuniões se beneficiará de ter um registro por escrito, mesmo que seja apenas um email rápido enviado aos participantes após o evento.

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